試論二維條碼技術在檔案管理中的應用

王文武

[摘 要]檔案管理中應用的技術越來越多，二維條碼技術就是其中一種，該技術與傳統的一維條碼技術相比可以容納更多的數據，但是在其應用過程中，也需要注意不少問題，比如要選擇長期的存取格式，因為二維條碼一旦生成，就不能更改，如果沒有進行長期存取，文件非常容易丟失。本文介紹了二維條碼的定義，概述了該技術在檔案管理中有哪些實現模型，探討了該技術在檔案管理中的具體應用，希望能為二維條碼技術應用領域提供借鑒。

[關鍵詞]二維條碼技術;檔案管理;應用

檔案管理工作雖然總體上講并不復雜，但是比較繁復，需要管理人員有很大的耐心，否則非常容易出現錯誤，二維條碼技術的應用，只是能夠降低出現錯誤的概率，并不是避免所有的錯誤的發生，因此在使用過程中，也要注意各項應用環節，尤其是要事先制定出相應的標準，以便該技術能夠與現有的系統進行有效的融合，進而實現檔案資源的共享。

一、二維條碼定義

二維條形碼能夠在工作中以橫向和縱向兩個方位同時表達需要的信息，因此能夠在很小的面積內表達出大量信息，并且確保信息的準確性。在當前檔案管理中，二維條碼區別于傳統的一維條碼，是在二維的方向上以信息符號作為主要的信息存儲方式，是傳統一維條碼的飛躍性發展，同時在應用的過程中數千個字符能夠疊加符合在同一個郵戳之中，在應用中簡潔而廉價，受到各個企業單位的關注。

PDF417碼存儲空間雖然比一維條碼大得多，但也有限，只有1K左右，而且存儲的信息越多，尺寸越大，不利于識讀器識別。所以二維條碼只適合以件為整理單位的文書檔案，其信息較少，有可能存儲在二維條碼中。

二、二維條碼技術在檔案管理中的實現模型

二維碼應用在檔案管理中，是通過將紙張文件、元數據以及電子文件進行封裝和拷貝在一起，通過嚴格的處理技術進行分析，其主要的方法是通過將電子文件及其元數據的信息存儲于二維碼中，形成電子文件、元數據和紙張文件檔案;再通過掃描儀或者箱基將紙質檔案掃描成為二維條碼，對掃描中所得到的二維碼進行解碼還原，形成相對應的數據。由于檔案管理涉及的單位、軟件系統眾多，在生成二維條碼之前，電子文件應轉換為可長期存取的統一格式，而元數據也應遵循統一的標準，以利于在檔案管理各階段各用戶的使用。由于二維條碼一經生成，不可更改，而元數據在文件流轉過程中不斷增加、變更，所以紙質電子文件在流轉到新部門時，使用者（包括檔案室工作人員、檔案館工作人員）應根據元數據的不同，將變更、增加的元數據轉換為二維條碼，附加打印在紙質文件上。

三、二維條碼技術在檔案管理中的應用

二維條碼技術在我國發生發展已經很多年了，其應用范圍越來越廣泛，因其簡便性，也逐漸的被應用在檔案管理中，而且應用效果非常好，但是其在檔案管理中應用，需要注意很多問題，其中最主要的就是三方面：

1、選擇存取格式

檔案管理的存取格式有很多種，無論選擇哪一種都要注意要轉換成長期存取格式，這主要是因為二維條碼具有不可更改性，一旦形成了相應的條碼就不能再更改，而如果格式并不是長期的存取模式，非常容易流失文件，造成嚴重后果，因此這成為使用二維條碼技術的關鍵。

2、制定相應的標準

一般情況下只有電子檔案管理才能夠使用二維條碼技術，這種技術既能夠實現電子檔案的儲存，也能夠實現檔案共享，是非常好的一種載體，但是要做到這些前提就是制定相應的標準，不能任意為之。而之所以要制定相應的標準主要是因為檔案管理系統非常多，各個系統之間需要進行轉換，否則難以實現檔案的正常的電子化管理。如果沒有標準，檔案也很難實現共享，因此制定相應的標準對使用二維條碼技術來說也十分重要。但是在制定標準時，不能違背相應的國家規定，有些具體的標準國家已經制定出來，只要按照標準執行即可。制定標準要遵循兩條原則，一是通用原則，二是易用原則，通用主要是能夠適應更大的范圍，而易用主要是簡便，不能因為二維條碼技術的使用而使電子檔案管理更加麻煩，這樣反而得不償失。另外，因為二維條碼有一定的容量，因此需要對其存儲元數進行簡練的處理。一般情況下，在制定標準時，所選擇的數據元素都具有通用性以及基礎性的特點。

3、完善相應的管理系統

二維條碼技術的使用，最需要解決就是與現行應用的系統進行有效的融合，以解決用戶面臨的實際問題。目前所使用的二維條碼技術主要是識讀技術，而使用的重點就是與目前的系統進行融合。為了更加的做好融合工作，應該從以下入手：

第一，建立測試平臺，檔案管理中所使用的各種軟件以及硬件能否達到要求，只有通過相關的平臺測試，這些軟件以及硬件才能進入市場，否則一概清除。一般情況下，使用該平臺的部門是專門的檔案管理部門，因為檔案管理部門儲存各種文件，尤其是非常重要的文件，如果儲存檔案的相關軟硬件出現問題，其后果十分嚴重，需要格外注意。

第二，做好文檔一體化系統的設計工作。目前不僅檔案管理部門使用條碼技術，很多的行業和領域都使用該技術，但是傳統的一維條碼技術資源長度有限，已經不能適應各行業的發展，因此，形成二維條碼技術，但是要想將該技術的功能發揮到最大，也需要對其系統進行功能設計。其設計主要針對以下兩方面，一是生成正式文件，將文件轉換為PDF格式并與著錄信息一起轉換為二維條碼，再加入到電子文件的棚應位置，最終生成正式的帶有二維條碼的紙質文件。為保證著錄信息的準確完整、文件信息的長期可讀，應將以上流程設計到辦公自動化系統中，由系統給形成者提要求，不完成此工作，無法進入下一個流程;另一個是收文登記，利用二維條碼的識讀技術，自動采集電子文件及其著錄信息，減少重復勞動，提高效率與質量，在管理上實現電子文件與紙質文件的合拍與一致。

四、結語

綜上所述，可知二維條碼技術在檔案管理中的應用的確起到了非常大的作用，簡化了檔案管理工作的環節，提高了檔案管理工作的效率，如果能夠在使用中多加注意容易出現問題的環節，其作用將會更加明顯。

參考文獻：

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