對檔案工作創(chuàng)新的思考

于薇

哈爾濱市南崗房產經營物業(yè)管理有限責任公司第八分公司

對檔案工作創(chuàng)新的思考

于薇

哈爾濱市南崗房產經營物業(yè)管理有限責任公司第八分公司

知識經濟時代的到來，使我國傳統(tǒng)的檔案管理工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，檔案工作者要跟上時代的腳步，就必須積極探索，不斷譜寫新篇章，開創(chuàng)新境界。要在創(chuàng)新上下工夫，大膽地進行觀念創(chuàng)新、服務創(chuàng)新、體制創(chuàng)新、技術創(chuàng)新，使檔案工作更好地適應形勢發(fā)展的需要，不斷在創(chuàng)新中求得全面發(fā)展。

一、服務創(chuàng)新

1．創(chuàng)新服務思路，服務是檔案工作的生命線。

（1）要樹立良好的服務意識。檔案部門只有樹立起良好的社會服務意識，檔案的價值才有可能最大限度地發(fā)揮其作用。美國檔案利用的原則是：公眾需要什么，我們就做什么，把利用者的需要放在第一位來考慮。檔案工作者始終都要保持著良好的服務狀態(tài)。只有把廣大群眾的需要放在第一位，只有樹立其良好的服務意識，才有可能改變傳統(tǒng)檔案館在公眾中的不良形象，從而激發(fā)廣大群眾現(xiàn)有和潛在的各種利用需求，達到充分發(fā)揮檔案價值目的。

（2）要增強大服務意識。進一步提高服務的主動性，增強大服務意識，就是說檔案工作不能停留在接檔案、管檔案這個標準上，要瞄準領導的關注、社會的急需、群眾關切的問題，大力開發(fā)檔案信息資源，認真研究社會發(fā)展的服務要求與規(guī)律，在服務過程中既要熱情細致，又要主動超前。改變過去傳統(tǒng)的被動坐等服務，確立“經濟建設發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸、服務到哪里”的工作思路。利用館藏中的豐富內容，從經濟建設的大局出發(fā)，從群眾的迫切需要出發(fā)，積極上動地提供服務。

（3）要增強大開放意識。隨著改革開放和社會主義市場經濟的發(fā)展，以及民主法制建設的不斷推進，人們對檔案的公開性和開放性的需求越來越多，對政府出臺的政策性、法規(guī)性、公益性、服務性文件需求越來越強烈，迫切要求檔案工作走出封閉狀態(tài)，服務企業(yè)、服務社會、服務員上、服務百姓。因此，我們必須打破封閉的狀態(tài)，該開放的開放，該解密的解密，把檔案工作放在經濟建設和社會發(fā)展的大環(huán)境中去，真正做到開放辦檔案，使檔案在為領導、為群眾、為社會服務的過程中，實現(xiàn)其價值。

2．創(chuàng)新服務方式，呼喚全新的信息服務模式。

一是以新的信息服務理念為指導，強化改革創(chuàng)新、主動服務意識，不斷擴大服務范圍，拓展服務領域，力求面向社會各行各業(yè)和每一個公民，最大限度地開發(fā)利用檔案信息服務社會化。二是以新技術改善服務環(huán)境，在傳統(tǒng)閱覽設施的基礎上，加強網絡設施建設，建立電子閱覽室，利用網絡終端、觸摸屏、激光打印機等現(xiàn)代技術設備，使檔案利用者享受到方便、快捷、直觀的服務。三是服務手段多樣化。充分利用計算機和網絡技術，建立數(shù)據(jù)庫、局域網和檔案館網上的主頁，實行新信息上網發(fā)布、電子郵件服務，聯(lián)機公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務等；開展檔案信息咨詢服務，定向定題為用戶進行交互式信息咨詢，并運用跟蹤反饋、代查代譯等方式代用戶查詢、傳遞信息；運用現(xiàn)代信息技術對檔案信息進行加工、提煉和深層開發(fā)，提供更多二次、三次信息產品，拓展檔案館服務功能，提高檔案服務水平。

二、科技創(chuàng)新

1．要加快檔案存儲的數(shù)字化。

面對各地數(shù)量龐大的館藏檔案和更大范圍對國家和社會具有保存價值的檔案信息資源，要分清輕重緩急，從中挑選出急需利用和重點保護的檔案先行數(shù)字化。要開闊視野，積極引進當今國際上最先進的技術和設備，聘用一批專業(yè)技術人員，多管齊下，集中力量，加速實現(xiàn)館藏檔案和進館前檔案的數(shù)字化。使檔案工作從傳統(tǒng)的收集、分類、編目等工作方式中走出來，從手工操作中脫離出來，將所有館藏中的原始記錄轉換成數(shù)據(jù)，存入數(shù)據(jù)庫，運用計算機進行管理。要通過科普教育，加大實施標準化的力度，推行立卷改革和文檔一體化，為不同平臺條件下檔案信息轉換格式、資源共享奠定基礎。

2．要加快檔案安全保護的現(xiàn)代化。

要積極走出去，聯(lián)合相關學科的專家，集思廣益，大膽嘗試，大力發(fā)揮高新科學技術在推進檔案保護技術和管理手段現(xiàn)代化進程中的先導作用。傳統(tǒng)意義上的檔案保護現(xiàn)代化主要是指檔案庫房、檔案設施設備等現(xiàn)代化，以及檔案載體保管保護水平的現(xiàn)代化。隨著存儲介質的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術的廣泛應用，出現(xiàn)許多新型載體的檔案，這些新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案的形成介質、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求，因此，以新型檔案載體為對象的檔案保護現(xiàn)代化將成為今后研究的重點內容，不僅要研究有效保護和保管檔案載體的方式、方法，還要深入研究如何保護檔案信息內容的安全性、真實性與完整性。

3．要加快檔案開發(fā)利用的信息化。

要將所有的相關數(shù)據(jù)通過計算機與通訊系統(tǒng)等連接起來形成網絡，實現(xiàn)信息資源共享。貫徹信息網絡化“積極發(fā)展、加強管理、趨利避害、為我所用”的基本方針，按照國家和各地信息化技術的總體規(guī)劃和要求，不斷推進檔案信息網站和不同途徑的網絡建設。要依托高科技，建立一次、二次檔案文獻數(shù)據(jù)庫，改變傳統(tǒng)的利用方式，優(yōu)化利用的手段和環(huán)境，不斷提高檔案利用工作的科技含量和效率。

三、體制創(chuàng)新

建立檔案資料信息目錄服務中心。檔案工作是適應社會實踐需要而產生和發(fā)展的，它受制于國家現(xiàn)行的政治體制、經濟體制、文化傳統(tǒng)等大的社會環(huán)境因素，又受制于檔案機構發(fā)展的歷史因素、思想觀念因素等檔案自身系統(tǒng)因素。在我國經濟體制正由傳統(tǒng)的計劃經濟向具有中國特色的社會主義市場經濟轉軌的情況下，檔案管理體制也要適應這種變化，及時調整已與周圍環(huán)境不一致、不協(xié)調的內容，從而使檔案工作同社會齊項事業(yè)同步發(fā)展。應建立以加快檔案信息化、數(shù)字化為重點，以管理現(xiàn)代化、服務化為日標，豐富館藏內容，提高信息時效，拓展服務功能，查檔手段先進、方便為目的的檔案資料目錄信息服務中心（簡稱“檔案目錄中心”），以充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。

建立檔案目錄中心的好處：一是可以緩解機構改革后各單位機關人員編制減少、對檔案工作的投入相對不足與檔案安全保管、開發(fā)利用客觀要求提高之間的矛盾。二是符合精簡、統(tǒng)一、效能的原則。三是檔案目錄中心隊伍相對穩(wěn)定，可克服現(xiàn)行機關檔案工作人員非專職性和非專業(yè)性帶來的弊端，也為檔案工作更廣泛的社會服務準備了良好的條件。四是實行檔案目錄中心對各單位文件、檔案實行集中統(tǒng)一管理，可避免因各單位領導對檔案工作的重視程度、財力投入和專兼職檔案人員素質等因素對檔案工作的直接或間接影響。五是符合信息共享的原則。現(xiàn)行檔案管理體制，使得提供信息的分散性與社會需求信息的集中性的矛盾日益突山。六是由于檔案目錄中心承擔進館的鑒定和檔案信息化的前期處理工作，可以明顯地改變檔案館基礎薄弱的狀況，優(yōu)化館藏結構，提高館藏質量，有助于加快檔案資源整合的步伐。