關于新形勢下提升民辦高校辦公室管理效能的實踐與思考

文/應天職業技術學院綜合管理辦公室 成庭羽

一、民辦高校辦公室工作的特點

（一）辦公室職能多元化，工作任務重

公辦高校的黨群部門通常設有組織、宣傳、統戰、紀檢等部門，而民辦高?；疚捶衷O這些部門，而是黨政合一的辦公室就包攬了這些部門的所有工作職責，此外還要承擔學校的行政管理事務。這就要求民辦高校辦公室要一專多能、精簡高效，這也是民辦高校迫切需要提高辦公室管理效能的客觀原因。

（二）辦公室人員穩定性差，工作效率低

相較于公辦高校，民辦高校的獨立性和自主性更大，其辦公室在崗位設置、人員配備等方面更實際、更精簡、更靈活。而民辦高校辦公室的崗位精簡，必然導致人少事多，并且很多都是半路出家，比如有些是從企業轉到學校，或是從教師、教輔等其他隊伍中調整到行政崗位，因此人員穩定性差，專業水平更是參差不齊，工作效率低下。

二、影響民辦高校辦公室管理效能的原因分析

（一）對辦公室工作職能的認識不夠

民辦高校辦公室作為學校聯系上下的橋梁和紐帶，其重要性是毋庸置疑的。但在實際工作中，從上到下，包括很多領導在內對辦公室工作職能界定不清，將辦公室工作簡單地定性為“打雜”，認為辦公室工作無非就是收發文件、端茶遞水、接打電話等低層次的事務性工作。在定崗定編的時候，辦公室人員一律不納入專業技術人員之列。由于思想觀念的誤區，辦公室人員的工作積極性大打折扣，專業特長難以得到發揮，很難樹立起長遠的發展目標，辦公室的參謀決策、綜合協調、督辦、公關等重要職能得不到充分的發揮，這樣導致了辦公室整體的工作處在低水平狀態。

（二）辦公室人員隊伍整體偏弱

隊伍偏弱主要體現在文化水平偏低、專業性不強、技術不高、不穩定等方面。而導致隊伍整體素質不高的主要原因有三個：一是人才引進隨意性比較大。由于民辦高校沒有事業編制，高水平的年輕人才引不進來，人才引進的標準很難確定，沒有形成合理的人才梯度結構。加上人為因素的影響，某個崗位存在隨時換人的情況。二是現有人才缺乏系統的培訓。民辦高校辦公室人員很多都半路出家，有些是從企業轉到學校，或是從輔導員、教師隊伍中選，參差不齊。出于辦學成本考慮，民辦高校辦公室人員很少有外出培訓的機會，工作水平很難上臺階。三是待遇低，缺少激勵機制。辦公室屬于清水衙門，工作人員就像老黃牛一樣，年復一年，日復一日，默默無聞，工作業績不容易顯露。所以，辦公室人員待遇普遍偏低，很難上去。

（三）缺乏系統的規章制度和規范管理

規范健全的規章制度是高校科學發展的重要保障，但當前多數民辦高校的首要任務仍然停留在規模擴張上，缺乏正規的管理和健全的制度。工作中，依然存在種種狀況，很多規章制度間缺少銜接性，一些文件出臺的時間缺乏科學、連續性。民辦高校辦公室工作強度大、事務繁雜，除了公文收發、印簽管理、檢查督辦等一些常規工作外，還有諸如各部門工作協調，外事服務、來賓接待等輔助工作。面對如此繁冗雜亂的工作，沒有一整套科學規范的規章制度和辦事流程，極易造成管理混亂。特別是在面對一些重大活動、突發事件時，建立一整套科學的管理規章制度是至關重要的!這不僅能讓辦公室工作忙而有序，還能在一些關鍵時刻彰顯學校的聲譽，維護學校形象。

三、提升民辦高校辦公室管理效能的路徑

（一）加強高素質專業化的辦公室工作隊伍建設

扁平化管理作為現代企業一種高效的管理模式，具有機構精簡、效率高、管理幅度大等特點。高校辦公室實行的傳統“金字塔”式層級管理體制存在人浮于事、效率低下等弊端，民辦高校辦公室可以充分發揮管理體制和運行機制自主靈活等特點，引進企業的扁平化管理模式，有利于實現效率、效果、效益的最大化。以民辦高校辦公室崗位設置為例，大多以黨政辦合署辦公為主，主任一肩挑兩職，下面設文秘、行政綜合、黨務綜合、宣傳、檔案管理等崗位，共2級管理層；有些規模大一些的學校，在主任下面增設主任助理或副主任一職，相比傳統辦公室從主任、副主任、科長、副科長到普通人員5級管理層更優化。層級壓縮，精簡人員，明確崗位工作目標和職責，各司其職，各盡所能，業務上直接接受主任或副主任指導。每年，實行輪流換崗。這樣，每個崗位人員都能獨當一面，成為業務能手。這對調動辦公室人員積極性，提高辦公室工作效能創造了條件。

（二）完善制度建設，規范工作標準

規范管理是民辦高校在激烈競爭中得以脫穎而出的最基本因素，只有規范管理的民辦高校才能獲得社會各界的真正認可，才能可持續發展下去。因此，民辦高校辦公室應從全局出發，建立健全各項工作的規章制度，確立規范的工作標準，加強制度的監督檢查和貫徹落實，使各項工作按照規范化的流程進行，減少工作中的主觀隨意性和各種人為因素的干擾，最大限度地提高辦公室的管理效能。

（三）實行崗位責任制，配套激勵措施

工作中因職責不清而出現互相推諉的現象時有發生，民辦高校辦公室工作也不例外。而對于更需要講究管理效能的民辦高校來說，有必要建立較為完善的工作目標責任制和崗位責任制，把每項工作任務落實到專人，并明確任務所需達成的工作目標，作為工作績效的考核標準。同時，還應配套相應的激勵措施，才能有效地保障工作的真正落實和執行，防止弄虛作假等不良現象的發生。

（四）整合資源，建設數字化辦公室

隨著網絡的發展，數字化建設已成學校建設的重要部分。正如陳至立同志所說：“要實現教育的現代化，要實現教育的跨越式發展，教育信息化是一個關鍵因素?！蹦壳?，各民辦高校都十分重視數字化校園建設，全部建立了自己的校園網。在校園網上啟用了。如：教務管理系統、財務管理系統、后勤管理系統、檔案管理系統、圖書信息管理系統、校園安全監控系統、辦公自動化系統等。辦公室要有意識有目的地整合這些資源，尤其是要充分利用辦公自動化系統，及時收集、處理和傳遞管理信息，利用互聯網實現異地辦公，通過培訓提高全校二級單位辦公室及教職工的辦公室自動化水平，提高辦事效率，節約辦學成本。

四、結語

面對的新形勢，民辦高校辦公室要審時度勢，轉變觀念，認真界定承擔的工作職責，積極創新工作方法，要通過優化管理模式、加強隊伍建設、建章立制、加快信息化建設等途徑不斷提高管理效能，以服務為中心，充分發揮橋梁和紐帶作用，把全院教職工的智慧和力量凝聚到學校改革、發展與穩定的大局中來，為民辦高校實現從規模擴張向穩定規模、提高人才培養質量和規范管理轉變，提供制度保障和更深層次的服務。

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