新時代兼職檔案員任務淺議

文/西安科技大學檔案館 楊清

檔案工作隊伍不僅包括檔案館工作人員，還包括各個部門的兼職檔案員，工作上具體分工是：檔案館工作人員負責檢查文件，指導歸檔，整理文件材料，接待查詢，利用效果分析，編研材料；而兼職檔案員承擔著最基礎的工作——檔案的收集整理。

下面分幾個方面探討一下這個問題：

一、新時代的特征

上世紀八十年代改革開放政策確立之后，各行各業都發生了顯著的變化，信息化時代的來臨，與世界接軌的形勢，打破了傳統的工作模式，管理研究的方向也要隨之做出變化。

新時代特征總結起來有如下幾條：

（一）工作的信息量加大（見表1）

由表1看出：1998年到2010年，畢業生人數激增，文件數目也同樣增多。

（二）檔案工作重心轉移

之前的檔案工作重點在收集保管，要求檔案門類齊全，館藏豐富，分卷仔細認真，裝訂整齊，排架整齊劃一，對裝卷的質量要求很高，對查詢利用只是針對各部門文件，沒有太多要求。新形勢下，檔案工作的重心發生了很多變化：以查詢利用為主，把檔案作為一種有用的信息源，最大可能為各部門提供服務；注重研究，看重二次編研成果，對組卷裝訂沒有太多要求。

（三）交流機會增多

既有不同單位之間的交流，又有同單位之間的交流。交流形式多樣，既有每年的培訓性質的學習，又有調研時同行之間的學習探討。通過各種各樣的交流，新的問題提出來并得到充分的重視和討論，新的規則不斷確立，檔案工作得到推動和發展，檔案工作人員的業務水平也得到提高。

（四）工作方式方法的轉變

“以人為本”主導思想的確立。過去的檔案工作，文件收集管理是主要的，服務也只是面向特定部門與對象，新時代檔案工作，“人”作為工作主體被提了出來，這里的“人”既包括服務對象，也包括各類檔案工作人員。

二、目前階段兼職檔案員的作用及存在問題

從流程圖1可以看出，兼職檔案員起著收集、整理、初步立卷的要求。對各部門兼職檔案員的要求是熟悉本部門工作，了解什么是檔案，歸檔文件的要求，整理分類的依據，報表的要求和格式?；旧鲜煜げ块T工作的人一到兩年就可以很嫻熟的達到工作要求。但在實際操作中，存在如下問題：

（一）部門領導對檔案工作重視不夠

各部門兼職檔案員經常更換，造成歸檔文件收集不齊全、不完整，經常出現文件遺漏情況。學校目前聘崗是三年一聘，聘期一到，剛剛熟悉檔案工作流程同志就換了部門，新來的同志對工作有熟悉過程，難免會有紕漏。檔案館要重新花一到兩年時間培訓新人，但下次聘崗又面臨同樣問題，人員頻繁流動造成許多工作的重復以及一系列的錯誤漏洞。

（二）兼職檔案員理論培訓不夠，檔案意識不強，積極性不高

兼職檔案員由各部門指定，在領導和個人看來屬于額外工作，覺得干的多，也沒有多余獎勵，工作積極性不高。他們可能對本部門工作還算熟悉，但對“什么是檔案”這樣的問題不是很了解，所以需要重新培訓。整理檔案也存在問題：一部分兼職檔案員對整理檔案不熟悉，分卷也層次不清，有的只按科室部門簡單分類，有的干脆按發文順序從頭排到尾，這些都增加了檔案館工作人員的工作量。

三、針對兼職檔案員的新制度

（一）把檔案工作計入工作量

檔案工作雖然寫進了各部門工作任務和工作規則，但是從領導到兼職檔案員都覺得是額外的工作，導致工作態度不認真。可以把檔案工作完成量計入工作量，作為年終考核和職稱評審的依據，同個人利益掛鉤，讓歸檔工作既是考核標準又是加分依據，充分調動人員積極性。

表1

圖1 傳統檔案的工作流程圖

（二）建立兼職檔案員與檔案館的溝通平臺

現代社會是信息社會，檔案館工作人員同各部門兼職檔案員的溝通顯得非常重要。尤其學?，F在兩校區分布，保持通信暢通就顯得尤為重要。為此建立了西安科技大學兼職檔案員群，加強溝通，發布重要消息，交流意見和心得體會，提高工作質量。同時建立檔案館網絡平臺，一些重要的表格和文件都在網上同步更新，與檔案群相輔相成，方便工作人員和兼職檔案員辦公。

（三）以制度形式固定兼職檔案員隊伍

檔案館和各部門統一制定兼職檔案員管理制度，對工作細則作出規定。例如：滿足什么條件的人員才可以擔任兼職檔案員？建議工作最起碼滿一年，熟悉本部門工作；任期要幾年不變？建議最起碼三年，由相對固定的人員擔任；兼職檔案員要由檔案館統一培訓，合格才能上崗，保證工作質量。

（四）確立考核制度

目前檔案館還沒有針對兼職檔案員的考核制度，這造成了兼職檔案員工作拖拉，效率不高，立卷質量達不到要求的現象，因此確立考核制度勢在必行。

（五）定期召開會議，形成良好工作循環系統

建議檔案館每年至少召開一次集中會議，討論檔案工作中存在的問題，商討解決方案，集思廣益。各部門兼職檔案員向檔案館工作人員反映問題，檔案館工作人員解答問題或征集方法，使檔案工作更加深入，工作向前發展，完善各個環節，形成良好的工作循環流程。

在新的歷史時期，兼職檔案員所承載的不僅僅是歸檔立卷這么簡單的任務。信息化時代，兼職檔案員的任務也由低端走向高端，肩負著新的使命。

四、兼職檔案員的新任務

1.及時收集整理部門文件，包括上級來文，內發文和部門內部的重要文件，如：工作計劃、重要報表、部門規章制度，有的部門還有合同、協議、案件。了解什么是文件，什么是檔案，檔案文件要求的整理方法等這些基本常識。

2.了解本部門文件組成特點。具體地說，有的部門結構單一，像統戰部、紀委、圖書館等，這些部門文件組成簡單，容易分類；有的部門下設幾個科室，比如人事處，由人事科、勞資科、師資科、博管辦四個科室組成，所以歸檔文件首先也分四大塊，每塊下再根據問題立卷。另外，憑著對本部門工作的了解，掌握本部門的工作重點、工作成果，掌握文件的動向、內部規律。

兼職檔案員對收集來的文件分類，初步組卷，打印歸檔目錄，上報檔案館。檔案館工作人員檢查歸檔文件，給出反饋意見。一般歸檔文件主要存在問題有：附件不全，歸檔時只交了正文，缺附件；缺擬文稿紙或擬文稿紙未蓋章；缺正文或缺草稿；另外還有整理立卷的部分問題。如果兼職檔案員對歸檔工作很熟練，很認真的話，這個環節可以省去很多周折。

3.善于利用檔案信息工作。歸檔的文件最終不是要束之高閣，而是要用于給各部門提供信息資料，這是歸檔工作的延續和拓展。檔案的查詢利用工作同歸檔工作應該是相輔相成的，一方面，歸檔文件是查詢利用的信息源，館藏豐富查詢當然更便利；另一方面，查詢利用也促進歸檔工作，各部門意識到文件歸檔的重要性，會更加重視檔案工作。

4.能夠發現檔案工作的中的問題，并同檔案館共同協商解決。檔案工作要由“低端”向“高端”推進，更多的調動兼職檔案員積極性，讓兼職檔案員在工作中起到越來越重要的作用。

信息化時代來臨，給檔案工作帶來了新的工作模式，同時也提出了更多的要求，面對著新的挑戰。在新的工作模式下，充分考慮工作中各個因素，考慮兼職檔案員這個群體的職責、需求和利益，這是檔案工作開展的必要條件，也是人性化管理的必走之路。

[1] 孫焱.高校兼職檔案員的作用及隊伍建設[N].吉林工程技術師范學院學報,2009(8).

[2] 俆典利.新形勢下高校兼職檔案員隊伍素質建設淺議[N].南寧師范高等?？茖W校學報,2008(12).