論秘書的時間管理藝術

文/薛琲娜

論秘書的時間管理藝術

文/薛琲娜

合格的秘書人員懂得如何管理自己的時間，用有限的時間進行高效率的工作，只有科學利用時間，才能有效提高工作效率，否則將會導致時間白白流逝，拖延工作進程。秘書對于時間管理能力的高低，在很大程度上影響著工作效率的高低。如何更好地掌握一定的時間管理能力，了解時間管理的本質，爭取提高工作質量，是每個秘書人員需要深入思考和積極研究的。

一、秘書時間的科學管理原則

（一）時間就是生命。對于秘書來說，最寶貴的就是時間，如果能夠管理好時間，就是對自己的生命負責。要想較好地把握時間管理，要做好理論和實踐兩方面的準備：首先是理論方面，要明確實現(xiàn)的目標和價值，在工作中時常調整工作方向，用理論指導實踐。將任務分為近期目標和長遠目標兩方面，近期目標要服從于長期管理。在實踐中，并不是簡單地節(jié)約時間，時間的利用要根據(jù)工作的價值來分配。要敢于打破傳統(tǒng)的時間觀念，創(chuàng)新思維和潛意識，充分利用閑暇時間。

（二）節(jié)約時間，減少浪費。節(jié)約時間能給時間的管理帶來充分的空間，其中最重要的是改變以往的思維方式和行動習慣，減少無意義的思考。嚴格限制自己的思維，盡量壓縮思考的時間，反而能使自己精神更加集中，有利于問題的解決。與此同時，秘書應當改正自己的不良習慣以求達到節(jié)約時間的目的，如習慣用一種方法解決不同的事，不能科學地運用黃金時間等。

（三）合理安排，有序工作。合理的工作計劃可以有效地管理時間，工作要安排得有序，所謂有序就是要根據(jù)工作的重要程度區(qū)分工作的先后，不忙于應付。合理的工作計劃應著眼于將來而不是注重眼下，要注意機會的把握而不是困難的解決，時間的分配要不受空間和環(huán)境等因素的影響，不僅要追求工作的順利和穩(wěn)當，還要爭取創(chuàng)造性地解決時間難題。

（四）分清輕重，適當調節(jié)。工作要分清輕重緩急，要根據(jù)工作的重要程度對時間作出適當?shù)恼{節(jié)，這里所說的調節(jié)，并不是簡單地將重要的事情安排在前面解決，要結合自己的“生物鐘”，把重要的工作安排在自己精力最旺盛，思維最清晰的時間段，抓住關鍵性的工作，提高工作的質量和效率。

二、秘書時間管理的缺陷及原因分析

（一）沒有明確的工作目標。在實際工作中，秘書時常會有臨時性的工作需要及時處理，如果不能有效地工作，這些臨時的事務就會打亂自己的計劃，使得秘書覺得一整天忙得團團轉，卻不知道自己究竟干了些什么，最終導致了重要的工作卻沒有時間解決，影響了整個工作的進程。

（二）工作計劃不詳細。某些秘書時常抱怨工作太雜太亂，導致自己忙得暈頭轉向，本身壓力很大，工作效率也很差。其實不然，并不是工作太多太雜，這是因為有些秘書沒有較強的計劃性，對于工作疲于應付，有工作就做，再來工作再做，沒有良好的計劃，導致實際工作手忙腳亂，效率和質量都大大降低。

（三）延期工作，惡性循環(huán)。現(xiàn)代高速發(fā)展的社會要求秘書的工作要更快更好，更注重效率，一杯茶、一張報紙都有可能耽誤一天的工作進程，更不要說有些秘書喜歡拖延工作，本身任務就重，有些秘書還喜歡將工作一味的往后拖延，覺得自己能及時解決，其結果導致新舊工作交織，實際工作起來丟三落四，毫無效率可言。

三、秘書科學的時間管理方法

（一）目標管理法。明確的目標是良好時間管理的前提，如果缺乏明確的目標，工作就會失去方向。合格的秘書應具備良好的把握目標的能力，并作出相應的、詳細的計劃，這是節(jié)約時間的前提。當然，一味地節(jié)約時間，盲目加快工作的進度并不是最優(yōu)的時間管理辦法，如果在工作之前能夠花幾分鐘整理工作的思路，會給工作的順利進行提供幫助。與之相似的，每月月末制定下月計劃，每季度末制定下季度的計劃都是良好的管理方法。同時要注意計劃的實際用時，及時作出反饋和思考，不斷改進自己的計劃，完善自己的工作。

（二）工作分類法。針對前文提到的工作的輕重緩急問題，可以將工作分為重要、次要和一般三種情況，合理調節(jié)時間計劃，并在實際的工作中記錄實際的用時，不斷調整自己的時間方案，以便為以后的工作提供更好的經驗。同時，要將每天的日常工作與臨時性的事務分開，根據(jù)自己以往的經驗，固定住日常工作的時間安排，合理安排臨時性事務的時間，并注意觀察臨時性事務出現(xiàn)的規(guī)律，將時常出現(xiàn)的或有規(guī)律出現(xiàn)的事務進行批量處理，提高時間安排的科學性。

（三）交錯安排法。秘書的工作時常單調乏味，如果再硬性逼迫自己總是做一種工作，就不可避免地出現(xiàn)工作效率下降的現(xiàn)象。為了更加高效的工作，秘書應當把自己一天的工作進行合理的交錯，同時為突發(fā)的事務預留時間，在日常工作中穿插臨時工作，不但能保證整個計劃的順利進行，還能有效降低大腦某一興奮區(qū)的活動，同時刺激其他興奮區(qū)的運作，更好地提高工作效率。

合格的秘書可以為工作帶來很大的幫助，在實際的工作中，秘書還有許多工作的小竅門，如言簡意賅，提高說話的效率，精煉的語言不但能培養(yǎng)自己的口才，還能為交流節(jié)省時間，又比如每天下班花幾分鐘整理資料，為明天的工作打好基礎。細節(jié)決定成敗，要想做好秘書的工作，就應當更加努力地學習和探索，在實踐中完善自己的工作，為集體多作貢獻。

（作者單位：麗水學院）