用好醫院辦公室的第一張聲音名片

文/康玉娟

中國名著《紅樓夢》中“未見其人，先聞其聲” 的王熙鳳，出場便根據她的聲音、態度等表現，了解了其意圖、性格、情緒、表情，描畫出了她的形象，這就產生了“聲音名片”。日本的鈴木健二先生曾說過:“不管是在公司還是在家庭里，憑這個人在電話里的講話方式，就可以基本上判斷其‘教養’的水準。我每天收到好多預約演講的信件，還接到很多委托講演的電話。我憑著對方電話里的講話方式，就能判斷其修養如何，憑對方在電話里的第一句話就可以基本決定我是去講還是不去。”由此可見，電話形象多么的重要。

醫院辦公室每天都要接聽很多電話，有上級單位工作部署、兄弟單位友好聯系、患者求助咨詢等，通電話時，由于彼此看不見對方，所以容易因為一些不當的細節造成誤會，因此醫院辦公室人員要十分注重接打電話時的語氣措辭等禮儀。與一般通電話時相比，患者來電時，特別希望在通話過程中不斷獲得我們的響應，讓他有一種被傾聽、被理解、被尊重的感覺。對于患者來說，這種感覺非常重要，某種程度上，甚至能夠避免一些投訴的發生。

一、接聽電話的學問

（一）及時接聽。通常情況下，來電適宜在3聲鈴響內接通。假如響1聲就抓起聽筒通話，可能對方還沒有準備好會嚇一跳。假如電話鈴聲響了很多聲還無人接聽，對方會很急躁，并會認為醫院服務存在問題。因此，醫院辦公室人員若因特殊原因電話鈴聲響了很多聲才接起，應該在通話的第一時間向對方道歉說:“對不起，讓您久等了！”

（二）微笑直挺。人們面對面的交談時，都在乎彼此的表情，電話交談中也如此，通話中請拋棄你懶散、呆板、壓迫的姿勢，對著電話微笑對答，讓對方感受并記住你熱情、誠懇、愉快的“聲音名片”。一些外企的裝修設計中，在電話擺放處安裝了鏡子，以便接聽電話人員可以隨時檢查自己是否微笑直挺。

接電話要養成左手拿話筒，右手寫字或操縱電腦的習慣，注意不要把話筒夾在脖子下，或趴著、仰著等陋習與人通話。接電話要有寧靜、平和的心態。對于患者來說，在短短的禮貌問候第一聲中感受到你聲音中的微笑，焦躁和不安就會瞬間平息。尤其是在精神專科醫院，患者求助通話常更需要被傾聽、理解、尊重，所以辦公室工作人員要嘗試認真聆聽不打斷并在語氣中注入情感，做到平和中有溫情，耐心中有愛心。在工作中，筆者曾用平和耐心的語氣語調處理了數例來電投訴，如一來電者一開始怒火沖天，后經過傾訴，在通話過程中逐漸平息了情緒，獲得認同感后愿耐心交流，效果甚好。所以對于一些服務態度方面的投訴，患者往往并沒有想追究什么嚴重的后果或責任，只是來電發發牢騷，希望引起醫院方面關注，加強員工教育。

（三）記錄準精。接聽電話時一定要注意做到復述和記錄準、精。經常容易搞錯讀音相同或相似的詞語，為防止聽錯電話內容，一定要第一時間進行清晰復述。另外一類是如電話號碼、時間日期等數字內容，也應精確復述，以防漏聽錯聽造成不必要的麻煩和誤會。在工作中，醫院經常會有上級單位的一些工作部署或是會議通知等電話，辦公室人員要盡可能精準相應的時間、地點、參加人員等信息，確保核對無誤。

對于重要來電，要寫清楚來電單位和內容、需辦事項、姓名、聯系方式等，記錄內容要簡明、準確、完整、通順，并突出重點。另外，醫院應在電話機旁置放《辦公室來電登記》，每年度由辦公室專人存檔，以防備查，尤其日后查找一些電話內容重要但時間久遠、細節模糊了的事情，登記記錄就會起到關鍵作用。

二、撥打電話的學問

（一）準備周全。打電話之前的第一項步驟應該是，考慮這個電話是不是有必要。你應該弄清楚打這個電話的目的是什么。草率給人去電，想到什么說什么，往往會“撿了芝麻丟西瓜”，通話時滔滔不絕說一堆“芝麻”事兒，待掛斷電話后才想起“西瓜”大事兒只字未提。因此，在撥打電話前要做到心中有腹稿，如果你在電話中淡的不只一件事，你最好列好4個“Wh”提綱，即When時間、Where地點、Who人物、What事情。

先是慎選通話時間和地點，無緊急事項，去電應避開對方休息時間，如忙碌的時候、下班前十分鐘、周末假期、用餐午休等過早或過晚時間段。一般白天宜在上班8點以后，節假日應在9點以后，晚間應在21點以前。上班時間應盡量打到對方單位座機，如與海外人士要注意時差。盡量避開臨近下班的時間，因為這時打電話，對方往往急于下班，很可能得不到滿意的答復。再是注意對象及交談中禮貌用語。電話接通后先以問候語加上單位、部門名稱，一般模式為“您好！我是辦公室某某！”再詢問對方當下是否方便交談。電話用語應文明、禮貌，電話內容要簡明、扼要。不管接聽對象是誰，在選擇對方稱呼時都應該注意滿足對方的優越感，以獲得相應的回報。

（二）控制長短。往往給上級單位或是兄弟單位去電時會跟對方客套一番，殊不知，這樣往往會浪費對方的時間，工作忙碌而有效率的人一定喜歡開門見山。如你與某人通話，自拿起聽筒，就要有一個簡短的開場白，比如，“您好，我給你打電話主要是因為……”因此，去電前，考慮是不是要計算你打電話所用的時間。如此一來，你就不會廢話連篇，可以有效掌握打電話所需的時間。另外可以把經常聯絡對象的不忙碌時段記下來，如此可以避免電話占線或電話無人接聽情形。

切記盡量在一天的上午打需要對方采取行動的電話。如此一來，對方就可以從容地整理必要的文件、考慮決策，或者及早搜集必要的信息。對方如果讓你拿著聽筒等的話，你就把手邊的工作繼續做下去；如果你還有其它的事情要做，就問一下是否可以在較方便的時候再打過去。你也可以讓對方選擇在方便的時候打電話給你，但這樣就會失去對下一步的控制。最好確定什么時間再打回去。每個電話不論長短，都有個起頭、中段和結束。中間那段沒有什么問題，那是討論的重心，倒是起頭和結束時比較容易有問題。

（三）禮貌表現。電話的第一句話，常常就決定了整個談話的局面與結果。而怎樣結束一個電話也是相當重要。結束電話交談時，一般由撥打方提出，然后彼此客氣地道別，說一聲“再見”，輕輕把話筒放好。不可“啪——”的一下扔回原處，這是極不禮貌。最好是在對方之后掛電話。

簡單總結工作中10條讓人產生不良印象和沒有修養的行為和表現:

（1）“一心幾用”，同時和身邊的人講話，而不用“對不起，請您稍等”；

（2）無故單方面中斷電話，不給別人反應的機會；

（3）在不適宜時段打來電話，表示就“兩句話”，卻沒完沒了地說；

（4）保證過會兒再打電話，但過時不打，讓人久等；

（5）通話中長時間不出聲音，或是滔滔不絕地講，使別人沒機會講話；

（6）打錯電話時不說“對不起，打錯了”直接就掛斷；

（7）來電只留姓不留名，或不留姓名卻希望別人回電話；

（8）打電話時，嘴里含著東西；

（9）用傳真機傳送文件后，不以電話聯絡；

（10）結束電話時，猛地扔下電話，聲音刺耳。

正所謂，言為心聲，話如其人。一個人觀點、作風、修養等在電話語言中會得到綜合體現。著名文學家歌德說:“一個人的禮貌就是一面照出他的肖像的鏡子。”的確，通過電話語言不僅僅可以看出辦公室人員的修養水平，還反映了整個醫院的形象。總之，在電話的交往中，辦公室人員要注意自己的言行，正確使用電話禮儀，用好醫院第一張聲音名片。