一“網(wǎng)”打盡 紙檔欲何往

張曉莉

“書(shū)到用時(shí)方恨少，檔案用時(shí)到處找”，這句順口溜一方面反映出人們對(duì)人事檔案托管和保存粗心大意、不夠重視，另一方面也暴露出紙質(zhì)人事檔案不易久存、查詢(xún)困難的弊端。當(dāng)人們不斷追問(wèn)“檔案去哪兒了”時(shí)，檔案管理部門(mén)也在積極探尋管理的信息化途徑，寄望通過(guò)“載體”的升級(jí)換代，實(shí)現(xiàn)人才信息化的高效服務(wù)。

紙檔弊端之一：經(jīng)年累月，不知檔歸何處

8月2日，58歲的馮家德一大早就趕到成都市青羊區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局，為了尋找丟失多年的個(gè)人檔案，他已數(shù)次前去咨詢(xún)。

馮家德是四川資陽(yáng)人，年輕時(shí)入伍，退伍后檔案回到資陽(yáng)市武裝部，而他則在成都安家。中途，馮家德曾回資陽(yáng)武裝部，將自己當(dāng)兵的檔案轉(zhuǎn)到了成都。至于提檔的時(shí)間、原因以及檔案的最后歸屬，馮家德全都說(shuō)不清楚。

馮家德患有肝腹水，已喪失勞動(dòng)能力，生活全靠愛(ài)人打3份工維持。到今年9月份，他就交夠15年社保，兩年后就可按月領(lǐng)取退休金。一次，馮家德從戰(zhàn)友口中得知，軍齡可以折算成工齡，他非常高興：“如果我的4年軍齡折算成工齡，退休后每個(gè)月的工資就能多一些。同時(shí)，我也希望我的軍齡能得到國(guó)家的認(rèn)可。”

為此，馮家德專(zhuān)門(mén)向青羊區(qū)人力資源和社會(huì)保障局咨詢(xún)，工作人員告訴他，只有找回人事檔案材料才能認(rèn)定工齡。可二十多年來(lái)，成都發(fā)生了巨大的變化，就連馮家德家所在的行政區(qū)劃都由當(dāng)年的金牛區(qū)變?yōu)榍嘌騾^(qū)。馮家德奔走于金牛區(qū)和青羊區(qū)政府武裝部、街道辦事處以及社區(qū)，還是沒(méi)能找回自己的檔案。

馮家德不甘心，第三次來(lái)到青羊區(qū)人力資源和社會(huì)保障局，他拿出自己所能提供的全部材料：一本發(fā)黃的退伍軍人證明書(shū)和一本同樣泛黃的硬面抄筆記本，筆記本的扉頁(yè)上寫(xiě)著：“獎(jiǎng)勵(lì)馮家德同志：在第3次戴防毒面具實(shí)彈射擊中成績(jī)優(yōu)異。”但工作人員告訴他，國(guó)家相關(guān)法律和條款規(guī)定，辦理工齡認(rèn)定必須要看原始依據(jù)，也就是人事檔案。沒(méi)有檔案，即使有復(fù)員證以及相關(guān)部門(mén)的證明也不行。

這個(gè)消息令馮家德非常沮喪，不過(guò)工作人員也給他指出了一個(gè)找回檔案的方法：回到入伍武裝部，找到當(dāng)年入伍的花名冊(cè)，復(fù)印后由當(dāng)?shù)匚溲b部蓋章，并帶上復(fù)員證等佐證材料后即可辦理軍齡轉(zhuǎn)工齡業(yè)務(wù)；如果武裝部也找不到這些最原始的痕跡，他還可以通過(guò)當(dāng)年所在縣團(tuán)級(jí)以上部隊(duì)，以及公安遷戶(hù)的一些原始憑據(jù)來(lái)辦理工齡認(rèn)定手續(xù)。

抱著最后一線(xiàn)希望，馮家德繼續(xù)踏上他的尋檔之旅……

每年，像馮家德一樣四處尋找人事檔案的人不在少數(shù)，然而，并非每個(gè)人都能滿(mǎn)意而歸。在成都市檔案局，僅今年上半年就有1125人次前去尋檔，其中90%的人是為了辦理退休，但只有664人次找到檔案，仍有近半數(shù)人查找無(wú)果。盡管根據(jù)2010年出臺(tái)的相關(guān)文件，自2011年1月1日起，無(wú)檔案人員也可以參加社會(huì)保險(xiǎn)，以養(yǎng)老保險(xiǎn)實(shí)際繳納年限來(lái)辦理退休手續(xù)，但其檔案里面記錄的可以視同繳費(fèi)的年限則無(wú)法統(tǒng)計(jì)。

在百度搜索引擎上輸入“老年人檔案丟失無(wú)法退休”幾個(gè)字，相關(guān)結(jié)果多達(dá)七萬(wàn)二千余條，其中甚至有老人因人事檔案丟失、年過(guò)65歲仍無(wú)法辦理退休手續(xù)的例子。對(duì)于這些失檔老人來(lái)說(shuō)，辛苦工作了一輩子卻無(wú)法享受養(yǎng)老待遇，實(shí)在有失公平。因此，國(guó)家除需完善立法防止此類(lèi)現(xiàn)象發(fā)生外，推動(dòng)人事檔案向信息化管理升級(jí)亦是大勢(shì)所趨。

紙檔弊端二：不易存放，造假頻現(xiàn)

從初中時(shí)起，我們就開(kāi)始“填寫(xiě)”自己的檔案，并被告知：“這個(gè)檔案要伴隨你們一生，必須認(rèn)真填寫(xiě)。”檔案里存放著一個(gè)人各個(gè)時(shí)期的學(xué)籍卡、成績(jī)單、各個(gè)崗位工作評(píng)語(yǔ)、獲獎(jiǎng)證明、黨團(tuán)材料以及參加社會(huì)重大事務(wù)的社會(huì)評(píng)價(jià)。可以說(shuō)，人事檔案承載了一個(gè)人的職業(yè)生涯軌跡和職業(yè)信譽(yù)記錄。也正因此，加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，對(duì)于開(kāi)發(fā)人力資源有著重大的意義。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不僅不易保管，還存在著查詢(xún)和流轉(zhuǎn)效率低下、存放用地緊張的情況。以北京市為例，截止今年6月底，全市公共管理檔案機(jī)構(gòu)的檔案存量就已達(dá)到171萬(wàn)份。面對(duì)不斷激增的檔案量，不少檔案庫(kù)一再擴(kuò)容，但還是“檔滿(mǎn)為患”，有的檔案管理機(jī)構(gòu)甚至要以高價(jià)外租場(chǎng)地救急。在北京市人力資源和社會(huì)保障局2014年的財(cái)政預(yù)算表中，就開(kāi)列出檔案庫(kù)房租賃費(fèi)55萬(wàn)元。而在天津市人才服務(wù)中心，流動(dòng)人員檔案共計(jì)22萬(wàn)余份，平均每年提供人事檔案相關(guān)服務(wù)11萬(wàn)冊(cè)次，且這個(gè)數(shù)字還在以10%-15%的速度增長(zhǎng)。

此外，近年來(lái)，全國(guó)多地出現(xiàn)干部人事檔案遭篡改現(xiàn)象：2013年，山西太原市質(zhì)量檢驗(yàn)協(xié)會(huì)原秘書(shū)長(zhǎng)王紅英，請(qǐng)人為其改寫(xiě)檔案，將出生日期改小兩歲；梅州市技師學(xué)院副院長(zhǎng)鐘立篡改檔案中的工作履歷，違規(guī)獲取公務(wù)員身份……其實(shí)，我國(guó)早在唐代時(shí)，銓選官員就要核對(duì)其人事檔案——甲歷，若發(fā)現(xiàn)甲歷不實(shí)，定要嚴(yán)加懲處。為了防止甲歷作弊，唐朝政府嚴(yán)格用印與印章保管制度。這些做法，曾對(duì)今時(shí)的人事檔案管理發(fā)揮了重要的借鑒意義。然而，由于紙質(zhì)人事檔案內(nèi)容信息上的不對(duì)稱(chēng)和形式上易作假等弊端，篡改人事檔案已成為部分人達(dá)成私欲的途徑之一。

面對(duì)紙質(zhì)檔案帶來(lái)的種種不便，人事檔案信息化的呼聲日益高漲。數(shù)次全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展五年計(jì)劃都曾提及人事檔案管理信息化，試點(diǎn)接收電子檔案進(jìn)館，加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程。北京師范大學(xué)檔案館專(zhuān)家認(rèn)為：一方面，應(yīng)該實(shí)現(xiàn)檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，符合條件的用人單位可以通過(guò)檔案管理平臺(tái)賬號(hào)，及時(shí)、快捷地查詢(xún)意向人選不涉及隱私的檔案信息；另一方面，國(guó)家有關(guān)部門(mén)應(yīng)推動(dòng)高校畢業(yè)生檔案與中國(guó)人民銀行征信、誠(chéng)信檔案、學(xué)籍信息等系統(tǒng)整合。

紙檔信息化，打牢職業(yè)信用“基礎(chǔ)樁”

所謂紙質(zhì)檔案信息化，主要是在保管好紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，對(duì)人事檔案進(jìn)行掃描等處理，將信息全部錄入計(jì)算機(jī)，形成與實(shí)物檔案內(nèi)容對(duì)應(yīng)一致的全真電子檔案。2012年12月，成都市人事檔案率先在國(guó)內(nèi)正式實(shí)現(xiàn)信息化，檔案管理工作人員可以直接進(jìn)入數(shù)字檔案庫(kù)中查詢(xún)檔案，開(kāi)具證明時(shí)更加方便快捷。

除成都市外，人事檔案信息化也已在不少城市“試水”，北京、上海等地將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息化的工作正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

紙檔“上網(wǎng)”一般要經(jīng)過(guò)以下步驟：先將檔案封皮貼上帶有電腦可識(shí)別的條形碼，再按照嚴(yán)格的先后順序，將檔案內(nèi)的全部材料進(jìn)行分類(lèi)整理。這部分工序非常復(fù)雜，首先要將檔案材料列明清單，內(nèi)容包括十大項(xiàng)，如履歷材料、自傳、鑒定考核、審計(jì)、學(xué)歷學(xué)位和專(zhuān)業(yè)、政審、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)處分材料、錄用

或任免、退休等。之后，工作人員按照清單順序?qū)Σ牧线M(jìn)行排序。整理完畢后，就進(jìn)入最后一道工序——掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成影像材料，錄入電腦。

當(dāng)掃描工作完成后，統(tǒng)一的人事檔案查詢(xún)管理系統(tǒng)也將上線(xiàn)，屆時(shí)，這一信息平臺(tái)可以進(jìn)行實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)傳輸，甚至實(shí)現(xiàn)一地存檔、多地服務(wù)，檔案的檢索和查詢(xún)也將更加迅速快捷。

現(xiàn)階段，多數(shù)人事檔案管理工作還停留在對(duì)以往個(gè)人歷史信息記錄的維護(hù)上，對(duì)內(nèi)容的補(bǔ)充和更新不夠及時(shí)，人員的繼續(xù)教育、德能勤績(jī)、收入、經(jīng)濟(jì)審計(jì)、組織考察等重要內(nèi)容幾乎無(wú)可查證，導(dǎo)致部分人事檔案材料跟不上個(gè)人經(jīng)歷的變化，檔案內(nèi)容單一，缺乏動(dòng)態(tài)管理。當(dāng)紙檔逐漸被電子檔案替代后，檔案作為人們職業(yè)信用“基礎(chǔ)樁”的目標(biāo)將不再只是個(gè)憧憬：在錄入數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上，建立每個(gè)人的個(gè)人檔案信息平臺(tái)，以姓名、崗位、身份證號(hào)、本人照片等重要信息作為檢索，以人事檔案的目錄作為條目鏈接。隨時(shí)通過(guò)計(jì)算機(jī)增加個(gè)人的考核、獎(jiǎng)懲、教育、成果等數(shù)據(jù)資料。在豐富個(gè)人信息的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)管理和補(bǔ)充。

據(jù)北京市朝陽(yáng)區(qū)職介中心相關(guān)負(fù)責(zé)人介紹，實(shí)施人事檔案信息化管理后，各相關(guān)辦事機(jī)構(gòu)都被賦予不同的權(quán)限，查看檔案、增加檔案信息都必須通過(guò)網(wǎng)絡(luò)設(shè)置權(quán)限完成，而且對(duì)于檔案信息只許增加不許刪改。只要檔案被篡改，對(duì)照電子檔案就很容易被查出，有效地控制人為涂改的幾率。“以往接收檔案時(shí)，只要內(nèi)容齊全就可以接收，但現(xiàn)在還要進(jìn)行紙質(zhì)檔案和電子檔案的比對(duì)，二者一致才能接收。電子系統(tǒng)上線(xiàn)后，已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了兩起涂改檔案事件，都是將之前未從事過(guò)的工種加入檔案以達(dá)到提前退休的目的。”

不可忽略的是，盡管人事檔案信息化在一定程度上提高了檔案的安全性，但在個(gè)人檔案信息化的過(guò)程中，信息泄漏仍成為最突出的問(wèn)題，往往會(huì)給個(gè)人和用人單位帶來(lái)許多不必要的麻煩。2013年2月，中國(guó)人壽保險(xiǎn)公司個(gè)人信息泄漏，80萬(wàn)份保單可上網(wǎng)任意查詢(xún)。可見(jiàn)，信息化是把“雙刃劍”，若保密安全措施不到位，個(gè)人信息泄漏，后果不堪設(shè)想。因此，在人事檔案信息化管理進(jìn)程中，構(gòu)筑起強(qiáng)大的信息安全網(wǎng)絡(luò)必不可少。

在一“網(wǎng)”打盡的語(yǔ)境下，紙檔欲何往？人事檔案的電子化雖不可避免，但人事檔案作為社會(huì)公共管理中不可缺少的一種信息載體，尤其是有些蓋章文件需要留存原件。因此，還不能完全消滅紙質(zhì)檔案。

實(shí)現(xiàn)人事檔案從紙質(zhì)到信息化升級(jí)，遠(yuǎn)不是“打通最后一公里”那么簡(jiǎn)單。要實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，除了需要強(qiáng)大的資金做后盾，建立起必要的軟件系統(tǒng)，檔案管理機(jī)構(gòu)以及具備檔案保管資質(zhì)的企事業(yè)單位還要形成紙質(zhì)檔案和電子檔案并存共用的管理機(jī)制。如此，人事檔案管理工作才能在信息化建設(shè)中順利升級(jí)。