人事檔案管理與利用創新探究

曾瑜

[摘 要]人事檔案的管理與利用是一項系統工程。本文以創新工作機制為重點，探索、挖掘出人事檔案在管理與利用上的新思路和新做法，提高人事檔案服務水平。

[關鍵詞]人事檔案；管理與利用；創新

人事檔案真實地記載和反應干部個人經歷、政治思想、品德作風、工作能力等，是干部個人自身成長歷史的真實記載，為組織人事工作的決策提供可靠的原始依據。因此，解放思想，改革創新，探索管理與利用干部檔案信息資源，在改革創新中提升社會效益，是檔案工作者探索重要課題。

一、人事檔案在管理的創新

（一）宏觀管理創新。宏觀管理包括人事檔案工作的當前發展方向和未來發展趨勢、人事檔案工作的宏觀決策以及人事檔案人員職業素質的培養。重點要把握：1、長遠目標的創新。把當前的工作與人事檔案工作的方針、政策、法律法規結合起來，把近期發展目標與未來發展需要的結合起來。2、大局觀念的創新。要走出人事檔案工作單純是檔案部門誤區，把人事檔案工作定位在全校各項工作需要的基礎之上。3、深層次編研加工的創新。人事檔案不但要管好，更要開發和利用好。重視開展人事檔案資料的編研加工，通過去粗取精、去偽存真，把人事檔案的潛在價值轉變為現實的利用價值。4、全方位開發利用的創新。要改變過去重管輕用的傳統做法，逐步做到管理和利用同步進行，開發與利用，加強專業檔案和特色檔案的依法管理與開發利用。

（二）微觀管理創新。檔案工作從收集、整理、鑒定、保管到利用，是一系列密不可分的工作程序，每一程序都有很強的規定性。人事檔案工作的實際出發，適應檔案管理現代化的需要，一改傳統的檔案管理工作方式，既兼顧計算機和手工管理，又兼顧檔案室和檔案館的有機銜接，其實質就是對檔案整理程序規定的一種創新。

（三）制度和理念的創新：細化檔案管理制度要進一步建立干部人事檔案及材料審核把關、材料接轉、檔案質量通報登記等檔案管理制度，及時發現和糾正干部人事檔案內容失真的問題，以確保檔案內容真實可靠，維護干部人事檔案工作的嚴肅性。

1、要從信息資源的角度管理干部人事檔案，用信息管理的理念創新干部人事檔案工作。2、提高信息服務范圍。對不屬于保密范圍并能公開的部分信息，可建立個人電子檔案，對查看個人工作履歷等基本信息設立查看權限，方便個人或用人單位查詢的同時，可減輕檔案人員的工作量，也可減少紙質案卷因磨損造成的毀壞，提高檔案信息的利用價值。

（四）思想觀念上創新。思想觀念上提升，要有以人為本，品行端正，事業心強，愛崗敬業，勤奮工作，要有求實嚴謹的工作作風和開拓創新精神。檔案管理知識精通，開發利用能力強。為社會、為民做實事、做貢獻的思想境界，檔案不僅是保管好，更重要的是將檔案相關的信息轉化為知識，為組織人事工作服務。

二、人事檔案在利用、開發上的創新

（一）利用現代化管理手段，發揮人事檔案的歷史作用。干部人事檔案管理也要與時俱進不斷運用現代檔案管理理論與新技術，開拓創新開發新手段，加大投入，對干部人事檔案實行動態化管理和維護。開發研制部人事檔案管理軟件，建立數字檔案和多媒體檔案，并實行聯網，通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統.檔案部門要充分發揮檔案的歷史效能，堅持以人事檔案為基準，以歷史材料為依據對照政策，認真核對，及時準確地為相關職能部門提供有價值的信息，為正確解決問題提供第一手資料。

（二）提高檔案管理人員素質。高校干部人事檔案管理也是一項服務性工作，檔案管理人員的職責是收集好、管理好人事檔案，在此基礎上提供檔案給利用者，為學校的教學、科研服務.檔案管理人員素質的高低也是影響干部檔案管理現代化實現的因素之一，管檔人員必須要有過硬的政治素質，良好的職業道德，較強的業務能力，還要樹立為學校各項工作服務的意識。

（三）人事檔案信息資源的開發利用是人才信息資源基礎工作，發揮干部檔案在選用干部上的基本作用。其目的為檔案利用創造有利條件，以促進檔案價值由靜態服務轉為動態服務，用改革創新的思路和措施推進工作，既注重加強基礎性工作，重抓創新性工作，運用科學發展觀分析新問題，認識新事物，研究新情況，開展新實踐，利用現代化信息技術，改造傳統的檔案管理方式和傳統的服務項目，提高干部人事檔案工作的質量和效率。

（四）構建人事信息溝通平臺：由于人事檔案涉及的方面比較多，并且對于組織和個人而言均具有較重要的意義，這就要求組織在進行人事檔案管理的過程中，需要擁有良好的人事信息溝通平臺，通過人事信息溝通平臺的構建，及時獲取和發布相關的人事信息，以確保人事檔案管理工作的有效性、及時性、準確性。

三、人事檔案管理目的是提供、利用服務

（一）發揮人事檔案的歷史作用。檔案部門要充分發揮檔案的歷史效能，堅持以檔案為基準，以歷史材料為依據，對照政策，認真核對，及時準確地為相關職能部門提供有價值的信息，為正確解決問題提供第一手資料。

（二）發揮人事檔案在選用干部上的基本作用。人事檔案是全面考察了解和選拔使用干部的一個重要依據，檔案管理部門應及時維護更改干部信息，保證信息的真實可靠，并主動提供所需要的依據，為領導全面掌握干部隊伍的整體狀況提供第一手可靠的資料，當好領導的參謀。

（三）發揮人事檔案在管理工作上的作用。在日常工作中，人事檔案的服務功能還體現在能為個人提供歷史憑證，為干部出具歷次任職憑證、工資變動憑證、社會關系憑證、黨團關系憑證、業務職稱憑證、學歷層次憑證等，為晉升職稱、解決老干部待遇、機關機構改革等提供有價值的服務。

參考文獻：

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