淺析檔案工作的社會功能

張丹梅

為社會服務(wù)是一個既古老又現(xiàn)實的話題。而由于檔案工作本身的性質(zhì)和任務(wù)，決定了它具有廣泛的社會功能：即它不僅有保存和積累國家檔案財富的功能，還有向社會傳播檔案信息、承擔(dān)宣傳教育，為社會的經(jīng)濟、政治、科學(xué)、文化等各方面服務(wù)的功能。下面，筆者淺談一下對新時期更好地發(fā)揮檔案工作社會功能的幾點思考。

一、影響發(fā)揮檔案工作社會功能的主要因素

雖然檔案工作擁有獨特的社會服務(wù)功能，但從現(xiàn)實情況來看，檔案工作社會功能的發(fā)揮仍差強人意。

檔案館館藏不豐富，結(jié)構(gòu)不合理。檔案館館藏的量和質(zhì)決定著檔案館的價值大小，為社會提供有效多樣的檔案服務(wù)必須以豐富的館藏檔案資料作后盾。而從當(dāng)前一些檔案館尤其是地市級檔案館來看，在館藏結(jié)構(gòu)上雖然“門類齊全”，但大都是以“紅頭”文件為主的文書檔案。而這部分檔案資料的實際利用率極低。同時，由于長期以來檔案部門待遇較差，一些有較強文字功底和寫作能力的人不愿投身于檔案工作，造成檔案編研人才流失，對檔案工作發(fā)揮其社會功有著不可低估的影響。

服務(wù)方式方法單一。由于政治、歷史、體制等方面的原因，檔案館在提供檔案服務(wù)的方式和方法上有很大的局限性。目前，大多數(shù)地方檔案館位處黨政機關(guān)“要地”，利用者要么望而卻步，要么被人為規(guī)定的各種手續(xù)阻礙，不能順利查檔。同時，很多檔案工作者主動服務(wù)意識不強，加之受物質(zhì)條件制約，缺乏現(xiàn)代化服務(wù)手段，導(dǎo)致檔案工作服務(wù)方式僵化，不能很好地滿足人們?nèi)找嬖鲩L的檔案利用需求。

二、檔案工作社會作用的表現(xiàn)及功能定位

從歷史的角度看，檔案是歷史的記錄。從現(xiàn)實的角度看，檔案是當(dāng)今社會發(fā)展的真實寫照；檔案是人類智慧的源泉，是社會文明的思想寶庫，是科學(xué)研究不可缺少的第一手資料，借助珍貴的檔案資料研究和解決實際問題，可以減少人力、物力和財力的浪費，不斷提高工作效率。

同時，檔案還是社會宣傳教育的生動資料。檔案不僅記錄了人們生產(chǎn)活動的全過程，而且還凝結(jié)了人們在各種社會活動中積累的經(jīng)驗智慧，是進行革命傳統(tǒng)教育和愛國主義教育的生動素材。我們要通過各種宣傳渠道傳播文化，充分發(fā)揮檔案在意識形態(tài)領(lǐng)域中的重要作用，增強中華民族的向心力和凝聚力，促進社會和諧發(fā)展。

從當(dāng)前檔案工作社會功能的表現(xiàn)看，檔案工作社會功能應(yīng)重點從以下幾個方面加以定位：一是面向社會大眾，使檔案館成為當(dāng)?shù)貦n案資料服務(wù)中心。二是成為當(dāng)?shù)攸h委政府信息服務(wù)中心。檔案工作應(yīng)跳出就檔案論檔案的思維模式，爭取成為政府網(wǎng)絡(luò)電子信息服務(wù)中心。三是成為利用檔案資料開展宣傳教育的中心。應(yīng)充分發(fā)揮檔案資料在資政育人方面的獨特作用，使檔案館成為當(dāng)?shù)亻_展愛國主義教育活動的中心和民情、地情宣傳中心。

三、拓展檔案工作社會功能的有效途徑

要不斷優(yōu)化檔案館藏。發(fā)揮檔案工作社會功能，不斷優(yōu)化館藏是基礎(chǔ)性工作。檔案優(yōu)化，是指以最低限度的檔案館藏量來保存最大限度的信息量，檔案館要不斷優(yōu)化館藏，不斷“納新吐故”，改善館藏結(jié)構(gòu)，使館藏檔案內(nèi)容豐富、門類齊全、結(jié)構(gòu)合理，以便可持續(xù)地為社會各界服務(wù)。

要加大檔案開放力度。檔案工作者應(yīng)更新服務(wù)理念、豐富服務(wù)方式、提高服務(wù)素質(zhì)，以開放的姿態(tài)面向公眾，讓檔案信息資料發(fā)揮作用；要依據(jù)檔案法律法規(guī)，最大限度地開放館藏檔案，滿足社會查檔需求。同時，要做好社會宣傳工作。通過靈活多樣的方式，加強社會宣傳。

四、發(fā)揮檔案工作社會功能必須加強人才隊伍建設(shè)

“人才永遠(yuǎn)是第一資源”，檔案工作人員要具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，這是加速檔案科技進步、推動檔案事業(yè)發(fā)展的基本前提，也是有效發(fā)揮檔案工作社會服務(wù)功能的有力保障。因為檔案工作畢竟是由人來操作的，如果檔案工作人員工作不認(rèn)真，責(zé)任心不強.業(yè)務(wù)不熟悉、素質(zhì)偏低，檔案工作服務(wù)于民就會成為一句空話，發(fā)揮檔案工作的社會功能也就無法落到實處。因此，各單位、各部門必須重視檔案人才隊伍建設(shè)，要通過各種渠道引進檔案管理人才，并不斷通過各種形式的繼續(xù)教育來全面提高檔案工作者的政治素質(zhì)和思想素質(zhì)，切實加強檔案人才隊伍建設(shè)。

現(xiàn)在的檔案工作人員再不是過去“看攤”的了。新的時代要求檔案工作者必須投身于社會，把自己的知識、才學(xué)奉獻給社會。檔案工作者的新形象應(yīng)是知識領(lǐng)域工作者所具有的較高的修養(yǎng)、情操，以及檔案服務(wù)部門所特有的良好的風(fēng)范與氣質(zhì)。理想形象的塑造不是一朝一夕的事情，檔案工作者應(yīng)不斷增加自身的學(xué)識，提高自身的修養(yǎng)，陶冶自身的情操，以自己的博學(xué)以及良好的職業(yè)道德贏得社會公眾的敬重，從而提高檔案工作者的社會地位，更好地實現(xiàn)檔案工作的社會功能。

隨著社會的進步和發(fā)展，檔案工作將面臨更高的要求，其社會功能也將不斷得到拓展，檔案工作也要不斷發(fā)展、進步，使其更有效地發(fā)揮社會服務(wù)功能。