淺析電子文件對檔案工作的影響及對策

龐艷

隨著辦公自動化逐漸普及，人類交流的手段已經(jīng)從紙質(zhì)文件走向電子媒體，尤其是電子文件的管理、儲存、利用成為檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。所以，如何做好電子文件的歸檔管理，有效維護電子文件的真實性、完整性、安全性，是檔案信息化建設(shè)的一項重要工作。

一、電子檔案的特征及對檔案工作的影響

（一）電子檔案是數(shù)字化信息的產(chǎn)物

電子檔案的形成是在計算機、掃描儀等設(shè)備下完成的。傳統(tǒng)的檔案以紙質(zhì)檔案為工作對象，一般一年歸檔一次；而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存儲在計算機或光盤中，改動后不留痕跡。由于計算機換代更新比較快，長久保存的電子文件可能在多年以后與最初保存的格式不同，這就需要定期復制。由于文件沒有了固定的載體，也就無法判斷它的原始性了。

（二）電子文件的穩(wěn)定性差，易損壞

利用磁盤，脫機采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。為防止磁盤丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存儲磁盤的數(shù)量，同時也增加了費用支出。電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，但是對環(huán)境的溫濕度、防磁條件的要求很高。

（三）對傳統(tǒng)的檔案分類法的影響

檔案的原始記錄性能充分體現(xiàn)當事人的親筆手稿、領(lǐng)導的親筆簽署，能夠表現(xiàn)出真正的原始性，也正是檔案的原始記錄性才使檔案有別于圖書、情報、資料等其他信息，因而具有法律憑證的作用。在辦公自動化中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行。它雖然便于修改、復制，但卻使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄的內(nèi)容與形式不復存在。電子文件是計算機處理系統(tǒng)中最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本和副本的差異，很難界定一條人為的界限。人們可以隨時方便地復制電子文件，這樣檔案是由文件轉(zhuǎn)化來的這一概念就變得讓人難以理解，電子檔案作為檔案是否具有法律憑證作用便成為新課題。

（四）對檔案來源的影響

隨著大量的電子檔案的產(chǎn)生，傳統(tǒng)的觀點認為檔案的來源必須建立在文件形成者或信息提供者的組織機構(gòu)及文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)來源才能正確整理和理解檔案文件，從而確定適合本單位的分類方案。而電子文件在形成過程中不再嚴格現(xiàn)存的機關(guān)、組織、，機構(gòu)這一現(xiàn)象人們可以隨意打亂重新組合，破壞文件的本來順序。

二、電子檔案應(yīng)具備的條件

由于電子文件的可操作性，信息與載體可分離等特性，作為歷史原貌的記錄憑證。電子檔案還必須滿足真實性、準確性、可靠性、穩(wěn)定性、有效性、完整性等條件。先于紙質(zhì)文件產(chǎn)生的電子檔案究竟是不是“檔案”，就要看它是不是具有保存價值和原始記錄性，是不是具有歷史再現(xiàn)性，以及是否滿足以上所應(yīng)具備的條件。

（一）原始性

文件經(jīng)運行才能發(fā)揮其直接參與活動的工具性作用，進而由文件轉(zhuǎn)化成的檔案才具有原始記錄性。當前，隨著辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用逐漸引向深入，“雙軌制”模式已日益成為文件運轉(zhuǎn)的主流模式，電子文件成為文件信息流轉(zhuǎn)的重要載體。在實際工作中，“雙軌制”模式有諸多操作方式，但不論采取哪種方式，在“雙軌制”模式下，電子文件都會或多或少地參與某項事務(wù)的辦理過程。與紙質(zhì)文件共同組成文件運轉(zhuǎn)的整個流程。直接參與文件運轉(zhuǎn)流程的電子文件上都留下了“原生痕跡”，它們和參與其他運轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的紙質(zhì)文件共同記錄著文件的運行流轉(zhuǎn)過程，經(jīng)歸檔處理后共同構(gòu)成一份完整的檔案，完整記錄該文件的歷史原貌和產(chǎn)生過程。

（二）真實性、準確性和穩(wěn)定性

在流程改造后的辦公系統(tǒng)中，電子文件必須先行辦結(jié)歸檔才可打印。那么，如何確保提前產(chǎn)生的電子檔案真實、準確、穩(wěn)定，成為檔案管理者必須考慮的問題。版式文件技術(shù)和電子印章技術(shù)是解決上述問題的關(guān)鍵。在改造后的系統(tǒng)中，文件簽發(fā)后進入“文件格式轉(zhuǎn)換”環(huán)節(jié)，承辦人需先將可編輯文件轉(zhuǎn)換為版式文件具有所見即所得的特點，一旦將可編輯文件轉(zhuǎn)換為版式文件，文件內(nèi)容及格式即不可再更改，在此基礎(chǔ)上加蓋電子印章的電子文件，將與后續(xù)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的紙質(zhì)文件完全一致，這樣就使提前產(chǎn)生的電子檔案滿足了真實性、準確性和穩(wěn)定性的要求。

（三）有效性

《中華人民共和國電子簽名法》于2004年8月28日正式通過，2005年4月1日正式施行，國家以法律的形式確定了“電子簽名”的有效性，使其具備了與傳統(tǒng)印章同等的法律地位。電子印章技術(shù)作為數(shù)字簽名技術(shù)的一種，可賦予電子文件法律效力。在不可編輯的版式文件上加蓋電子印章后，文件即具備了法律效力，將其做歸檔處理轉(zhuǎn)化而成的電子檔案同樣也是合法有效的。

（四）完整性

文檔一體化系統(tǒng)中，雖然文件管理系統(tǒng)內(nèi)的電子文件可根據(jù)需要導入檔案管理系統(tǒng)，但一般來說，導入的文件僅為文件簽批稿及未加蓋印章的電子文件終稿，缺少了“印章”這一證明文件效力的重要因素，還不能算是一套完整的電子檔案。通常的做法是運用雙套制歸檔模式，將紙質(zhì)文件數(shù)字化，然后導入系統(tǒng)加以補充。由于加蓋電子印章的電子文件在內(nèi)容及形式上與后續(xù)產(chǎn)生的紙質(zhì)文件完全一致，且具有了與紙質(zhì)文件相同的法律效力，將其直接歸檔不僅操作方便，而且文件效力也優(yōu)于雙套制歸檔中的電子復制件。此時，加蓋電子印章的電子文件與電子形式的簽批過程共同構(gòu)成一套完整的電子檔案。

三、針對電子文件不利因素采取的對策

（一）加強制度建設(shè)

電子文件從文件形成、整理到歸檔、利用，是連續(xù)的、不間斷的，對電子檔案全程管理，實施前端監(jiān)控。文檔一體化的核心是在文件形成過程中，制定相應(yīng)的工作細則，保護電子檔案的原始信息，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫和更改的文件，從而達到電子檔案的科學性、通用性、規(guī)范性。

（二）加強電子檔案的管理

要積極創(chuàng)造良好的保管條件，從溫濕度環(huán)境，防磁、防有害氣體、防擦劃傷、防變形等方面采取措施，確保信息與載體的完整與安全。采用再生性保護措施延長載體壽命，以保證電子信息長期利用。

（三）建立一支過硬的檔案室隊伍

開展電子檔案也要以人為本，依靠原紙質(zhì)檔案立卷的骨干力量，充分利用他們的優(yōu)勢。常年的工作積累使他們?nèi)菀着c檔案部門在電子文件歸檔上達成共識，要通過業(yè)務(wù)學習和技術(shù)培訓，盡快使他們掌握信息管理自動化的基礎(chǔ)知識和技能。檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展，必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，擁有廣博的知識，適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對策。

（四）“雙軌制”的必要性

鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性以及電子文件的易修改特質(zhì)，有必要將重要的電子文件硬拷貝存檔。目前電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采用“雙軌制”歸檔內(nèi)容形成兩套檔案，其歸檔使用不同的編目方法和貯存裝具，在紙質(zhì)檔案的歸檔目錄和備考表上標明電子檔案的編碼及保存位置，在電子文件歸檔目錄上也注明相同內(nèi)容。

（五）實施監(jiān)督檢查，確保信息資源安全

經(jīng)常性的檢查包括：檢查人員的安全防護意識；檢查各項規(guī)章制度的執(zhí)行情況；檢查機器設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)的安全運行情況；檢查網(wǎng)上數(shù)據(jù)的流動情況；檢查數(shù)據(jù)接受和備份情況等。