淺談提高地方志資料年度化工作質量的有效方法及途徑

黃振宇

按照《哈爾濱市地方志資料年度化實施辦法》及《哈爾濱市地方志資料年度化工作實施細則》的要求，在市志辦的精心指導下，市人社局史志辦五年來已搜集整理形成七個年度的資料長篇，合計88萬字，圖片412幅、重要文件205份。本文就提高地方志資料年度化工作質量的有效方法及途徑談點淺見。

一、工作現狀及存在的問題

2008年7月開始啟動資料年度化工作的當時，市勞動保障局史志辦只有兩名退休返聘的老同志負責史志編纂工作。2010年1月原勞動保障局與原人事局合并組建人力資源和社會保障局后，內設機構33個，局屬事業單位23個，其中局級學院兩所，副局級事業單位3個，承擔的業務職能繁雜、覆蓋面廣，專業性強，工作量大，涉及44個承編單位。為確保這項工作的順利進行并充實修志工作的后續力量，2010年9—10月，調任一名在職副處級干部到史志辦工作，并聘請原人事局一名已退休的處級干部、專門負責人事方面的資料搜集整理和加工。之后又調整了辦公用房，增添了辦公設備，調入一名專職打字員到史志辦工作，為搞好地情信息資料的編寫提供了很多便利條件。

在具體操作上，我們的主要作法，一是納入全局工作目標管理。在年初的全局工作會議上，局主要領導在工作報告中總結年度地情信息資料收集整理工作，同時提出工作要求，明確工作方式和任務，實行目標管理。二是確定資料主題和提綱，以局文件下發到各承編單位。具體要求是：圍繞人社局工作中心，即“為民生、促發展、保穩定”為主題詳略分明，著述性強，打破原有工作總結“穿衣戴帽”的固定格式，嚴格按志書體例進行搜集。節下條目體，條目分一級目、二級目，目下再分題。大事記資料以時間為序，一事一記編年體。圖片資料主要是工作場景照片，各類業務標準表和各類統計表。附錄資料是重要文件、文獻等單設文件夾統一存儲。在提綱編寫上以職能類別立節目，將全局整體履職情況歸納為12節86個節目。三是建立工作聯動機制，市局和所屬承編單位設有專人負責此項工作。局辦公室主管史志辦工作，派一名副處級干部主抓此項工作，聘請3名處級退休干部既負責續志編審，又參與地情資料搜集、整理、綜合匯總與市志辦聯系溝通。各承編單位負責人為目標責任人，指派一名專（兼）職人員具體負責資料的收集、整理、撰寫上報局史志辦后再進行把關修改，直到合乎要求為止。

年度資料工作雖已開展了幾年，但還明顯存在一些問題。一是主題資料不足，好多重點問題僅僅是點題，并沒有展開。記述出臺文件只標文號，不寫標題，其文件主要規定內容沒有表述。二是背景資料不足，一項工作或決策實施的具體原因不清，工作過程中發生顯著變化的要因沒有交待。三是沒按資料的編寫格式合成，仍以總結報告形式上報。有的似記流水帳，面面俱到，平鋪直敘，重點不突出。四是表述口徑上多以本部門口徑，而不是站在全局角度進行表述，特別是大事記多是部門的大事、要事，很多大事拿到全局的角度就構不成大事了。五是主體資料多有明顯的公文寫法，不能直奔主題，將黨風廉政，思想建設內容列入其內。時段表述上存在截止目前、當前（下）等模糊概念。

二、資料年度化的主要作用

幾年來的工作實踐，使我們初步嘗到了地情信息資料年度化工作的甜頭，體驗到這項工作的重要意義和作用，不僅可以為若干年后修志工作奠定基礎資料，也可為現實工作服務，是信息技術應用的主要基礎之一，地域文化不可或缺的重要組成部分，可以真實的記錄公職人員的履職過程，是保證未來地方志工作質量的根本性措施。正所謂：“功在當代，利在千秋”。

如2011年我局將搜集整理完成的2006—2009四個年度的地情信息資料長篇匯編成書印發給局領導和各處室。此書側重記錄了四年來全市人事、勞動和社會保障工作全面貫徹落實科學發展觀的履職過程，展示了人事、勞動保障制度改革創新的成果，囊括全部人事和勞動業務工作，且圖文并茂，受到局領導和各職能部門好評。大家一致認為，兩個局剛剛合并，機構處于調整階段，業務工作有待進一步交流、融合。有了這部書，使兩局領導和業務人員能較快地了解對方的業務工作及每項工作開展進行的情況，適時進行總結借鑒，推動工作開拓創新，當時主管史志工作的常務副局長陶永湖同志在審閱此書時作出批示：“感謝幾位同志默默無聞的工作成果及貢獻精神”。

2012年4月，市委黨史研究室為紀念建黨九十周年并出版系列叢書，部署各單位按照歷史成就、組織沿革、圖片資料、模范人物、大事記五個部分編寫有史以來的黨史數據庫資料，要求8月末前完成任務。時間緊、任務重。史志辦接受此項任務后，主要借鑒了志書和每年度的資料，按要求的時限整理了人事、勞動保障兩個局65年（1946—2011）55萬字、60幅圖片資料，在全市第一家完成了任務，受到表彰和好評。

2012年10月，市政府召開《哈爾濱百科全書》編纂啟動大會，該書框架結構和參考條目涉及我局勞動就業、社會保障、干部人事制度改革、人事管理等近20個辭條，預計文字量近萬字。這是一項非常艱巨的創造性勞動，由于史志辦占有資料翔實，領導決定此項工作由史志辦來完成。上半年已完成選題工作，四季度將開始正式撰寫。

2013年1月，市民政局承編的《中華人民共和國政區大典哈爾濱部分》我局是成員單位，分給我局《哈爾濱社會保障》相關辭條由史志辦順利完成，經民政局反饋內容和體例完全合乎要求。

由此可見，修志和資料年度化工作對現實工作的指導借鑒作用日益明顯，資料年度化工作十分重要，不可忽略。

三、提高資料年度化工作質量的主要途徑

地方志資料年度化工作是一項創新性工作，主要作用是為全面貫徹落實國務院頒布的《地方志工作條例》，為下一輪志書的續修提供全面、客觀、系統、翔實，有用的資料，并為現實工作服務。筆者試就提高此項工作質量與效率的途徑談點淺見。

一是領導重視納入目標管理。此項工作雖已進行了五年，市志辦出臺了相關文件，但具體貫徹落實還需基層修志單位的共同努力。我局即把此項工作列入年度目標考核，做到同部署，同落實，同檢查，同出成果。

二是保持修志隊伍的完整穩定。資料年度化工作人員大多由修志人員兼任。修志是一門專業，修志人員必須具有一定的文字能力和業務常識，必須把修志和資料年度化工作作為一門學問苦心鉆研方可勝任。我局現有44個承編單位，都設有專兼職修志人員，但年輕人居多，個別單位頻繁更換人員，這樣勢必影響工作銜接和質量。

三是設計提綱（條目）科學全面合理。年度資料的搜集首先要設計提綱，提綱的設計要囊括本單位的全部業務工作，同時做到主題突出，詳略得當。這就象命題作文，將資料限制在一定的框架之內，否則將下筆千言、離題萬里，收不到預期效果。

四是建立專業人員培訓、培養機制。市志辦應定期對修志人員進行專業培訓，每年至少舉辦一次培訓班。或印發工作指導資料和手冊，對修志人員進行業務指導。或出臺相關規定，要求各修志單位不得隨意調換修志人員，確保修志隊伍的穩定。

五是質量是資料年度化的生命。注重原始資料，堅持橫排豎寫的原則，抓住重點資料、理清來龍去脈，把反映事物的全貌、發展變化理清。雖不撰不著，但具有著述性的條目資料一定要搜集到位。既著手當下，又要放眼未來，避免若干年后修志資料的缺憾。