淺談事業單位檔案管理的現狀及對策研究

李雪丹

[摘 要]隨著時代的發展，社會對信息量的要求也越來越大，因此，檔案管理的作用也越來越重要，事業單位如果想要發展的更好，就必須做好檔案的管理工作，但是，事業單位的檔案管理工作存在一定的難度，需要管理者有極大的耐心和細心，在現今的社會中，事業單位的檔案管理工作仍然存在著許多的問題，亟需被解決，本文主要從在事業單位檔案管理中存在的問題以及解決問題的相應的對策等方面展開討論，希望能夠對事業單位的檔案管理工作有一定的啟發。

[關鍵詞]事業單位檔案管理；現狀；對策

檔案管理的工作就是對檔案的實體和檔案信息進行收集、整理、保管、鑒定、統計并提供利用服務的活動總稱，也是國家檔案在事業單位的最直接的體現。總的來說就是管理人員對事業單位的檔案進行收集、整理、價值鑒定、保管、編目、檢索、統計、編輯和研究，并為相關的對象提供檔案的利用服務，不要落后于時代的發展。

1、在當前事業單位的檔案管理中存在的問題

1.1檔案管理人員對檔案管理的重要性認識不到位

檔案管理工作在事業單位中起著非常重要的作用，事業單位的領導在對員工進行選拔和考核時候都需要查閱有關員工的檔案資料，對開展事業單位的工作有著非常重要的意義，但是許多的檔案管理人員卻沒有意識到檔案管理這份工作對事業單位的重要性，只是把檔案管理工作當成一份普通的對檔案進行保管和抄寫的工作，再加上檔案管理工作不能夠為事業單位帶來實質上的利益，而事業單位的領導對檔案管理工作也不夠重視，以至于檔案管理人員就更加忽視這份工作的重要性，導致檔案管理人員在工作是沒有足夠的熱情，發現在檔案管理中存在的問題也不會就是的上報，并且積極的解決問題，而是得過且過的忽略原本存在的不足。而且，由于對檔案管理工作認識不到位，以至于所有的檔案管理人員在工作的時候基本都處于一種混時間的狀態，對于一些本該立即完成的工作也不立即做完，而是一拖再拖，最終的結果就是導致當有人想要查閱檔案時，不能夠快速有效的查找到完整的檔案，而是一些還沒有整理完全的檔案，也正是這種不知道何時會有人查閱檔案的必定情況，使得檔案管理人員一直處于被動的狀態，檔案管理工作也進行的不盡如人意。

1.2檔案管理人員的相關的專業知識相對貧乏，素質比較落后

檔案管理工作聽起來比較簡單，其實對檔案管理的工作人員的素質要求非常的高，可是在大學里卻沒有相應的專業教授如何做好檔案管理工作，因為，大部分人都認為檔案管理工作非常的簡單，只需要工作的時候細心一點、耐心一點就好了，所以，現在所有檔案管理人員在最開始工作的時候都對這份工作了解掌握的非常少，而想要干好這份工作就需要幾年時間不斷的積累經驗，可是不是所有的人都能夠在一份工作崗位上堅持不懈的工作幾年，通常檔案管理的工作人員都是在還沒有充分了解有關檔案管理的相關知識和工作方法的時候就辭職或者是轉移到其它的部門去了，以至于現在的檔案管理人員的素質低下，并且相關的專業知識比較貧乏，也就導致了現在檔案管理的工作效率低下，穩定性差，而且在檔案管理中經常出現錯誤，使得檔案管理工作的發展遲緩，因此，提高檔案管理人員的素質是發展檔案管理工作的重要的舉措。

1.3檔案管理的現代設施陳舊，沒有跟上時代的發展

由于檔案管理部門不能夠為事業單位帶來直接的經濟利益，所以事業單位的領導對檔案管理部門都不是很重視，以至于在為事業單位更換設施時都不會想到為檔案管理更換設備，而是先為一些能夠為事業單位獲得直接利益的部門更換設施，所以事業單位的檔案管理部門的工作環境和條件相當的差，沒有健全的現代化辦公設備，導致現在事業單位的檔案管理已經無法適應現代化的發展，也無法跟上社會經濟進步的步伐。

2、提高事業單位檔案管理工作效率的措施

2.1加強檔案管理工作人員的認識及素質

國家為了提高各事業單位對檔案管理的重視程度，曾經頒布了許多類似于《檔案法》、《檔案管理法》等與檔案管理有關的法律法規，但是貫徹的不是很到位，以至于一些對國家法律了解不多的人認為國家不重視檔案的工作管理，因此，想要提高檔案管理人員對本工作的認識，就要加大檔案的宣傳力度，提高人們的檔案意識，使人們了解檔案是我國不可多得的財富，而且還要加強對檔案管理人員的素質教育，提高檔案管理人員的工作水平，首先就要保證檔案管理人員的穩定性，不要讓檔案管理的工作人員隔一段時間就換一次，檔案管理工作只有工作的幾年的人才能夠豐富的實踐經驗，才能夠做好檔案的管理。其次要隔一段時間對檔案管理人員進行專業知識教育，使其素質水平與時代接軌，充分掌握新型的檔案管理技術。

2.2建立完善的檔案管理的機構及制度

健全的機構和機制是落實檔案工作的組織保證。在各立檔單位內成立綜合檔案室，確定檔案分管領導、檔案室主任和檔案人員，明確各自職責，并根據內設機構情況配備兼職檔案人員，形成檔案管理網絡，是符合當前檔案管理工作實際的。而且在當今這個信息時代，計算機已經逐漸的普及，各單位也逐漸向信息化管理轉變，檔案管理工作也不例外，因此事業單位必須高度重視檔案信息化工作，把它列入工作日程，投入一定的資金，逐步配置信息化基木設備，同時要加強檔案人員的計算機管理知識培訓，爭取早日實現事業單位檔案管理部門的檔案信息化管理。

2.3加大資金投入，改善檔案管理工作人員的工作條件

在事業單位中由于檔案管理部門不能夠直接為事業單位獲得經濟利潤，因此在事業單位中處于一個比較尷尬的地位，當事業單位想要改善工作人員的辦公條件時首先想到的是為本單位出力最多、獲得的直接利潤做多的部門，而檔案管理部門兩種都不是，因此工作條件相對較差，直接導致了事業單位檔案管理落后的現狀，所以事業單位應該加大對檔案管理的資金投入，改善檔案管理工作人員的工作條件，完善在檔案管理中需要用到的先進的設施，以便早日實現檔案的信息化管理。

3、結語

改善當前事業單位檔案管理的現狀是時代發展的需求，但是，這種改善不是一朝一夕就能夠做到的，需要事業單位的領導與檔案管理的工作人員共同的努力，爭取早日實現事業單位的檔案信息化管理。