高校檔案信息化管理初探

[摘 要]隨著科學技術的飛速發展，人類社會進入了信息時代，數字化、網絡化作為信息時代的主要特征，給社會發展的各個領域帶來了深刻的影響，檔案信息化管理勢在必行。本文分析了檔案信息化的定義，檔案信息化管理的必要性，闡述了檔案信息化面臨的主要問題，并提出了相應的策略。

[關鍵詞]檔案信息化；高校檔案管理；電子檔案

由于社會信息化的發展，社會對檔案信息資源的需求日益增長，利用方式也發生著巨大變化。如何滿足社會需求、提供有效的檔案信息服務，加快檔案信息化建設的步伐是必由之路。

一、檔案信息化概述

檔案信息化就是在檔案管理活動中全面應用現代信息、網絡技術，對檔案信息資源進行配置、管理、開發和提供利用服務的過程。具體地講，就是依托現代數據庫技術，網絡技術等信息技術原理，采用計算機、掃描儀等信息設備，按照一定的技術標準和規范對檔案文獻進行加工、整理，使之以數字化的形式有效地組織起來，并且能夠方便、有效地提供給人們利用的過程。

檔案信息化可以從以下幾方面理解：一要實現檔案信息的數字化；二要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；三要實現檔案信息資源的共享；四要引發檔案管理模式的變革。

二、高校檔案管理的作用與檔案信息化管理的必要性

（一）高校檔案管理的作用

1、在教育評估方面的作用

開展高等教育評估是提高高校教育質量的一項重要舉措。然而，評估教育質量與檔案利用密不可分。豐富系統的檔案材料，全面準確的檔案信息，是高校開展教育評估工作的基礎和依據。

2、在教學改革中作用

高等教育體制改革、教學改革、高校教職工隊伍管理改革是普遍的、越來越深化的、涉及我國長遠發展的重大活動。不管改革從哪一方面下手，進行到何種程度，取得何種成果，都與高校檔案和高校檔案管理水平密切相關。比如，全國教育資源的整合配備，高等教育發展規劃的制訂，某些高校撤并、重新組合，乃至某一高校的專業增加或更新；課程設置、教學計劃安排、師資隊伍建設、教學管理等方面改革，都是形成檔案與利用檔案之過程。而上述改革都需要在依靠檔案信息和檔案數據，在總結經驗基礎上的方案論證、修改，以確保改革穩步推進和最終成功。

3、在科學研究工作中的作用

高校為培養出社會急需、專業對口、就業率高的人才，離不開科研工作。一所高校能否具備高精尖科學研究水平，也是衡量該校教育水平、教育質量的重要標準。高校科學研究工作首先得力于本校科技檔案的利用。科學技術是第一生產力。科技檔案是具有潛在利用價值的生產力要素。充分發掘利用高校科技檔案資源，將高校科技檔案中的先進科技成果，直接為發展高校科學研究工作，為積累高校科技實力，為國家科技發展、經濟建設和社會進步服好務，與企業合作，走出一條產學研良性互動廣闊大道，都依賴于高校科技檔案價值全面、系統與深入發揮。

（二）檔案信息化管理的必要性

1、高校檔案信息化管理是信息時代發展的需求

2008年9月1日，由國家教育部和國家檔案局聯合頒發的《高等學校檔案管理辦法》明確規定了高校檔案信息化建設與數字化校園建設同步進行的重要性。高校檔案信息化管理是響應無紙化辦公模式的推廣，響應數字化校園建設，適應信息化時代的要求。在信息時代，高校如何充分利用信息技術來提高檔案管理的工作效率，創新高校檔案管理工作模式，是高校檔案管理工作者應當解決和關注的問題，促進高校檔案信息化管理，對于實現高校的長遠發展有著十分重要的意義。

2、有利于檔案永久保存

近年來，高校發展規模越來越大，形成的檔案數量和門類日益增多，過去以紙質檔案為主的管理模式已經難以適應高校發展的新要求。越來越多的紙質檔案，不僅整理裝訂的過程中需要大量的人力物力，儲存起來要占用很多庫房，還會受儲存環境、蟲蝕及火災等諸多因素的影響，很多檔案難以做到永久保存。只有運用現代信息技術，建立以硬盤、光盤等多種載體的多元化、信息化、網絡化管理新模式，才能確保檔案信息的完整與安全。

3、有利于檔案信息資源的高效利用

有效查詢和利用檔案信息，是檔案管理的核心目的。實現檔案信息化管理，將極大提高檔案信息的利用效率和價值。如果實現檔案信息網上共享，檔案利用者將不受時間和空間的限制，只需要一臺聯網的計算機，即可進入高校檔案管理系統，查詢自己權限范圍之內的所需要的檔案信息，這將使得檔案編研、檔案查閱、利用等工作變得更為方便快捷，能更好地發揮檔案管理在現代高校建設中的重要作用。

4、有利于科學歸檔和建檔

傳統的檔案歸檔方法，往往是今年歸去年的檔，時間拖得比較長，難免會造成資料的損壞或遺失，檔案的信息化管理，校內各有關部門可隨時在檔案管理系統網上傳送或編輯、錄入檔案，這樣檔案管理人員就有更充足的時間進行數據整理、篩選、分析和歸檔，既保證了檔案質量，又避免了因時間延誤等原因造成的檔案的不完整。

三、高校檔案信息化管理的主要問題

（一）缺乏檔案信息化管理意識和技能

有些高校對于檔案信息化管理的重視程度不夠，不了解檔案信息化管理的重要性，相應地學校層面對于檔案信息化就缺少資金和政策上的支持，導致檔案管理人員積極性不高；同時也存在一些檔案管理人員沒有認識到檔案信息化管理的優勢，仍然墨守成規，停留在傳統紙質管理的模式下。另一方面，檔案管理人員更新緩慢，既懂計算？機網絡技術又懂檔案管理的專業人員很少，缺乏檔案信息化管理所需的技能。

（二）信息安全問題和保密問題

檔案信息化管理都是電子檔案的形式，其一，電子文件易復制、易篡改，在檔案的形成、傳輸、存儲的過程中，計算機網絡自身的一些問題可能會導致信息的流失，如一些系統故障、軟件錯誤、病毒、人為惡意破壞等；其二，紙質檔案上的單位蓋章和領導簽字具有法律效力，其真實性、合法性比較容易鑒別，而電子檔案由于其易復制、易修改的特點，其真實性、合法性的鑒別受一定條件的制約。在實際工作中，加強計算機、網絡安全保障體系尤為重要，同時還得依靠傳統紙質文件作為原始憑證。高校檔案信息中包含可公開提供給師生瀏覽查閱的資料性檔案信息，也包含涉及機密和按照相關規定不能公開的信息，可公開查閱的信息在校園網上師生通過普通注冊就可以瀏覽，機密信息根據保密級別一方面以紙質存檔，另一方面可存于計算機但是必須使用特殊密碼或者賬號進行查詢。因此要對檔案進行嚴格分類，切實做好信息安全保護工作。

四、高校檔案信息化管理的對策

（一）提高高校師生檔案信息化意識，加強檔案信息化管理的人才隊伍建設

要加強對高校師生的現代檔案概念、檔案的利用價值和作用以及檔案法律法規等的宣傳力度，使廣大師生對檔案信息化建設有全面深入的了解，充分認識檔案信息在實際工作和學習中的重要作用。要做好對各部門專兼職檔案員及全校師生電子文件歸檔辦法、如何利用檔案方面的培訓，讓全校師生有機會切實參加到檔案信息化建設之中，提供豐富有價值的信息資料，并能夠充分利用檔案信息平臺，推進學校的檔案信息化管理。

知識經濟時代，人才是最重要的資源。檔案信息化建設本身又是最具有知識經濟時代特征的新興領域，具有獨特的專業特點，因而人才無疑是最重要的建設源，是保證檔案信息化建設持續發展的關鍵之一。高等院校是檔案信息化專業人才的培養基地，具有較強的師資力量，較高的科研水平和完備的教學設施。應以高等院校為中心，培養檔案信息化建設需要的人才。如根據檔案信息化建設的需要，進行課程改革；在教學計劃中增加信息技術和信息化課程的比重；檔案研究生教育中增設檔案信息化研究方向。通過專業方向上的變化和課程體系改革，使高等院校的檔案學專業成為檔案信息化高端研究型人才、宏觀層次人才、管理型人才和技術性人才的搖籃，為檔案事業的持續發展提供人才支持。最后，建立制度化、多元化的檔案信息化繼續教育體系。面對檔案信息化建設的緊迫形勢，大部分在職人員沒有時間和機會到高校進行系統學習。根據這一情況，可以采取專題講座、實習培訓、現場研討等繼續教育方式，具有時聞短、效率高、內容專～、形式靈活的特點。是在職檔案人員學潮新知識、新技術，掌握新技能、新方法，探討新情況、新聞題，及時提高信息素養，培養信息技能的有效途徑。檔案信息化人才建設是一個漸進過程，人才培育制度和人才管理政策必須與時俱進、適時調整，以適應人才狀況的變化和信息化建設發展的需要。

（二）提高技術支撐，建立完善的電子檔案管理利用和安全保障體系

隨著信息網絡技術的廣泛應用，信息失密、病毒泛濫、系統癱瘓等現象屢見不鮮，信息安全問題日益突出，成為世界各國面臨的共同挑戰。應對檔案信息安全采取的措施主要有：第一，設計信息安全模式。放眼國內外關于信息安全模式有很多種，如多級安全模式，多邊安全模型，信息技術安全性評估通過準則等等。這些摸型和標準具有不同的特點，適用于不同的情況和領域，為構建檔案信息安全保障體系提供了依據、參考和借鑒。第二，構建各類安全防護體系。可以從幾個方面進行，如網絡安全防范體系建設，數據安全防范體系建設，計算機系統安全防范體系建設，病毒防護體系建設以及安全防范管理制度建設等。同時在建設這些體系的過程中還要做好系統的安全評估工作，以便從總體上把握目前自身的信息化程度和水平，構建動態的、整體的信息安全防護體系，從兩為下一步發展打姆基礎。第三，采取一些行之有效茲技術手段應對某些輿體的技術問題。除了信息加密技術、信息確認技術、訪問控制技術、備份復制技術等，對一些具體的信息安全問題應采取有針對性的技術手段。如運用電子簽名法技術對電子商務中的電子文件信息內容翡安全進行規范，明確了數據毫文的法律效力，從麗實現了電子文件在傳遞和使用中的安全性和可控性。第四，建立有效的管理體系。各種技術措施雖然可以為網絡、計算機、存儲設備、系統服務、應用程序等軟硬件系統建立“硬件”防護體系，德要餿他髑真正起作用，還需要管理這樣的“軟件”防護體系與之協同工作。第五，完善檔案信息內容安全保障的法規體系。

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作者簡介：羅丹（1982-），女，漢族，湖北，碩士，教育技術學，上海師范大學檔案館，檔案管理