新時期檔案的數(shù)字化管理

梁靜

[摘 要]近兩年來隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，檔案的數(shù)字化管理越來越受歡迎。檔案的數(shù)字化管理有很多優(yōu)點，如提高了經(jīng)濟效率、辦公效率、增強了對原件的保護(hù)等。本研究通過分析檔案的數(shù)字化管理的優(yōu)點，探索新時期檔案的數(shù)字化管理的現(xiàn)狀，分析其中存在的一些問題，如網(wǎng)絡(luò)黑客對檔案秘密性的威脅等等，并針對性的提出一些措施。

[關(guān)鍵詞]檔案數(shù)字化；優(yōu)點；現(xiàn)狀分析

現(xiàn)階段，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足人們生產(chǎn)和工作的需要，在傳統(tǒng)的檔案管理中存在著很多弊端，如存儲問題，查詢問題等都嚴(yán)重影響我國諸多事業(yè)的發(fā)展。近兩年以來隨著以計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的計算機技術(shù)的發(fā)展，已經(jīng)將人們帶入了前所未有的信息社會，而計算機設(shè)備的發(fā)展加上檔案工作的繁重等原因促進(jìn)了新時期檔案數(shù)字化管理事業(yè)的發(fā)展，現(xiàn)今如何促進(jìn)檔案數(shù)字化管理的發(fā)展，提高檔案管理的質(zhì)量是需要解決的核心問題。

1. 檔案數(shù)字化管理的必要性和優(yōu)點

1.1新時期檔案數(shù)字化管理的必要性

傳統(tǒng)的檔案管理模式因為存在著一些弊端，已經(jīng)不能適應(yīng)新時期的發(fā)展要求。傳統(tǒng)社會下的檔案管理的缺點，首先是管理任務(wù)的繁重，因為對于數(shù)以百計，數(shù)以萬計的數(shù)據(jù)資料都是要用紙質(zhì)文本存留下來，當(dāng)然就需要大量的檔案人員進(jìn)行謄寫、整理、校對等工作，不僅浪費時間，而且對于人力資源也是極大的浪費。此外對于一些重要的文案的保存也是個問題，尤其是一些歷史性的資料，經(jīng)過長時間的存儲，難免會損壞，這樣對于歷史研究和人文研究都是個很大的損失。試想大量的文獻(xiàn)都被存儲下來，這樣對于后期的查找也是個問題，如果需要某種資料的話，需要一點一點的翻閱，查找文獻(xiàn)的年份，存儲地點等等，這樣的檢索對于利用者的時間也是極大的浪費。

1.2檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點

檔案數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲。檔案的數(shù)字化管理相對于傳統(tǒng)的檔案管理模式有很多優(yōu)點。第一點，檔案的數(shù)字化管理提高了經(jīng)濟效益，傳統(tǒng)的管理模式需要大量的檔案人員，存儲空間等等，而現(xiàn)在直接將檔案存儲在電腦里，就大大的減少了存儲空間的利用，而且也不需要很多檔案人員進(jìn)行謄寫、校對，這樣也節(jié)省了很多不必要的工作人員開支。第二點，檔案的數(shù)字化管理提供了辦公效率，數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。人們可以足不出戶的進(jìn)行檔案資料的傳送與接受，不同國家的公司企業(yè)之間也可以通過數(shù)字化的檔案交流，這樣就節(jié)省了很多不必要浪費的時間。第三點，增加了對檔案的原件保護(hù)，將紙質(zhì)化的檔案換做數(shù)字化的檔案后，保存起來更加容易，不易損壞。尤其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護(hù)，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

2.淺析新時期檔案的數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

2.1檔案數(shù)字化工作的保密性受到威脅

雖然檔案的數(shù)字化管理相比傳統(tǒng)的管理模式有很多優(yōu)點，我國的數(shù)字化管理方面并不是很成熟，因此仍然存在一些本質(zhì)上的問題。首先就是檔案的保密性工作，因為大量的數(shù)據(jù)都被儲存到網(wǎng)上，而網(wǎng)絡(luò)是一個十分復(fù)雜的小社會，比如一些黑客的介入和電腦病毒的傳播，都可能導(dǎo)致系統(tǒng)的崩潰，更別提這些數(shù)據(jù)了，而且這些數(shù)字化的檔案往往都沒有紙質(zhì)檔案作備份，因此，如果遭到侵襲的話，后果是不堪設(shè)想的。比如在網(wǎng)上很容易查找到一個人出生年月，進(jìn)而得到其身份證號碼，這樣的話，個人隱私就很容易泄露了，這樣哪還有什么個人隱私而言。長此以往，人們對檔案的數(shù)字化管理的信譽度也會慢慢降低。此外還存在著一些網(wǎng)絡(luò)上的黑色交易，出于對金錢的崇拜，個別人員違背個人原則，而出賣重要的資料，從而對企業(yè)或是單位造成了很嚴(yán)重的后果。

2.2檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

除了檔案的秘密性工作之外，檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)也需要提高。一方面他們的技術(shù)水平需要提高，有時遇到一些很基本的電腦操作問題，就可能會被難住，不知道怎么操作。還有他們搜集信息，處理信息的能力也需要提高，因為在處理檔案之類的工作時，需要對很多資料、數(shù)據(jù)進(jìn)行分門別類的整理。如果搜集信息的能力差的話，就會影響到整體的工作效率。綜上述，檔案人員存在的本質(zhì)問題就是實際操作技能的欠缺和實際經(jīng)驗的不足。當(dāng)然這與他們接受的教育模式脫不了干系，傳統(tǒng)意義上的教育，過多的強調(diào)了書本上的知識，而忽略了實際技能的鍛煉，而這些卻恰恰是當(dāng)代大學(xué)生所缺少的工作技能。另一方面，檔案人員的自身素質(zhì)需要提高，檔案工作很多都涉及到公司或是單位的機密，因此作為企業(yè)中的一員，應(yīng)該有責(zé)任為公司的機密文件做好保密工作，不能出現(xiàn)上述的因為金錢上的利益誘惑，而違背個人的處事原則，做出出賣重要機密文件的事。

3.提高檔案數(shù)字化管理質(zhì)量的幾點建議

3.1做好檔案的保密性工作

做好檔案的保密工作是檔案數(shù)字化工作的中心，那么針對上述出現(xiàn)的問題，應(yīng)該采取哪些針對性措施呢？首先筆者認(rèn)為，檔案人員要對本公司或單位的文件檔案做好加密工作，開啟防火墻，防止收到網(wǎng)絡(luò)黑客或是病毒的侵害，當(dāng)然這需要一些技術(shù)上的支持。此外，要形成嚴(yán)格有效的監(jiān)督機制，防止公司或單位內(nèi)部出現(xiàn)泄露公司檔案機密的事情。此外為了以防萬一，公司要為中國要的檔案做好備份，防治系統(tǒng)癱瘓之類的問題對檔案的儲備產(chǎn)生不良影響。

3.2提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

除了做好檔案的保密性工作之外，還要提高檔案人員的自身素質(zhì)。首先提高他們的專業(yè)知識技能，這要求他們在大學(xué)期間，要認(rèn)真學(xué)習(xí)課本上的這部分知識，除了這些知識之外，，還要掌握一些基本的計算機技能和資料搜集與處理的能力。當(dāng)然專業(yè)知識技能僅僅是一部分，實際操作技能的訓(xùn)練也是一個重要環(huán)節(jié)，這要求檔案人員要合理安排自己的時間，針對性的做些實踐性的訓(xùn)練。當(dāng)然企業(yè)也可以對公司的檔案人員進(jìn)行定期的技能培訓(xùn)，以提高或更新他們的實踐操作能力。最重要的一個方面，檔案人員要提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)，嚴(yán)格要求自己，檔案工作涉及到機密性的問題，因此他們應(yīng)該提高自己的責(zé)任感，在做好檔案處理工作的同時，也要做好檔案的保密工作，不能受利益的驅(qū)使，而做出違背自己職業(yè)要求的事情。此外企業(yè)或是單位也應(yīng)該做好監(jiān)督工作，包括自上而下的監(jiān)督和自下而上的監(jiān)督工作。

結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)階段檔案的數(shù)字化管理已經(jīng)是時代所需，雖然我國新時期檔案數(shù)字化工作取得了很大突破，但是仍然存在著一些問題，因此需要檔案人員和政府管理人員共同協(xié)調(diào)，增加技術(shù)管理的投入，加強管理的力度，全方位做好我國檔案的數(shù)字化管理工作，一步步的提高檔案管理的質(zhì)量，到那時，我國的檔案數(shù)字化管理工作也會取得巨大突破的。

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