淺談高校人事檔案管理員工隊伍水平的提升

楊紅云

人事檔案管理工作是高校行政工作的重要組成部分，而優秀的員工隊伍能夠有效地提升人事檔案的管理水平，這就需要對員工進行系統的培訓。在這種背景下，概述了檔案管理與員工教育培訓的相關理念，進而分析了高校人事檔案管理培訓評估的內容與培訓課程建設。

高校 人事檔案管理 員工隊伍 水平提升

一、引言

高校人事檔案是記錄教職員工個人經歷、思想作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的原始文件材料，是教學、科研、職稱評定以及考核任用干部的重要依據。高校的人事檔案是學校內部各項改革的重要依據，關乎著學校的發展與建設，因此，加強高校人事檔案管理，充分利用好人事檔案資料，對高校發掘人力資源、強化管理機制、實施科學管理、維護職工合法權益都具有重要的意義。高校的人事檔案中儲存了許多人才資源的信息，包括學術研究進展與學術成果創造的信息。因此，加強高校人事檔案管理工作是實現社會信息交流與共享的體現。在新時代背景下，檔案管理人員應根據職責辦理檔案點收、分編、整理、保管、鑒定、清理、應用等事宜。因此，檔案管理人員應具有檔案管理所需的專業技能，并遵守專業倫理。教育培訓是高校人事檔案管理人員發展的一環，也是提高服務品質的有效方法。通過培訓，能夠有效提升檔案管理人員的專業化和職業化素養和檔案處理工作效率，為學校建立規范化、科學化的檔案管理系統，進而改善服務績效。

二、員工教育培訓的價值

了解高校辦理檔案管理人員培訓是否達到其目標，并尋求培訓過程中各環節事物所產生的得失與利弊以及應加強或改進的地方十分必要，通過評估能夠理清培訓的功能與成效，有助于切實提升高校人事檔案管理員工隊伍的整體水平。具體而言，員工教育培訓具有如下幾個方面的意義：一是員工教育培訓有利于提高員工的思想認識和技術水平，是高校實施人才戰略的根本體現。高校檔案管理部門要想在短時間內取得人力資源方面的長足進步，一方面，是廣招賢良，建立良好的團隊；另一方面，則是要對員工運用先進的理論和技術教育培訓。二是員工教育培訓是建設學習型組織的需要。現今的社會是一個學習型社會，而建設學習型組織的著手點就是進行員工的教育培訓，讓員工通過學習在提高思想水平和業務能力的同時，逐步養成愛學習的習慣。三是員工教育培訓有助于人事檔案管理員工團隊精神的培養，增強員工的凝聚力和向心力。員工教育培訓就是培養員工團隊精神的重要手段。

三、高校人事檔案管理培訓評估的內容與培訓課程建設

（一）培訓評估的內容

培訓的內容視其培訓對象的不同，其課程內容設計安排通常也有所不同，但培訓后的追蹤反饋機制，應一視同仁，不應職位層級而有所差異。評估內容可分為“投入評估”“過程評估”與“成果評估”等三方面。

投入評估內容可分為三項重點：一是培訓政策與制度的評估方面，考察是否設置以下措施，如培訓發展方向、長期人才培育計劃、人事制度（如升遷、考核等）與培訓配合情形、員工儲訓制度、員工事業發展制度、健全培訓行政制度。二是培訓組織與人力評估方面需注重以下原因，如培訓單位在組織的地位是否能發揮相當的影響力，而培訓單位主管、培訓人員的遴選是否合適、經費預算是否足夠支持等。三是培訓設施評估的重點，如培訓課程教室、培訓相關設備、培訓的教材設施。四是過程評估是指為衡量培訓的過程是否完備，其評估的重點如培訓目標明確性、課程內容是否切合目標及培訓成效是否達到預期培訓目標等。五是成果評估是衡量培訓的成果，其衡量的主要項目為，是否達成培訓目標與有效率的達成，因培訓產生效益有多少，及培訓帶來多少資源的效益等。

（二）培訓課程的建設

一是培訓單位的效能層面，致力教育培訓的宣傳，提升服務品質。當前在培訓單位的效能層面中，對于“培訓單位重視受訓員工意見并積極回應”方面比較不認同，應繼續推動并檢討審思應對受訓員工的實際需求、未來培訓單位如何強化課程設計、清楚界定培訓對象及培訓需求等內容，建構流暢“問與答”平臺的雙向溝通系統機制，給予培訓成效的評估，進而研擬相關培訓計劃。建議在形塑優質檔案管理人員的觀念下，采用高質量、多元選擇的方式，發展特色課程，以持續吸引檔案管理人員前來參訓的意愿。

二是在受訓員工的學習態度層面，增進互動溝通協調能力。當前在受訓員工的學習態度層面中，以“培訓時，我狠努力學習”認同感最高，反之，“我會與培訓師討論業務上所遭遇的疑難問題”認同感較低。因此，參訓員工對于學習知能是主動積極的，應鼓勵受訓員工發掘與討論問題，與培訓師切磋研討，從中發現新論點并繼而取得業務新知識，轉變創新致力于工作團隊。同時在選擇培訓師時，應考量其對培訓課程及檔案實務工作的熟悉度與專業度，以增進受訓員工在培訓學習時達到最切實的成果。

三是在參訓原因層面，強調培訓價值，開啟學習動機。當前“參加本培訓課程是為了使追求自我成長”方面的認同感較高，而“參加本培訓課程是為了取得終身學習證明”方面認同感最低。顯示，現今檔案管理培訓課程大多重視專業能力的提升，除知識的培養外，為了使生活更充實，應提升管理與專業能力并追求自我成長。另外，在不同性別、年齡與職位的參訓原因層面，受訓員工對“培訓課程特性”與“培訓整體成效”層面無顯著差異，表示受訓人員對于檔案管理培訓課程認同感大致相同，且大部分受訓員工認為自已很努力學習。檔案管理主管人員與非主管人員的培訓動機取向，也并無差異，大部分受訓員工認同培訓課程對其處理業務很有幫助，且有助于增進升遷優勢，使生活更充實，擴展人際關系，追求自我成長。

四、結語

除了上述分析，進入21世紀以來，以計算機技術和網絡技術為代表的信息技術日益滲透到我們日常生活工作的各個領域。因此，高校還必須加快學校人事檔案信息化建設。首先，這要從全局高度深刻認識加強學校人事檔案信息化建設的意義。其次，要整合學校人事檔案資源，分階段、分層次建立共享機制。各級主管部門要協調統一，針對學校人事檔案現有數據庫中存在的問題，調度技術力量進行系統研究，在認真調查、充分聽取人事檔案工作第一線人員意見的基礎上，選擇一個能夠對應本校人事檔案工作涉及的各項內容的通用數據庫軟件。再次，要切實提高人事檔案工作隊伍的計算機應用能力。人事檔案管理工作是一項很重要的信息資源管理工程，人事檔案是知人用人的重要依據，是人才開發的重要信息源。各高校應該下大力氣加強人事檔案的管理工作，建立健全人事檔案管理制度，提高人事檔案管理人員素質。

參考文獻：

[1]王麗君.對高校檔案管理人員素質提升的幾點思考[J].中小學校管理與科技，2011，（01）.

[2]林莎.促進高校人事檔案科學管理的對策分析[J].經營管理者，2010，（13）.endprint