抽屜式管理模式在高校行政管理工作中的應用分析

摘 要：本文扼要分析了我國高校行政管理工作中存在的問題，從問題原因入手，提出用抽屜式管理模式加強高校行政管理工作，以提高高校行政管理工作質量和效率，提升高校運作效率和管理水平。抽屜式管理模式在高校管理工作中的應用，能明確各個部門的職責與權力，提高行政工作效率，協調好各部門、各崗位工作，同時，也能反映行政人員職責履行情況，期望通過本文論述，使其在全國范圍內高校推廣開來。（本文原刊于南京師大學報社會科學版2014年8月）

關鍵詞：抽屜式管理模式；高校；行政管理工作；問題；權力；職務

行政管理是高校三大管理工作之一，它決定著高校的管理水平和運行效率。鑒于這一工作的重要性，高校越來越重視行政管理改革工作，對于高校行政管理模式的研究更是越來越多?！俺閷鲜健弊鳛橐环N“權責利”分明的管理模式，應用于高校行政領域，能有效解決當前高校行政管理中存在的一系列問題，彌補工作中的弊端和不足，提高行政工作效率，提升高校管理能力。所以，應在全國高校范圍內大力推廣抽屜式管理模式，將其用于行政管理工作中，以期達到預期目的。

1 抽屜式管理模式簡析

在現代管理學中，抽屜式管理模式是一種通俗、形象的管理術語，是指每個管理人員辦公桌抽屜里都有一個明確的職務工作規范，對每個職位的職、責、權、利有明確規定，既不能有權無責，也不能有職無權，使權責利相互結合，協調好各職位之間的工作，以及縱橫向配合事宜，達到理順管理關系的目的。

抽屜式管理模式操作步驟：第一步，建立一個由各部門組成的職務分析小組；第二步，正確處理好集權與分權之間的關系；第三步，明確管理目標，層層分解，層層落實，最終落實到一線工作職位上；第四步，編制職務工作規范，對每一職位制定工作要求準則；第五步，考核制度與獎懲制度相結合。

2 當前高校行政管理工作中存在問題

高校行政工作內容多、范圍廣，與教學、科研等工作涉及甚廣，無形中加大了行政管理工作量和工作難度。面對巨大的工作挑戰，高校行政管理中的一些弊端和不足不斷地暴露出來，具體表現為以下幾個方面。

2.1 職權不明，工作效率低

高校行政管理工作在機構設置上有模仿政府機構的一面，以致行政管理部門設置不科學、人員安排不合理，存在部門臃腫、職權重疊交叉、責權不明等問題。加之，缺乏工作熱情，工作積極性不高，沒事總是閑扯，造成工作效率難以提高。一旦工作上出現問題，不分明的“職權責”職位分配，就成了一些行政人員推卸責任的理由，不利于形成良好的工作作風。另外，不少行政人員抱有“形式主義”，只要求表面上過得去，不注重工作實效，使得一些工作流于形式，降低了工作質量和工作效率。

2.2 內容繁雜，操作困難

高校行政管理工作涉及范圍廣，時間性強、要求高，使得工作內容具有一定的多樣性和廣泛性。由于行政管理工作光而雜，各部門難以均分，必然導致工作量和工作難度分布不均勻，這種不公平的工作安排會挫傷工作者的積極性，工作開展起來也較為困難。此外，行政工作事無巨細，大大小小工作都要管，行政人員面對如此繁瑣的工作，即使事前制定工作計劃，也難以保證有序開展行政管理工作。

2.3 “官本位”思想嚴重，濫用職權

高校一般按照“金字塔”模式設置崗位，最高權力往往集中在塔尖，而底層人員的權力最低。高校行政領導大權獨握，很容易形成“官本位”思想，加之，民主和權力監督的缺位，易導致工作作風不正、行為不端，做出濫用職權的事情。其實，無論職位大小，許多行政管理人員都存有“官本位”思想，圍著領導轉，什么事都要向領導看齊，甚至按照領導意思做一些不正當事情，形成了一種惡性、不健康的工作關系，最終必將逃不過經濟責任懲處，以及法律制裁。

2.4 業務水平低，管理技術落后

近些來，隨著高校職能的不斷完善，逐漸發展成為了功能（辦學、科研、社會服務等）綜合的學術機構，這就定了行政管理工作范圍和內容，對行政人員提出了更高、更具體的要求。所以，高校需要一支高水平、高素質的行政管理隊伍。但是從當前高校行政管理人員的專業素養來看，多數是非專業人員，大多半路出家，只有少部分人畢業于專業院校，懂得一些行政管理知識，由于缺乏專業知識和管理技能，工作上只能憑借個人理解和主觀臆斷，降低了工作質量和效率，同時，也不利于行政人員個人發展。

3 抽屜式管理模式在高校行政管理工作中的應用

高校行政管理工作中不同程度地存在職責不清、分工不明、權力與責任背離等問題，造成不少行政管理人員辦事拖拉，工作效率偏低等后果。這不僅僅會降低行政管理工作的實際效果，更是助長了墨守成規、因循守舊、不講實效等不良風氣。而抽屜式管理模式的方法簡單、易懂，又易于操作，同時也能使行政管理工作做到職責明確、有章可循，所以只有進行抽屜式管理才能將職、權、責、利四個方面相互結合，做到職務分明，權責明確，協調工作，因此，應在高校行政管理工作中引入抽屜式管理模式。起初，抽屜式管理模式只應用于企業行政管理，后來才逐漸拓展到事業單位范疇內。雖然高校組織性質不同于企業，但抽屜式管理模式的構建步驟大致相同，并無明顯區別，具體操作步驟如下。

首先，結合高校及各部門情況，將相關領導組建成一個職務分析小組。高校內部工作涉及學生、教學、科研、后勤等工作，外部工作涉及家長、社會、用人單位等，作為包含如此復雜社會關系的“綜合體”，必然有很多行政工作。面對于千頭萬緒、事無大小的行政工作，讓誰做、如何做，怎么做才能做好，都需要進行科學規劃和合理安排。對此，需要結合高校實際情況建立一個職務分析小組，專門負責以上工作。值得特別指出的是，職務分析小組的組建立足于高校實際情況的基礎上，還要依靠科學而正確的分析評估，才能確保組織設計的有效性，制定切實可行的工作安排計劃，使小組切實發揮自身應有的作用。

職務分析的反饋資訊是工作安排與實施計劃的制定依據，所以職務分析正確與否，直接決定著高校行政職務設置的科學性，以及管理工作開展的暢通性和有效性。從這一點看，職務分析工作非常重要，必須給予足夠重視。

其次，處理好高校行政管理中集權與分權之間的關系。之所以要處理好這一對關系，主要在于適當的集權與分權關系，利于激發行政管理工作人員的工作積極性和創造性，關系著行政管理人員能否做好重要的事，能否高效完成工作。對此，幫助管理人員樹立“職本位”思想，擺脫“官本位”思想，無論任何工作都要以學校利益為先，從大局出發，嚴格按照工作制度辦事，不可投機取巧、徇私舞弊，一經發現工作作風問題，定要嚴格處理。

在筆者看來，本沒有絕對的集權，更沒有絕對的分權，無論怎么控制，都取決于高校的實際情況。經過多年工作實踐，集權與分權的合理控制主要看兩個方面，其一是合法性，其二是控制性。所謂的合法性就是依法辦事，按照規章制度行事。在制度體系的框架下，下級管理者所負責的工作都要遵守制度，按時匯報給上級，并接受上級指導和監管，而上級擁有管理決策權，同時要受其他級別人員監督。至于控制性，就是上級要全面了解下級工作，實時把控下級工作動態，而下級則要定期向上級匯報工作，讓其及時、全面掌握下面的工作情況。

再次，圍繞行政管理工作目標，層層落實權責，逐步落實職責權限范圍。制定行政管理工作總體目標，在此目標下，將職責層層分解、層層落實，避免出現職責空隙或重疊。只有切實落實職責權限范圍，才能阻止濫用職權，使各項工作健康運行。在制定總體目標時，要求職務分析小組成員和行政管理工作者都要以主人翁身份參與討論工作，共同制定符合實際情況的總目標。

第四，從高校利益出發，為行政管理工作編寫“職務說明”和“職務規則”，制定職務工作要求準則。常言道，沒有規矩不成方圓，想要順利展開高校行政管理工作，就必須制定一套工作要求準則。它的制定要符合實際情況，科學、合理，可操作性和可行性高，利于激發行政管理人員的工作積極性。同時，要獎罰分明，按同一標準對待管理對象，保持工作原則性。

第五，與績效考核、獎懲制度結合起來?？己伺c獎懲制度是抽屜式管理模式得以貫徹落實的條件。行政管理工作中，如果不能對行政人員的工作表現給予相應的獎懲，管理活動必定是無效的。所以，要將行政管理工作與工作績效考核、獎懲相結合，表現好的人要給予獎勵，表現不好的人要給予獎懲，做到獎罰分明，提高工作團隊凝聚力和向心力，才能提升行政管理工作效果，解決當前工作中的問題。

4 結束語

總而言之，抽屜式管理是一種易懂、易操作，可行又有效的管理模式。它在高校行政管理工作中的應用，使管理工作的職責明晰、職務分明，讓每一位行政管理工作者明確知道自己做什么、怎么做，以及如何做好等問題，彌補過去工作中的不足、消除弊端，從而促進管理工作效率的提升，最終提高高校的管理水平和運行效率。所以，抽屜式管理模式有著自身的獨特優勢和作用，值得在高校行政管理工作中廣泛應用開來。同時，也要與時俱進，不斷吸收與借鑒先進的管理理念和模式，持續提升高校行政管理工作效率，以適應變化的新形勢和新需求。（本文原刊于南京師大學報社會科學版2014年8月）

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作者簡介

尹明（1978—），男，江蘇鎮江人，本科，江蘇科技大學助理研究員。