文件傳閱中的問題與對策

摘 要：文件傳閱在文書工作中是一項相當重要的內(nèi)容，有助于領(lǐng)導更有效的處理事務(wù)和與員工之間互通信息。加深對文件傳閱工作重要性的認識，發(fā)現(xiàn)目前文件傳閱過程中存在的一些問題，并找到相對應(yīng)的對策能有效地提升工作效率。文件傳閱工作在歷史資料積累方面也起著相當重要的作用。在日常的工作中迅速、正確地把每個領(lǐng)導閱讀文件后的指導意見做好記錄，并且把領(lǐng)導在文件原件上所批閱的內(nèi)容歸檔保存，一方面方便以后更迅速地找到原始資料和依據(jù)；另一方面時間越久，文件本身的價值更加大。

關(guān)鍵詞：傳閱；效率；問題；對策

所謂文件傳閱，就是在較短的時間內(nèi)，安排很多人閱讀同一份文件。在大機關(guān)多配設(shè)專人負責，在中、小機關(guān)，則往往由機要員、內(nèi)收發(fā)人員兼負其責。傳閱能使既有文件最大限度地發(fā)揮作用，也是領(lǐng)導人交流信息，了解情況，溝通意見，乃至共同決策的一種工作方法

文件傳閱不僅要求文書工作人員掌握一定的文書處理工作的原則規(guī)定和基本要求，還需要留心觀察文件傳閱的主要特征和規(guī)律，這樣才能讓文件傳閱工作更加靈活，不至于太死板，讓文件傳閱在工作中起到承上啟下、聯(lián)合內(nèi)外的作用。在最近幾年中，黨政機關(guān)、企事業(yè)單位在文件傳閱過程中存在著一些突出問題亟待解決。

1 存在問題及表現(xiàn)

1、只簽不閱和批文不詳。這主要表現(xiàn)在很多領(lǐng)導對閱讀文件的重要性還不夠重視，只忙于其他工作，把閱讀文件當作一種沒必要的負擔，認為閱不閱讀文件根本無關(guān)緊要。有的領(lǐng)導即使閱讀文章也只是隨便看一下，了解一下文件的題目和標題信息，然后就隨便簽下自己的大名。他們在文件上做的批示，沒有詳細的描述，只是粗枝大葉的隨便寫一下，這樣給接下來要按照他們的批示去執(zhí)行工作的員工帶來了很多不便。這樣的做法有時候會讓工作無法有效地開展下去，有時甚至會帶來嚴重的錯誤。

2、閱文拖沓，傳閱埂阻。有時候當文件傳送到領(lǐng)導那里之后，領(lǐng)導由于忙于工作而忽略或者是忘記了閱讀文件，經(jīng)常把文件壓在那里很長時間，這樣耽誤了其他員工閱讀文件的時間，導致某些文件精神不能在員工中及時地傳達下去。更有甚者由于把文件壓的時間太長，導致文件丟失，給接下來的工作帶來諸多不便。特別是那些需要立即處理的事情，由于傳閱時間太長而被耽擱了。

3、傳閱文件不及時歸檔。當文件傳給承辦單位或承辦人之后，他們把事情處理完了便忽略了文件，不把文件立即交還給文秘部門，時間久了之后造成文件丟失。導致文件原件不能被保留下來，為日后的查閱工作帶來麻煩。有的文件傳閱手續(xù)很簡單，沒有太多要求，當員工出現(xiàn)人員變動時，由于交接工作沒有做好，有的員工私自將文件資料帶走或者是隨意丟棄，導致文件根本無法歸檔。在年底進行文件清理的時候，根本找不到相關(guān)的文件。

2 解決措施和辦法

1、端正閱文態(tài)度、健全閱文制度。由于文件的傳閱對象主要對象是領(lǐng)導，這就需要提升領(lǐng)導們對文件傳閱的認識，讓他們知道文件傳閱的重要性。端正領(lǐng)導傳閱文件的態(tài)度，一方面能保證他們閱讀文件的質(zhì)量，另一方面能讓文件精神得到更好地落實。把這個方面的事情做好了，文件傳閱過程中涌現(xiàn)出來的很多問題都能得到有效地解決。建立完善的閱文制度，從制度上來規(guī)范閱文工作，是文件精神能夠順利傳達下去的重要保證。辦公部門要根據(jù)自身的實際情況，制定出行之有效的傳閱制度，對未按規(guī)定來執(zhí)行的員工給予一定的考核，這樣能有效規(guī)避文件傳閱過程中出現(xiàn)的一些問題，還能使日后文件的歸檔工作更加方便。

2、增強責任感、改進傳閱方法。各員工要明確自己的責任，知道自己工作的重要性，把文件傳閱工作與文件精神的落實緊密地聯(lián)系起來。認真閱讀每一份文件，把自己的想法在文件上詳盡地表述出來。當文件閱讀完之后，迅速將文件傳到下一個部門，讓工作能夠得到有序的開展。把之前文件傳閱過程中不好的方面要改正過來，不需要把文件不加審閱就全部送到領(lǐng)導那里，首先對相關(guān)文件做一個分類，有選擇性的把文件送到相關(guān)部門和分管領(lǐng)導，切忌不分內(nèi)容、不分輕重緩急，把文件全部交給領(lǐng)導批辦。

3、嚴格借閱登記。如果文件不能及時借出去或者收回來，就需要把相關(guān)文件記錄下來，避免由于借閱手續(xù)不嚴導致文件保管過程中出現(xiàn)紕漏。當部門出現(xiàn)人員變動的時候，一定要嚴格做好交接手續(xù)，千萬不要忘記那些把還沒有進行歸檔的文件進行點驗和登記，確保文件資料能夠有效地傳送和完整歸檔。一定要做到及時收集和整理傳閱文件，仔細認真做好文件的分類歸檔工作，確保萬無一失。由于文件的歸檔是建立在文件的收集和整理基礎(chǔ)之上的，所以這些工作一定要在日常的工作中就細致地做好，避免在年底對文件資料進行整理和歸檔時，文件找不到而弄得手忙腳亂、焦頭爛額。

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作者簡介

晏章梅（1978-），女，甘肅酒泉，本科，講師，研究方向：科技與文化。