對創建電子文件歸檔管理科學化機制的探討

王志輝++肖騰飛

摘 要：隨著國家經濟建設的迅猛發展，科學技術水平也在不斷獲得提高。全球經濟一體化的實現，使得現代社會的信息技術也有了突飛猛進的發展，可以說，國家的發展離不開信息技術的普及應用，在當前，電子文件的歸檔管理已經逐成為國家的一項戰略任務，并越來越受到相關部門的高度重視。實現檔案的信息化管理的核心環節就是電子文件歸檔管理的科學化，因此，本文將通過分析電子文件管理的特點，對創建電子文件歸檔管理科學化機制做初步探討，以期為促進電子文件歸檔管理的科學化提供一些參考。

關鍵詞：電子文件；檔案管理；歸檔；科學化

全球的經濟化建設，有力地促進著電子信息的發展，我國迎來了新的科技革命的時代。在現代化的發展進程中，信息技術的應用已經全面普及，深入到企業與千家萬戶。企業通過現代化的辦公自動化，在管理與工作效率上都有了質的飛躍，傳統的紙質文件都改為電子文件，實現了無紙化辦公，因此電子文件歸檔管理已經成為現代企業中的信息管理主要手段。電子文件歸檔管理實質上是一項復雜的系統工程，在科技革命日新月異的今天，更科學地做好電子文件歸檔管理工作，是一個值得研究的課題。

1 電子文件歸檔管理的特點

電子文件，定義為以信息設備為媒介，以數碼的形式在硬盤、光盤、磁盤、磁帶等硬件載體中實現存儲，通過運用計算機技術對信息進行閱讀和處理，使信息能夠在網絡上實現查詢統計或者傳送的文件[1]。其優勢體現于極大提高了檔案管理的工作效率。

就電子文件來看，其特點是信息數據需要依附于載體并通過計算機技術才能進行數據信息的讀取、鑒定、歸檔等工作，要隨著信息技術的發展對硬件或者軟件等載體進行相應的更新換代，并且具有高密度的性質，可隨時傳輸或修改，靈活性強，最主要的特點是可以將信息數據中的圖表、影音和文字等進行有機結合[2]。電子文件的特點決定了電子文件歸檔管理的特點。

首先，擺脫了傳統的人工操作模式，為電子文件的歸檔管理工作帶來了更多的便捷，實現了更多的信息處理方式和手段，減輕了工作人員的工作強度，極大提高了工作效率。

其次，對于電子文件的修改、編輯等操作的流程實現了簡化，也就使得信息數據的準確性難以保證，從這點看來，似乎不及傳統的人力紙質檔案模式的辦公。

最后，與傳統的紙質檔案相比較，對于憑證價值的鑒定也有著很大的不同。傳統的鑒定只需要根據文件的內容來判斷文件的價值；而電子文件的鑒定就需要多方面來衡量，比如計算機的系統是否安全、文件信息是否完整，來源是否合法等等。

2 當前電子文件歸檔管理的現狀問題

從電子文件的特點可以看出，其為人們帶來更多便利的同時，也存在著一定的不足之處。在查閱相關文獻后，結合自身經驗可總結出當前電子文件歸檔管理工作也存在著一定的問題。

2.1 缺乏有效的電子文件歸檔管理制度

在當前的檔案管理工作中，存在制度跟不上發展的情況。盡管國家檔案局一再發文明確制度條款，但相關部門還是會受到人員或者技術上的限制，致使諸多基層單位的制度落實存在一定困難。

2.2 電子文件歸檔管理經費短缺

電子檔案在當前已經與紙質檔案齊頭并進、共同發展，這就造成原有的經費跟不上發展建設的需要，對于技術方面缺乏足夠的投資，導致優化電子文件的管理工作受到影響。

2.3 電子文件格式冗雜

信息技術的不斷發展，也給電子文件的格式帶來了多樣化的特點，信息數據之間保存的格式不盡相同，也給檔案管理的工作造成了諸多的不便。

2.4 電子文件管理部門人員建設不到位

縱觀當前各檔案管理部門人員，均呈中老年發展趨勢，缺乏年輕的專業人才。對于年齡偏大的工作人員來說，很難適應現代化的發展需要，而且工作態度上相對懶散懈怠，也不能有效地執行相關制度。因此，保證電子文件歸檔管理的科學性就無從談起。

2.5 對電子文件歸檔管理科學性的認識不到位

這也是當前普遍存在的一個重要現象，組織對于電子文件歸檔管理科學性的認識不夠，就使得單位忽視相關工作，不能保證工作的科學性。

3 創建電子文件歸檔管理科學化機制的措施

要保證電子文件歸檔管理的科學化，就要合理利用現代化的信息技術管理手段，并加大監管力度，才能使得檔案管理工作更加高效、準確，保證科學性。

3.1 加強制度建設

1.加強制度建設有利于規范電子文件的管理，為相關工作提供有力的組織保障，并且通過內部各個部門之間的相互配合與溝通，來及時發現問題并解決問題。

2.加強電子檔案的管理，制度的建設不能存在于一紙空文，要通過有效的監管，來促進規范化的管理，并對電子文件的管理職能予以強化。從根本上保證檔案管理的科學性。

3.為電子文件歸檔建立永久的異地、異質的備份，這也是一項電子文件管理制度中的基本制度，做好科學技術上的防范措施，能夠有效規避風險、減小損失。

3.2 加強機制建設

為使電子文件歸檔管理工作獲得有效保障，就要加強機制的建設，主要包括協調機制和動力機制。協調機制起到激勵、約束和保障作用；動力機制為維持內在的運行規律。二者相輔相成，才能確保電子文件歸檔管理工作的科學性[3]。

3.3 加強對電子文件的監管力度

首先要加強電子文件管理的前端監管力度。在前期設計階段，就要對系統的功能、背景、元數據和電子文件的生命周期等進行合理把控，對歸檔流程要予以合理規劃，將所有期望實現的管理功能一并納入到系統設計中，為保障電子文件歸檔管理的科學性打下良好的基礎。

其次就是要堅持對工作流程的管理。要保證歸檔管理中的任何一個環節都要有著相應的記錄。電子文件由于其便捷性，工作人員往往為了追求工作效率，將歸檔工作一次完成，加強監管力度，就是要保證信息歸檔時，要保留原文件，出現問題，做到有據可查，這樣才能保證電子文件的科學性。

4 結論

綜上所述，電子文件歸檔管理是現代化的信息工具，為相關部門的工作提供了便利的同時，也存在著相應的問題，只有加強相關人員對電子檔案歸檔管理的重視，并加強制度建設和監管力度，才能有效保證電子文件歸檔管理的科學性。

參考文獻

[1] 馮惠玲.電子文件與紙質文件管理的共存與互動[J].中國檔案，2013（03）：45-47.

[2] 李學廣.電子文件歸檔管理難點分析和對策[J].中國檔案，2012（09）：63-64.

[3] 葛翠玲.網絡環境與檔案管理工作的創新[J].西安文理學院學報（社會科學版），2013（04）：19-21.endprint