高校學生檔案信息化管理的探討

景曉惠

摘 要：隨著高等教育的飛速發展，學生檔案應加快信息化管理以適應社會和高等教育發展的需要。加快高校檔案信息化管理是當今高校檔案管理的必然要求，高等學校要強化檔案信息化管理的意識，積極開展檔案數據庫建設，以實現檔案的信息化管理。

關鍵詞：學生檔案；信息化管理；檔案信息化

高等學校學生檔案是大學生在校期間學習及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業及其今后各級組織選拔"任用"考核的重要依據，也是每個學生人事檔案形成的基礎，是國家人事檔案的重要組成部分。由此可見高等學校學生檔案管理的重要性，如何結合信息化技術來加強高校學生檔案管理，這是檔案管理工作者值得思考的問題。

檔案，作為個人經歷的信息載體，在當今社會已越來越受到人們的重視。而大學是個人檔案形成的最重要時期之一，高校學生檔案記載著大學生在校期間學習、表現、能力等信息，是反映學生在校期間學習狀況、日常表現、思想動態等情況的最重要資料，是學生綜合素質

的體現，是大學生畢業之后用人單位審核的重要參考和組織選拔、任用、考核的重要依據。因此，在新形勢下，提高高校學生檔案管理的水平，促進學生檔案管理的現代化發展，實現高效、便捷的管理模式，對于高校教育體制改革和就業制度改革來說都有著十分重要的意義。

1 基礎設施建設存在的問題

目前我國高校學生檔案管理的基本現狀目前，我國大部分高校學生檔案管理基本上處在傳統、原始、手工操作且以紙質檔案為主的管理模式中。 電子檔案歸檔及檔案數字化在一些高校還是空白，在有些高校也只是剛剛起步。具體表現為：

1.1 學生檔案管理方式落后，電子化進程緩慢

隨著我國高等教育向大眾化教育的轉型，高校擴招導致學生人數驟增，給高校學生檔案管理工作帶來了很大的難度。高校學生檔案具有歸檔內容多、量大、存放周期短、流動快的特點。目前很多高校還停留在原有落后的手工紙質操作管理模式， 難以適應現代化高等教育迅猛發展的需要， 要想解決這些問題單靠簡單地增加工作人員是不現實的，必須借助現代化的工具管理學生檔案，才能使學生檔案管理規范化、科學化、系統化。

1.2 專業人員匱乏，檔案的現代化信息管理技術有待提高

面對校園網絡建設和信息社會的飛速發展，高校學生檔案隊伍中還需要一批現代化信息管理技術方面的人才。但目前高校學生檔案管理人員的素質能達到上述要求的還為數不多，學生檔案管理人員多為兼職，兼職學生檔案管理人員由于接受專門的學生檔案管理的培訓較少，他們一般缺乏檔案管理的基本理論與技能、現代化管理的技術與方法、檔案管理的政策法規和業務規范等全面的檔案管理知識，進而難以實現學生檔案的科學化管理。檔案管理只是滿足于裝進袋子，鎖進柜子，只停留在你查我調的單一階段。這種傳統的工作方式耗時長、工作量大、工作效率低下、管理成本極高，不適應學生檔案管理便捷的要求。隨著高校學生數量的增長，這就要求學生檔案管理工作實現現代化、網絡化、數字化。但目前電子化的進程只是在一些重點高校啟動使用，大部分高校電子化進程進展還很緩慢。

1.3 數據庫建設不夠完善

數據庫系統是現代計算機系統的重要組成部分，是計算機的主要應用工具之一。作為一種數據處理與管理技術，它能解決檔案信息的海量存儲與檢索問題，因此它是檔案管理信息化的重要軟件支持。目前，學生檔案數據庫建設數據不完整，這就使得各職能部門不能及時交流"共享學生檔案信息，檔案管理信息化的可行性降低，數據庫只是對檔案條目進行了建設，并不能進行檔案的全文檢索，無法滿足學生檔案管理部門的廣泛需求。即便提供全文檢索的電子檔案，大部分也只是提供的現行文件查詢，遠遠不能達到所有開放檔案的全文獲取。

2 學生檔案信息化管理的對策

針對目前高校在學生檔案信息化管理中存在的問題，我們可以一一的對其進行解決，以滿足學生檔案信息化時代的管理需要。

2.1 從思想根源著手，提高高校學生檔案管理者的認識

人的認識的提高，是實現檔案信息化管理的前提條件。檔案信息化管理，從某種意義上說，是一種先進理念對傳統理念的代替。要提高學生檔案管理信息化的認識，增強技術能力，改變與學生檔案信息自動化處理和管理不相適應的傳統工作手段與方法，要提高學生檔案管理部門和學生檔案管理人員（尤其是檔案部門領導）在新形勢下對學生檔案管理信息化的認識，盡量對學生檔案管理信息化進行足夠的資金投入。實現學生檔案管理信息化，要解決思想認識問題。一方面要正確認識學生檔案工作在當今高校檔案管理工作中的地位和作用，明確其服務方向；另一方面，要正確認識采用現代技術設備的重要性與艱巨性。務必使檔案管理人員對學生檔案管理產生科學性的認識。在此基礎上加強檔案管理知識的學習和普及，從理論上提高個人水平，理論升華運用到實踐當中去。

2.2 不斷提高檔案管理人員的技術水平，加強學生檔案管理的網絡互聯技術

僅僅依靠傳統檔案管理技術實現信息時代下的學生檔案的管理工作顯然是不合時宜的。因此，學生檔案管理部門一方面要引進計算機人才，另一方面要加快在學生檔案管理人員中的計算機知識培訓，盡快使計算機文化成為每個檔案管理工作者必須具備的基本職業技能。不僅要提高檔案管理人員的技術水平，加強計算機人才的引進。還要逐步在管理人員的專業水平不斷提高的基礎上，加強學生檔案管理的網絡交互性。真正實現學生檔案的共享。應該充分利用校園網，使學生工作管理的各個部門之間形成一個有機整體，不再通過傳統的方式進行檔案交流，這樣可以使學生檔案的收集、存儲、檢索、傳輸、發布變得更加快捷、完整，而且還可以提高學生工作管理部門對學生檔案管理工作的效率。

2.3 完善數據庫建設，加快實現學生檔案信息化步伐

完善學生檔案數據庫建設，加強文件目錄數據庫建設，形成全宗目錄數據庫，進而建立學生檔案專門目錄的數據庫；學生檔案的數字化工作必須要建設全文信息數據庫，利用數據庫技術，通過對學生檔案信息基礎數據庫進行整合，同時應根據各高校學生檔案管理的特色與實際情況，使學生檔案信息數據庫資源不斷完善。逐步提高其服務能力。另外，所有的數據庫應用都是從應用程序內部產生的。相應地，幾乎所有的用戶與數據庫之間的交互都是通過應用程序間接發生的。因此，必須完善學生檔案數據庫建設，只有這樣才能使學生檔案管理應用程序有完善的數據依據。

探索在新時代高科技支撐的基礎上的學生檔案管理問題，研究學生檔案信息處理的模式與方法，規劃其發展道路，具有深刻的理論意義與實踐意義。高校學生檔案管理信息化對高校學生檔案今后的發展起到了積極的作用。因此，應把高校學生檔案信息化發展作為高校信息化發展的重要組成部分，高校學生檔案信息化成為高校各學生管理行政部門收集、存儲、檢索、發布、傳輸檔案信息最全、最好的載體。

參考文獻

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