淺談高校檔案管理工作應注意的幾個問題

摘 要：檔案管理工作是當前新背景與新形勢下各高校的重點工作之一，一個學校的發展歷史主要通過其檔案來記載，所以檔案的資源性對高校的意義十分重大，同時，檔案管理也是當前高校管理中的重要內容。本文重點研究分析當前各高校檔案管理中存在的不足與問題。

關鍵詞：高校檔案管理；規范化；信息化

學校的教育教學、后勤保障、管理、教科研等有關活動都是高校檔案的首要來源，是學校根本教學與職能活動的全面體現。隨著改革開放的發展，學校事業蓬勃發展，檔案記載了這一發展過程中產生的寶貴信息，見證了歷史的發展，我們在落實收集、歸檔、整理等這些檔案管理工作的過程中，一定要從為歷史負責的角度出發。高校的規劃與未來都是以檔案為根基的。所以，科學規范的檔案管理是高校管理工作的一個重要組成部分，本文主要闡述了新時期高校檔案工作的重要內容以及應重視的幾個問題。

1 高校檔案管理工作的主要內容

高校檔案包括：與教學工作相關的文件資料，包括上級機關下發的和本校、院系等部門頒發的，與設置專業有關的文件，學生的學籍資料，教師教學過程中的教學資料、工作總結、教學計劃等，與教學相關的質量評估、研究分析、改革、教師培訓、調查等信息資料，教學日志、優秀教案、班級考勤、典型畢業論文設計和教學策略，與教材相關的使用建議資料等。高校檔案管理工作從總的方面來講可以分為以下幾個方面：

1.1 教學實踐的相關檔案管理

與教學有關的教學日志和課程規劃，與畢業生有關的各類實習報告、實習總結和計劃、畢業設計、考研數據統計等相關材料，人才培訓規劃，與教學和畢業有關的規劃、綱要等材料都是此類檔案管理的管理對象。

1.2 專業建設的相關檔案管理

與建設重點專業、學科、課程、新辦專業、課程有關的申報資料、批復文件等，論證一些修改和新制定的教學規劃、項目立項等所用的材料，教研室、支部以及行政的年度總結計劃，會議紀要等材料是此類管理主要管理目標。

1.3 師資建設的相關檔案管理

與教師資源相關的師資水平、教師隊伍構造、建設教師隊伍計劃、培養年輕教師規劃等師資全面狀況是師資建設類檔案管理的管理對象。

1.4 學籍相關檔案管理

由上級部門或本校頒發的與學籍有關的管理資料；在校學生的基本情況、名單、統計表等；由各科教師簽字確認的成績單；與學業有關的學生成績單；這些都是學籍檔案管理的主要對象。學籍變更情況材料（包括：留級、退學、休學、轉學、復學、轉專業等）及學生學籍處分文件；外語四、六級和計算機考試成績材料；畢業資格審核、畢業生名冊、歷屆招生及分配去向等。

2 高校檔案管理工作應注意的幾個問題

2.1 立足于法，搞好建章立制工作

檔案工作是制度建設的根基，在當前形勢下，檔案工作要求我們的檔案管理工作要依法進行，制度建設有待加強。各高校的檔案管理制度多是以《高等學校檔案管理辦法》和《中華人民共和國檔案法》以及相關法律法規為基礎制定的。高校在這些法律的基礎上，根據自身的實際情況編制《檔案庫房管理制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作人員工作職責》、《檔案保密制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》等。從而達到按標準立卷、按范圍歸檔、按規定借閱、俺方案管理庫房、按條例保密、按目標開發使用的目的，使檔案管理工作的進行萬無一失。使學校的檔案工作更加縝密，工作有序，有章可依，杜絕混亂無序情況的出現。

2.2 明確分工，理清責任，強化領導

為了做好檔案管理工作，建議成立檔案管理領導小組，成員組成建議為：校長（院長）任組長，副校長（副院長）任副組長，各系、各處負責人為小組主要成員。從宏觀角度出發的各項檔案管理工作全部由該小組負責，實現檔案管理工作的的信息化與規劃化。在日常工作的過程中，各單位要把檔案管理工作納入重點內容，及時的檢查、總結和驗收各工程建設、科研教學與各項活動的檔案管理工作。檔案管理工作最理想的情況就是：各職能部門負責執行、檔案部門實施、統一歸黨委領導。

2.3 不斷提高檔案管理人員工作水平

服務是檔案管理工作的核心，為全體師生使用和查閱不同的檔案資料提供便利，服務于教育和管理育人工作。由于檔案管理工作主要是為高校的師生服務，服務對象都是高素質人員，并且主要是為教學管理和科研成就提供服務，這就要求檔案管理人員必須具備較高的個人素質，所以加強對新技術、新知識的學習、能夠與知識經濟同步發展是對檔案管理工作人員的基本要求。管理性、知識性、準確性、嚴密性和服務性較強的檔案管理工作要求檔案管理人員的服務意識必須提高，工作中要發揮創新意識，通過將管理方式的標準化和管理手段的信息科技化來到達提升檔案管理管理人員工作水平和文化素質的目的。

2.4 加快高校檔案館網絡化與現代化建設

對于各高校要創建的網絡化、現代化檔案館，高校管理人員可以從以下兩個方面入手，一是技術，二是行政，以檔案管理規劃與準則為基礎，結合本校實際情況，制定相關的規章制度，尤其是各階段網絡化進程計劃，使全校的網絡化建設在檔案館和全校網絡中同步進行，行動統一、思想一致，致力于高質量軟件的開發應用，在全文數據庫、大型文獻數據庫、多媒體數據庫以及教學科研數據庫的創建上投放大量的人力物力財力，打破過去高校檔案管理按條塊分配、各負其責的落后狀況，使高校的檔案信息達到真正意義上的共享。

3 小結

作為學?；A管理工作之一，檔案管理工作在學校管理中意義重大，也是評判高校管理工作好壞的準則之一，高校管理水平的提升與檔案管理工作和管理水平有著直接的關系。

參考文獻

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作者簡介

王喜民（1971-），男，甘肅成縣人，漢族，大學本科學歷，甘肅隴南師專檔案管理員，助理館員。endprint