淺析醫院檔案管理中的問題和解決對策

張澄橙++徐輝++耿青

摘 要：在現代醫院管理系統中，檔案管理是其中最重要的一個環節之一。但是在很多醫院中，檔案管理沒有得到相應的重視，存在人才素質嚴重不足，檔案管理資金投入不足，醫院檔案管理體制建立不足，檔案管理方式落后等諸多問題。本文針對某市醫院的情況，提出了醫院檔案管理的一系列問題和相應的解決對策，對一般的醫院檔案管理有借鑒意義。

關鍵詞：醫院檔案管理；問題；對策

在現代醫院管理系統中，檔案管理沒有發揮出其理應起到的重要作用。其原因有很多，可能是檔案管理到了醫院中沒有得到相應的重視，檔案管理人才嚴重稀缺，也有可能是醫院檔案的職責界定不清。在新的時期，醫院檔案工作還遇到很多其他的挑戰，如電子信息化對于各行各業帶來沖擊和新的概念，電子化的檔案管理、病例檔案管理等。本文針對某市醫院的情況，提出了醫院檔案管理的一系列問題和相應的解決對策，對一般的醫院檔案管理有一定的借鑒意義。

1 醫院檔案管理中的問題與挑戰

1.1 檔案管理人才稀缺

檔案管理這個專業本來就屬于小眾專業，雖然每年的畢業生均有所增加，但是還是無法滿足市場對于檔案管理專業人才的需求，更何況經驗豐富的專業人才了。 由于檔案管理專業設計內容比較廣，培養周期比較長，上手雖然不難，但是要熟悉工作、把工作做好、在工作中進行適當的創新就很難了。所以，在檔案管理方向很多情況下會出現一人難求的情況。在很多專業的檔案部門和企業的檔案部門檔案專業人才都很緊缺，更不要說是在醫院里了。所以這也是醫院檔案管理中一直以來遇到的一個問題，檔案管理專業人才嚴重稀缺，限制了醫院檔案工作的發展。

1.2 醫院對于檔案管理工作的支持和投入不足

除了專業人才不足的窘境，檔案管理在醫院系統中還面臨著重視不足、支持和投入力度不足的問題。由于醫院特有的職能和組織結構，導致醫院的領導多數都是從臨床、學術方面走出來的精英。很少有能從管理方面走出的領導，這也導致了院方領導比較重視技術，如臨床，護理以及學術研究等等。很少有注重檔案管理的醫院領導。所以檔案管理工作得不到醫院上下充分的重視以及投入，使得檔案管理很難介入到其他部門的正常工作中，也使得檔案管理的方法得不到很好的改善，在利用上效率更加低。從而內部人員更加不接受檔案管理這一工作。

1.3 醫院對于檔案管理的職責界定不清

根據以上兩點不難發現，在醫院的管理當中由于種種原因，檔案管理沒有取得其一席之地，在各個部門的工作中，檔案管理沒有很好的融入到其中，扮演粘合劑的工作。醫院管理中對于檔案管理工作職責界定不清也是一個醫院檔案管理面對的一個巨大的問題。

醫院檔案管理到底負責哪些部分，在不同部門的哪些工作需要劃分到檔案管理工作中來，都是需要一代又一代醫院檔案管理工作者，根據醫院不同的情況進行劃分的。目標只有一個，就是為了檔案更加專業，能夠起到檔案管理工作應有的作用。

1.4醫院檔案管理新時期遇到的挑戰

隨著信息化以及檔案管理理念的發展，醫院檔案管理也遇到了前所未有的挑戰：

1.4.1 電子化檔案管理

在信息化高度發展的今天，紙質檔案不斷被電子檔案所取代，因為電子檔案比紙質檔案更加容易保管和檢索，省去很多人力物力，小小一塊硬盤可以存下整個檔案館中的所有檔案。所以在醫院這種調用檔案頻繁的單位，檔案管理應該順應時代的發展，采用電子化的檔案管理。在檢索上，電子檔案可以通過文件名進行命名，可以通過數據庫進行管理，進行模糊搜索和關鍵詞搜索等待，極大方便了檔案的檢索和調用。

1.4.2 檔案的保密與共享

在現在檔案界爭論的一個比較大的議題就是檔案的保密與共享的協同統一。傳統的紙質檔案和電子檔案主要以保密為主，但是保密的作用之一就是更好的利用檔案資源。但是如果一味地進行保密而加以利用，檔案的價值也會隨之減少，甚至沒有任何價值。所以在保密的同時需要去分不同的級別和權限去共享相應的檔案資源，才能真正的利用好檔案資源。

2 相應的解決對策

我們如何才能針對以上的問題制定對策，來改善檔案管理工作在醫院中所處的窘境，本文總結了一下四點：

2.1 提高院方對于檔案管理的重視和投入，引進更多的檔案專業人才

為了提高醫院檔案管理的效果，院方領導應該更加注重檔案管理人才的培養，注重對于醫院檔案事業的關心和投入，招聘更多有能力、有責任心、有創新精神的檔案管理專業人才。有了專業的人才、領導的關心和投入，相信醫院的檔案管理工作會上一個新的臺階。

2.2 清晰界定檔案管理的工作職責

為了能更加詳細的對檔案進行管理，需要將檔案管理工作的職責進行劃分。醫院檔案管理到底負責哪些部分，在不同部門的哪些工作需要劃分到檔案管理工作中來，都是需要醫院領導和專業醫院檔案管理工作者摸索出來的。根據醫院不同的情況進行劃分的。目標只有一個，就是為了檔案更加專業，加強檔案管理部門與其他部門的交流，提高檔案的利用率。

2.3 加強檔案管理的信息化手段

在信息化高度發展的今天，電子檔案比紙質檔案有更多優勢。所以在醫院這種調用檔案頻繁的單位，檔案管理應該順應時代的發展，采用電子化的檔案管理。在檢索上，電子檔案可以通過文件名進行命名，可以通過數據庫進行管理，進行模糊搜索和關鍵詞搜索等待，極大方便了檔案的檢索和調用。可能比較舊的紙質檔案資料需要進行掃描，比較麻煩，可以使用OCR進行識別并命名。

2.4 加強檔案的保密和共享機制

在現在檔案界爭論的一個比較大的議題就是檔案的保密與共享的協同統一。如何利用高科技手段對于用戶組進行分類，并劃分該用戶組相對于的權限，使得資料對外保密、對內共享，能夠更加有效的利用檔案資料的同時，不會丟失其保密性。

3 總結

在現代醫院管理系統中，檔案管理是其中最重要的一個環節之一。但是在很多醫院中，檔案管理沒有得到相應的重視，存在人才素質嚴重不足，檔案管理資金投入不足，醫院檔案管理體制建立不足，檔案管理方式落后等諸多問題。本文針對某市醫院的情況，提出了醫院檔案管理的一系列問題和相應的解決對策，對一般的醫院檔案管理有借鑒意義。

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