對當前電力企業項目工程檔案管理現狀分析

賀蕓++朱艷

摘 要：隨著國民經濟發展和對電力需求的增加，電網建設不斷發展狀大，項目工程檔案也大量產生。電力建設工程檔案是電力企業基本面貌和工程建設全過程的綜合反映，是一份寶貴的資源。檔案工作作為企業管理的重要組成部分，日益成為一項維護企業經濟效益、合法權益及記錄企業歷史真實面貌的重要基礎工作。目前電力企業項目檔案管理中存在著收集、分類和編目等方面的問題，本文通過現狀分析，并針對所提問題提出了對策建議，希望對提高工程項目檔案的管理起到作用。

關鍵詞：電力企業；檔案收集；工程檔案；檔案管理

電力建設工程檔案是電力企業基本面貌和工程建設全過程的綜合反映，是一份寶貴的資源。檔案工作作為企業管理的重要組成部分，日益成為一項維護企業經濟效益、合法權益及記錄企業歷史真實面貌的重要基礎工作。因此，還應該有必要重申檔案工作中一項最基礎的工作---檔案收集。檔案收集如同檔案工作這座大廈的基石，要做到檔案收集的全面性和完整性，應落實“五抓”：抓檔案人員素質、抓檔案管理制度、抓“三同步”、 抓工程現場、抓規范電子文件。

1 目前電力企業項目工程檔案管理現狀分析

1.1 前期資料收集困難

基建項目大量增加的同時，不少基建工程項目存在搶建趕工現象，項目建設前期管理中工程規劃許可、工程施工許可手續未按要求辦理，以致相關的證件如土地證、房產證、建設規劃許可證、施工許可證、紅線圖、政策處理、征地拆遷等文件材料缺少，給檔案的收集增加了相當大的難度。

1.2 施工過程中的檔案資料收集的及時性、完整性不樂觀

主要表現在一是招投標文件由于是上級統一打捆招標，本單位沒有相應的原件及相關的證明材料；二是對于國網公司統一實施的廠家監造工作，缺少相關的監造資料；三是由于目前施工外協隊伍多，施工過程的記錄欠規范；四是設備的出廠資料三證（說明書、試驗報告、合格證）不齊等。

1.3 項目建設時間長，檔案移交不及時

近幾年隨著一批批建設項目的上馬，基本建設任務非常繁重，建設單位在工程實踐中積累和形成了浩大的工程項目技術資料 ，但由于施工企業單位基地分散、點多面廣，施工戰線長，給檔案的收集、整理增加了困難。如我局的110千伏赤松變、五峰變、廣福變工程，由于線路政策處理問題工程完工后遲遲無法投產，工程的驗收工作與施工的完成時間間隔幾年，使這些項目的施工檔案無法及時移交，項目檔案的收集需要很大的時間。

1.4 電子文件歸檔收集困難

目前我局電子文件歸檔的內容僅為電氣二次竣工圖及電氣試驗報告，而對于施工記錄、施工方案等由于涉及施工單位的保密性及其它原因無法電子歸檔。

2 針對上述存在的一些問題做出相應的管理對策

2.1 提高檔案人員的素質，保證檔案資料收集的完整性

隨著電網的發展，建設項目檔案管理的開展和積累，檔案人員的業務水平有了一定的提高，但電網建設的同業對標、國網創優工程、創錢江杯工程及基建移交生產達標等工作的開展，意味著建設項目檔案工作的領域拓寬 ，檔案服務的范圍擴大，檔案工作的手段更加現代化，對檔案人員的文化知識、專業水平和操作技能等方面都提出了挑戰。為適應新的形勢 ，檔案人員自覺學習、理解項目建設檔案相關的政策、規定及相關的業務知識，積極參加省電力公司及上級部門舉辦的項目建設培訓班，提高自身的業務素質。

針對項目建設工程中外包工程較多，施工單位及相應的檔案人員變動頻繁，業務水平較差的具體情況，局檔案室運用請進來，走出去等方式，與參建單位、施工單位技術人員和檔案人員之間橫向開展交流學習及指導，如利用安監處主辦的對本局所有的外包施工隊伍取證培訓班的機會，對外包施工隊的項目經理、技術員、安全員、資料員學習貫徹傳達《國家重大建設項目檔案驗收辦法》、《浙江省電網建設項目竣工檔案編制及整理規范》，講解電力建設工程項目中形成的文件材料的歸檔內容及歸檔要求；另外組織外包單位的資料員到局檔案室進行實地的操作培訓，提供歸檔準確齊全的項目工程檔案為參考資料，指導計算機中對工程全引目錄、案卷目錄、卷內目錄的輸入要求的字段內容及要求規范等，提高施工單位檔案員的業務水平。

2.2 建立檔案管理制度，檔案工作做到有章可循

由于電力建設項目的施工單位多，項目檔案管理工作面廣量大，各施工單位歸檔工作的要求和做法不盡一致，而規范化是檔案管理的本質要求。為使檔案工作有序進行，我局08年對檔案管理標準重新進行了制（修）訂，對項目建設中文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、 交接驗收等提出具體要求。所以在工程建設開始，檔案室應向各施工單位分發國家標準《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、行業標準《歸檔文件整理規則》、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案管理規范》以及《電力建設施工、驗收及質量驗評標準匯編》，同時還應發放本企業的項目文件歸檔制度說明， 在收集和編制竣工資料時做到有章可循、標準一致、職責分明。用規范的檔案管理行為來推動各參建單位檔案規范化管理，從而有效地控制檔案的歸檔質量。

2.3 加大檔案普法教育、樹立全員檔案意識

檔案工作是一項綜合性的基礎工作，需要全員職工的參與和支持。一直來，我局十分重視檔案管理，日常中常通過局各類生產計劃、基建計劃平衡會、工程投產驗收等會議宣傳貫徹檔案工作的意義和作用，加大檔案宣傳力度，提高全員檔案意識，利用由各基層單位、處室、及各班組組成的強大的檔案網絡體系中的檔案兼職人員，從各個渠道收集全面完整的檔案資料。

2.4 抓好項目工程檔案工作與工程建設管理的“ 三同步”

隨著電力事業的飛速發展，輸變電設備的容量也不斷增加。由于參建單位多、 建設工期長 ，形成的工程檔案數量大、內容龐雜，單項工程完工時間也有早有遲 ，客觀上給項目工程檔案收集工作帶來一定難度。為此，加大對工程檔案的管理力度 ，狠抓工程檔案管理“三同步”（即工程建設一開始就與開展檔案工作同步進行；工程建設過程中，要與竣工資料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收時，要與一整套合格的竣工檔案的驗收同步進行）。檔案人員 “提前介入，中間指導，竣工驗收，嚴格把關”，實行建設項目檔案的跟蹤管理

提前介入--檔案人員在建設項目開工前，將對檔案資料需要收集、整理、移交要求通知施工、設計、監理等單位，作為施工過程中收集及整理的依據，做到有據可依、有章可循，收集的檔案資料更加規范完整；中間指導--檔案人員堅持參加生產、基建工作會議，及時了解建設項目工程的進展情況，堅持參加工程設備開箱及工程協調會議，與施工單位密切協作，及時了解和解決施工過程中遇到的問題，如竣工檔案的收集范圍、編制的規范、裝訂要求、檔案號的銜接、移交時間等進行具體的協調、監督和指導；竣工驗收--檔案人員堅持參加建設項目工程的竣工驗收，嚴格按照相關的標準要求檢查檔案資料，及時提出存在的問題并督促整改，嚴把檔案材料形成的質量關，提高了歸檔檔案材料的正確性和完整性；嚴格把關--檔案人員嚴格把好建設項目工程檔案資料的收集、整理、組卷、歸檔關，使之歸檔后的建設項目工程的檔案級卷合理，案卷封面填寫規范，題名簡明準確，符合檔案管理的相關標準。

2.5 規范電子文件歸檔

電子文件的大量產生和應用，使得檔案快速向數字化方面發展和積累。數字化技術的應用和普及，推動了檔案室的數字化建設，為檔案信息管理注入了新的活力， 對歷史數據更能從文、圖、影、像等多方面更形象地展現出來，所以對電子文檔的前期收集工作就顯得相當重要。在工程建設過程中，要求施工單位在紙質文件歸檔的同時，相應電子文件同時歸檔。電子文檔的規范化提高了檔案信息的實效性和檢索的便捷性， 實現了在企業各部門之間實現資源共享，也對檔案編研工作起到了一個快速整合的作用。

2.6 提供建設項目工程檔案信息服務

圍繞建設項目工程的開展，充分利用現用的檔案資源，匯編了相應的檔案資料提供服務，如電氣竣工圖、建設項目工程簡介，案卷目錄、全引目錄等檢索，采用網上借閱，電話查詢檢索各種形式主動提供檔案信息服務，充分發揮為電網的安全生產服務的作用。

一份真實、完整的工程檔案是一個工程全過程的反映，是一項可以利用的寶貴資源，而工程檔案的收集工作是一項基礎性的工作，必須扎扎實實地從一點一滴做起，以求真務實的工作作風，與檔案管理的其它方面一起與時俱進，有效地控制這項工作，從而更好地利用這項資源。

參考文獻

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