基層單位檔案交接工作中存在的問題及解決對策

張艷霞

摘 要：在很多基層單位，都有檔案室來負責保管其工作人員或關于各方面工作事宜的相關資料，那么就有相關的管理人員進行檔案管理的工作，當工作人員準備離職時，就要進行檔案的交接工作，但是在交接過程中就會發現有很多問題的出現，文章就根據基層檔案交接工作中所存在的問題以及向應的解決對策進行簡要的探討分析。

關鍵詞：基層單位；檔案交接；存在問題；解決對策

檔案作為個人在以往參與社會實踐活動的重要的固化信息，是由官方機構、半官方機構、非官方機構或者個人形式進行保存的，且已經過整理的文件。這些文件都是具有記錄性的，具有一定的歷史意義，具有一定的歷史再現性，所必須要做好交接工作

1 產生檔案交接的情況

在基層單位中，出現檔案交接大致可以分為兩種情況，一種是負責管理檔案工作的相關人員人事上的調動。這種情況下，需要被調動的工作人員將正在處理的工作或者將要處理的工作通知給新的檔案管理工作人員。另一種情況就是現有制度的改革，隨著我國社會的快速發展，各基層單位的規章制度也在逐漸的進行著改革和完善，檔案管理工作的制度也需要進行更好的調整。還有就是因為制度的改變，部分檔案的管理要由現在所在的單位移交到另一個單位，這就出現了單位間的檔案交接情況。

2 基層單位檔案交接工作存在的問題

基層單位在檔案交接過程中，因為各種因素導致了交接工作存在一些問題，下面就是對檔案交接工作所存在的問題的簡要分析：

（一）交接不及時

在很多基層單位，領導對檔案的管理交接工作都不是很重視。他們認為單位的檔案不會影響基層單位的辦公效率，也不會影響單位的效績，從而忽視檔案管理工作。檔案交接的過程中，老檔案人員只是簡單的把鑰匙交給新的檔案人員后就直接離崗，很多檔案管理工作上的任務，工作要求都是由新的工作人員憑借著現有的知識自己領悟，使得檔案管理工作的交接成為檔案室鑰匙的交接，檔案管理工作與基層單位工作相脫節。

（二）交接手續不嚴密

某些基層單位中，檔案管理工作在交接過程中非常的草率，沒有相關的交接手續，只是簡單地一句話，就可以草草的結束交接工作。在檔案交接過程中，沒有檔案清單、沒有交接手續，使得本來檔案交接是由單位與單位或是檔案員與檔案員的交接工作，變成了人事部門對檔案的隨意取動，從而導致了檔案管理工作混亂不堪。當需要某些檔案時，才發現很多檔案都丟失了，從而導致一些間接損失的發生。

（三）檔案監交工作不嚴格

在基層單位的檔案交接過程中，很多情況是只有兩個檔案員在場，而領導則不出現，因為很多單位領導對檔案管理工作不重視，認為檔案管理工作是檔案員的事，從而使檔案管理工作與單位的日常工作脫節。這就使得基層檔案交接工作在手續不齊全，程序不合理的過程中完成交接，在這種交接環境下，難免有一些重要的檔案遺失。

3 對基層單位檔案交接工作存在問題的處理方法

通過上述對基層檔案管理工作所存在的問題的簡單分析，下面筆者將根據問題出現的相關情況提出幾點解決對策：

（一）檔案交接工作納入工作日程

基層的檔案管理工作中，檔案交接工作是非常重要的部分，應該引起基層單位的高度重視。特別是檔案的交接工作必須要提上基層單位工作的日程上。一方面檔案管理人員工作調動或者離職時。首先必須按照相關的要求辦好交接手續，并且按照交接程序進行交接。其次才能要按規章制度辦好離職手續。對于沒有認真完成交接工作的工作人員，不能辦理調動或者離職。這樣就使得辦理基層單位檔案交接的人員認真負責的辦理交接。另一方面，要把檔案管理工作相關的規定列入基層單位工作管理的規章制度當中，強化檔案員的工作意識。當發現問題時，需要查明原因、分清責任、并且可以依照相應的管理制度進行處理。

（二）檔案人員離職前做好準備工作

檔案工作人員在離職之前，要充分地做好交接的準備工作。檔案的交接分為兩項，一項是移交工作，一項是接收工作。關于檔案檔案的移交工作需要注意一下幾點：第一就是對檔案進行核查，對檔案的數量以及賬務做到心中有數；第二對借出去的檔案及時的收回，不能歸還的標明原因及催還進度；第三，整理零散的文件，及時的存放；第四，編制移交檔案的表格；第五，對移交的檔案進行相關的說明。對于接收檔案，也要做到以下幾點準備工作：第一，對移交單位的職能及開展的活動情況進行了解，從而可以對檔案有效進行有效的歸類；第二，根據上一任檔案管理人員的介紹，對工作地的檔案管理工作情況有一定的了解；第三，在接收的過程中，盡可能的根據檔案清單對檔案進行核查。當移交、接收工作的完成時，基層單位檔案才有可能順利的交接。

（三）認真做好檔案監交工作

在基層單位檔案交接過程中，不應該只有檔案管理人員進行交接，單位的領導以及檔案管理機構的負責人員也應該參與到檔案的，對檔案的交接進行監督指導。檔案的監督人員主要負責接待交接人員以及暫時保管所要進行交接檔案。監督人員在工作的過程中，必須認真地履行工作職責。在檔案交接的過程中，所有的交接文件都要一式三份，檔案交接中，所有的檔案都要按照規定一一查驗，當交接的準備工作做好后，交接活動才能開始。交接工作接受后，移交人、接收人、監督人都要在移交的文件中蓋章簽字，當以后的檔案管理工作中出現問題，都可以有理有據的進行核查，做到把所要承擔的責任具體到個人。

（四）加強檔案交接中的思想工作

檔案交接類的工作出現的問題，不僅僅與基層單位檔案管理人員的素質過低有關，還與基層單位忽略了對檔案管理人員的思想教育工作有著直接的關系，致使檔案管理工作人員的責任心不強，從而導致了基層單位檔案交接工作的某些問題的出現。在這種情況下，各基層單位要加強對工作人員的思想教育培養工作。

4 結語

加強對基層單位檔案交接的管理工作，才可以對檔案進行一定的保護，從而避免珍貴檔案的丟失所造成的不必要的經濟損失。

參考文獻：

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