淺析高職校檔案信息化建設過程中出現的問題及應對策略

呂政

摘 要：隨著國家對檔案事業發展的不斷推進，檔案信息化建設也取得了較大進展，檔案信息資源也得到了大力開發，高職校在檔案事業發展過程中也從開始的手工作業到利用計算機網絡進行管理，利用信息化技術手段對各類歸檔資料進行管理與資源共享。文章指出了信息化發展過程中高職校普遍存在的檔案人員信息化技術水平不高、離國家標準規范建設還有較大差距、信息資源共享度不高等問題，并提出了相應的應對策略，以期對高職校檔案的信息化發展提出有效建議。

關鍵詞：檔案信息化；規范建設；資源共享

2014年5月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳下發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（下稱《意見》），文件中指出要加快推進傳統載體檔案數字化。要求各地區、各部門、各單位要把數字檔案館（室）建設列入信息化建設整體規劃，從人力、財力、物力上統籌安排，切實推進檔案存儲數字化和利用網絡化。目前，高職校檔案信息化建設水平與國家相關政策要求還有一定差距，需要進一步改進工作方法，提高檔案的信息化水平。

1 高職校檔案信息工作存在的不足之處

（一）檔案人員信息化技術水平不高

目前，一部分高職校前身是中專校，還有部分是由其它學校合并而來，檔案工作人員的專業素質與高校相比還有差距，一些綜合檔案室人員也非專職檔案員，而是由辦公室秘書兼任或由人事部門人員兼任，工作人員對檔案的信息化建設理解不深、信息化技術水平也不高，甚至相當一部分學校只限于掃描刻盤，對檔案信息的網絡化發展知之甚少，能承擔程序設計和數據維護的更是少之又少，檔案資源中蘊藏的豐富信息沒有得到充分挖掘和利用，不能滿足學校檔案信息化建設的需求。

（二）離國家標準規范建設還有較大差距

目前，高職校中在電子檔案管理、檔案信息公開、網站建設與管理中投入不多，無論是人力、物力、還是財力都非常薄弱。一些學校校園網沒有檔案獨立的專欄，更不用說檔案信息的公開了。

《意見》中指出，各檔案館（室）要大力開展傳統載體檔案數字化工作，及時以數字化檔案代替原件提供利用，對已實現數字化的檔案原件妥善保管，一般不再提供利用。對照這條要求，大部分的高職校都沒有完全將紙質檔案原件掃描為電子文件，這就為以后領導查找文件、部門借閱資料、師生查閱資料，帶來很多不便，多次地查閱資料原件，不僅會給原件帶來損壞，還會造成丟失的不良后果。

（三）缺乏信息資源共享

《意見》提出要以實現檔案信息資源社會共享為目標，統籌協調，充分利用已有的信息傳輸網絡和平臺，積極推進城鄉檔案信息資源共享，支持檔案館（室）把可公開的各類檔案、信息上傳網絡，開展遠程利用。由于大部分高職校沒有通過校園網、宣傳欄、學校內各部門對檔案工作進行交流，導致檔案工作處于孤立的境地，即使有成套、完善的編研材料也只能在考核檢查時發揮作用，或者發放給部門負責人，學校的其他老師和學生幾乎沒有機會接觸，檔案的資源共享作用沒有發揮作用的平臺。許多重要的編研材料束之高閣，沒有為全校師生或社會提供查找利用方便。

2 改進高職校信息化建設的應對策略

（一）加強檔案人員信息化技術水平

高職校綜合檔案室需配備專職檔案員，文化水平需本科以上，能夠熟練運用計算機進行檔案管理，并能具備文秘相關知識，對文件材料比較熟悉，要定期參加省市檔案工作培訓，其他部門需有專人對部門檔案進行分類管理，學校要為各部門的兼職檔案工作人員提供培訓機會，整體提升學校檔案人員信息化技術水平，而不僅僅是綜合檔案室的孤軍奮戰。

（二）緊密結合國家標準規范建設

學校應根據國家的相關法規政策，結合學校實際情況制定檔案信息化管理的標準和制度，并逐步完善，修訂檔案信息管理工作的標準、格式，以健全檔案信息管理體制、理論內涵，保障學校檔案信息化建設的實施。高職校檔案工作人員應吃透國家文件要求，根據要求指導實施電子檔案的信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理。加強全文數字化管理，如目前存在的領導在查詢文件時仍要求看文件原件；在校生應征入伍需提供在校成績單原件；往屆生考各類資格證書需提供錄取名冊或驗印名冊原件復印并加蓋公章……對于這類查詢原件的情況，完全可以通過全部掃描為電子文件，通過電腦、打印機打印出來，代替查詢原件，以減少對原件的損害。

（三）增強檔案信息資源共享

為實現檔案的信息資源共享，檔案人員應通過掃描儀將紙質文件掃描為電子文件，并上傳至政府網站，將學校重要活動照片和攝像進行數碼處理，對一些獎牌獎狀、獎杯照相存檔，擴充數字化信息資源，通過校園網絡平臺，將各個部門和綜合檔案室形成的有保存價值的不涉密文件、圖片、圖像、多媒體、數據庫等電子文件放在校園網檔案專欄，對外進行資源共享。《全國檔案事業十二五規劃》提出將加快檔案整理鑒定的進度，依法開放應開放的檔案，利用先進技術，為社會各界提供快捷、便利的檔案利用服務作為主要目標之一。通過校園網可將不涉及密級事項的相關編研材料，如大事記、校史材料、機構沿革、年鑒、名師專家、優秀畢業生等向社會共享。檔案部門可以在檔案管理系統中設置權限或選擇公開的目錄數據庫信息和全文信息，建立檔案信息檢索網絡，方便用戶隨時檢索到自己所需并已經對外公開的信息。

參考文獻：

[1]單鶴舫.檔案信息化與電子化的建設和管理[J].蘭臺內外.2009（01）.

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