學校檔案的特點與管理對策

[摘 要] 學校檔案工作是學校管理水平、發展軌跡、文化積淀、辦學特色等的真實記錄和見證，在學校管理這盤棋中，起著舉足輕重的作用，我們必須改進工作思路，拓展工作對象，創新工作手段，豐富學校檔案資源，提高檔案資源開發利用工作的質量和效率，使其更好地服務于學校、服務于社會。本文探討了學校檔案的特點與管理對策。

[關鍵詞] 學校；檔案；特點；管理；對策

學校檔案管理是學校工作的重要組成部分，在學校管理中具有不可低估的作用。因此，學校檔案管理工作不可不予以充分重視，要使學校全員形成依法治檔的共識，提高學校檔案工作水平，以便更好地為學校管理提供良好的服務和必要的保障，促進學校的科學發展。

一、學校檔案的特點

1、學校檔案是學校黨政管理、教育教學管理活動的憑證。完整的學校檔案包括了學校各項管理、教學、科研等活動中形成的原始記錄、憑證、臺賬、報表、教學、科研成果在內的各種載體檔案，通過科學整理集中統一在綜合檔案室內，成為學校的一種重要信息資源，為學校各項工作提供參考、憑證和借鑒，使學校各項管理工作能夠順利進行，使學校、教職工、學生的合法權益得到維護。

2、學校檔案是學校人才培養水平評估的依據。人才培養水平評估工作實際上就是對學校多年來辦學質量的一次大檢驗，要體現學校人才培養水平的狀況，就必須有大量的事實材料來佐證。

3、 學校檔案是編寫校史和進行德育教育的基礎。學校在創建和發展過程中形成了大量的珍貴材料，記錄了學校創業的過程、教學科研的成果和人才培養的情況，利用檔案編寫校史或利用檔案的多種載體如照片、圖表等舉辦展覽，可以讓學生直觀地去了解學校的歷史，激發學生愛校熱情，樹立“今天我以學校為榮，明天學校以我為榮”的觀念，努力學習為校爭光。

4、學校檔案是衡量學校綜合管理水平和反映學校教學質量的標志。學校檔案來源于學校各項實際管理工作和各職能部門的實際工作中，是隨著學校的發展逐步積累起來的，其中有教學大綱、教學計劃、專業建設與課程改革、教學總結、自編教材以及學生學籍、成績登記、獎懲情況等，這些材料凝聚了教師的智慧和汗水，能直接真實反映出學校的教學質量。

二、提高學校檔案管理工作的對策

1、完善學校的檔案管理機制

學校領導必須重視檔案管理，要把檔案工作列入學校的議事日程，增加人、財、物的投入，學校設置綜合檔案室，各管理部門設立兼職檔案管理員，改善學校和各管理部門的檔案保管條件，及時研究和解決檔案工作中出現的問題。要對學校檔案工作實行統一領導、分級管理，成立與學校管理體制相適應的領導機構，組建一支由校領導牽頭、辦公室主任主抓、學校檔案專干負責、各部門領導和兼職檔案管理員參與的學校檔案管理隊伍。

2、領導重視，加大投入

檔案工作人員要經常向領導匯報檔案工作情況， 及時深入基層、班級了解收集各種信息資料，掌握學校教學動態，為領導決策、教學改革等提供準確、及時、優質的服務，用實際行動贏得領導對檔案工作的重視。加大對學校綜合檔案室的資金投入，改善檔案保管條件，如配備去濕機、空調機、吸塵器等設備，使學校檔案室真正符合“六防”工作要求；繼續推進學校檔案的信息化管理，完善全校統一的檔案管理網絡體系，對特殊檔案進行動態管理、及時更新，利用計算機進行檢索、查詢等，提高工作效率，加速檔案現代化管理步伐。

3、加強管理人員隊伍建設

抽調政治覺悟高、業務能力強、具有吃苦耐勞精神的同志，充實到檔案管理隊伍中。同時，要積極開展檔案業務培訓，系統地學習計算機和信息管理技術及檔案專業知識，督促檔案管理人員掌握并應用先進的技術設備和科學管理手段，開展好學校檔案工作，適應社會發展的需要。

4、積極的和學校的文化活動融為一體

它是體現該校面貌的關鍵要素，因此學校檔案工作要站在廣闊的社會文化背景之下，努力體現多姿多彩的生命魅力和獨具個性的文化氛圍，最大范圍反映學校的文化風貌。為更好的滿足校園文化建設的需要，確保相關的內容可以在形式多樣的方式和措施中傳承給使用人，進而確保信息內容高度的共有，檔案工作者要爭取校領導的支持，進一步完善學校檔案室的功能建設，努力與德育教育各類活動相結合，把檔案室建設成集宣傳、教育、信息服務和學術交流于一體的文化機構，成為校園文化建設的重要基地。

5、加強檔案管理的規范化、標準化，提高檔案管理的信息化建設水平

首先，要做好檔案管理組織工作，以系統論、信息論、控制論等現代科學理論為指導，遵循檔案工作的客觀規律，通過科學化的管理方法、高效化的管理機構、現代化的管理工作和標準化的工作程序來促進檔案管理組織的規范化；其次，要做好檔案管理技術工作，在檔案的記錄、整理、分類、存儲、查找、傳遞過程中充分運用現代化的電子計算機技術、復制技術、印刷技術、縮微技術和聲像技術等，提高檔案管理工作的效率和質量；再次，要做好檔案資源信息管理工作，加強檔案管理的信息化建設水平，將檔案資源和檔案管理過程， 通過信息系統加工和計算機網絡傳輸， 實現檔案資源的合理配置和檔案信息資源的社會共享；最后，要做好檔案保護工作，除了用傳統的檔案庫房進行原始檔案資料的保存外，充分利用新型載體如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，運用磁帶、磁盤和光盤等新型手段加強對檔案資料的保護。

6、建立學校檔案信息安全保障體系

在學校檔案信息化管理中，安全保障包括兩方面：一是檔案信息存儲安全，二是檔案信息利用安全。在信息存儲安全方面，要增強檔案信息安全和網絡安全意識，采取切實有效的技術手段和管理措施，做好身份認證和密鑰管理，加強計算機網絡管理系統的監控，存儲檔案信息的設備要加裝有效的防毒軟件，內部局域網要與一切外部網實行物理隔離，各種數據庫要及時進行備份，保存到符合保管要求的脫機載體上，確保檔案信息的安全保密和系統運行的安全可靠；在利用安全上既不能只強調利用而忽視保密，將不該上網公開的內容公開或不設置訪問權限，又不能只強調保密而限制利用，使可利用的檔案信息過少，應堅持利用和保密并重的原則，在信息安全的前提下做好檔案信息的充分利用工作。

7、 積極拓寬檔案利用渠道

首先，健全檔案檢索工具。編制各類檢索工具對學校所有館藏檔案進行計算機著錄，實現計算機檢索，提高檢索效率。其次，豐富檔案服務利用方式。除傳統的提供檔案閱覽、檔案外借、檔案復制本、檔案展覽等方式外，可以通過計算機網絡、手機網絡、有線電視網絡等現成的先進手段，借助其網絡平臺，上載檔案內容，開發檔案信息，為廣大師生乃至社會提供檔案信息。最后，優化檔案編研，打造利用精品。在檔案利用工作中，編研是一種深層次的檔案利用工作，做得好、挖掘得深，不僅可以為本校提供服務，還可以促進經濟和社會的發展。然而，當前學校檔案利用中大多提供一次性編研資料，深度編研微乎其微，我們可將校園文化建設與學校檔案價值開發緊密結合，多編寫一些與教學活動密切相關、與師生校園生活貼近的圖文并茂的深度編研，加大檔案資源開發力度，方便廣大師生利用。

總之，檔案管控活動是學校開展各項基礎活動的關鍵前提，在開展好與之相關的收集等活動的時候，還要確保其得到全面的使用，確保管控活動開展順暢，確保管控措施有效，形成合理的機制模式，確保價值得以有效地發揮，進而帶動教育活動的順利開展。

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作者簡介：申亭亭（1979—），女，專科，單位：山東外國語職業學院，職稱：助理館員，研究方向：檔案管理。