部分中小學(xué)各類檔案管理工作的調(diào)查與思考

杜玉明

[摘 要]本人從事教育工作多年，在平時(shí)的觀察中，發(fā)現(xiàn)部分中小學(xué)檔案管理存在著一些紕漏。覺(jué)得學(xué)校檔案管理也是學(xué)校工作的重要組成部分，客觀分析中小學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題及影響，深刻認(rèn)識(shí)中小學(xué)檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要意義，切實(shí)加強(qiáng)中小學(xué)檔案的管理工作。

[關(guān)鍵詞]學(xué)校；檔案；調(diào)查；問(wèn)題；思考

學(xué)校檔案不僅記錄學(xué)生在此階段所接受的教育學(xué)習(xí)活動(dòng)和社會(huì)活動(dòng)中具有保存、參考、利用價(jià)值的文字、聲像等原始載體材料，而且還有學(xué)校各部門(mén)的教研工作、學(xué)校歷年來(lái)的教學(xué)成果、教師集體或個(gè)人學(xué)術(shù)研究成果等，都是歷史的、真實(shí)的、有效的憑據(jù)。所以加強(qiáng)中小學(xué)校各類檔案管理工作不僅能確保學(xué)校管理與建設(shè)、改革與發(fā)展，增強(qiáng)學(xué)校綜合辦學(xué)能力，促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化學(xué)校建設(shè)工作，而且能為學(xué)校優(yōu)

一、著力觀察研究，分析中小學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題

近幾年結(jié)合“兩基”工作驗(yàn)收督查，就云南省部分地區(qū)中小學(xué)檔案管理工作進(jìn)行了調(diào)查研究中發(fā)現(xiàn)的一些問(wèn)題，綜合起來(lái)主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1、教師檔案意識(shí)不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

長(zhǎng)期以來(lái)，在中小學(xué)教育過(guò)程中還是認(rèn)識(shí)不到檔案管理在學(xué)校建設(shè)中的重要性和必要性，使得學(xué)校檔案管理嚴(yán)重滯后于其它各項(xiàng)工作，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)大多對(duì)學(xué)生檔案不夠重視，總認(rèn)為學(xué)生檔案在學(xué)校工作中無(wú)足輕重，學(xué)生只要學(xué)習(xí)上出類拔萃，分?jǐn)?shù)令人滿意就行。所以必然就會(huì)出現(xiàn)學(xué)生檔案工作沒(méi)安排、沒(méi)要求的紕漏。而廣大教師檔案意識(shí)也較為淡薄，誤認(rèn)為資料收集、歸檔是檔案管理人員的事，往往把它排斥在個(gè)人工作之外，忽視學(xué)生檔案管理對(duì)學(xué)校工作的促進(jìn)作用，對(duì)學(xué)生的學(xué)籍管理和基本情況，也只僅限于自己任教期間，一旦自己換崗或離開(kāi)，就統(tǒng)統(tǒng)丟棄，有時(shí)學(xué)校想找點(diǎn)班級(jí)資料都成問(wèn)題，查找不到也詢問(wèn)不到，而領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此做法也只是睜只眼閉只眼。

2、檔案人員業(yè)務(wù)水平不高，檔案管理分工不明

一般中小學(xué)的檔案管理人員是教師兼職或臨時(shí)配備的，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案材料的分類、歸檔、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)不了解，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是被動(dòng)的將材料放入檔案盒，有的資料干脆就隨便堆放在一邊，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，臨到用時(shí)才慌慌忙忙胡亂翻找，而且把學(xué)校行政內(nèi)務(wù)、上級(jí)下發(fā)文件文案、教師集體或個(gè)人檔案、學(xué)生類別檔案統(tǒng)統(tǒng)歸于一處，毫無(wú)頭緒，根本就談不上什么檔案的規(guī)范化管理。

3、檔案資料收集不完整，利用率較低

由于受多種因素制約，大多數(shù)學(xué)校只重視學(xué)生的考分和社會(huì)效應(yīng)，對(duì)檔案管理方面的認(rèn)識(shí)不足，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子大多也只是注重抓眼前教學(xué)工作而忽略了對(duì)學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有利的檔案管理工作，造成學(xué)校檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足，檔案利用率不高的局面。中小學(xué)校在檔案資料收集管理上普遍存在的主要問(wèn)題有：一是檔案資料收集不全，學(xué)生檔案資料雜亂無(wú)章，尤其對(duì)優(yōu)秀課堂教學(xué)、課題研究成果等有保存價(jià)值的材料沒(méi)有歸檔；磁盤(pán)、光盤(pán)、照片、實(shí)物貧乏。二是檔案室只負(fù)責(zé)把自認(rèn)為有用的材料加以整理保存而忽略其他，從而造成找資料、調(diào)信息難度較大。有時(shí)想找點(diǎn)學(xué)生的成長(zhǎng)記錄或獲獎(jiǎng)資料，還得到處打電話、捎口信讓學(xué)生從家里帶來(lái)（而有的學(xué)生已經(jīng)畢業(yè)）。三是缺少必要的監(jiān)管機(jī)制，造成資料收集不及時(shí)、隨意歸檔、缺失散失等現(xiàn)象，甚至有些學(xué)校因工作人員工作調(diào)動(dòng)，使之原本殘缺不全的材料更不知去向，真正的“人走茶涼”。這些問(wèn)題直接影響了學(xué)校檔案管理的系統(tǒng)性、完整性、連續(xù)性和規(guī)范性，使得檔案的價(jià)值大打折扣，根本就談不上有效利用。

二、增強(qiáng)時(shí)代感，改進(jìn)中小學(xué)校檔案管理工作的思考

1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案意識(shí)

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的重要保證，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理納入學(xué)校發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來(lái)抓。學(xué)校檔案管理工作是教育部門(mén)的一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)。中小學(xué)校要將其作為一項(xiàng)重要工作列入議事日程，不但要建立完善的管理制度，定期督查，使這項(xiàng)工作成為全體教職工的自覺(jué)行動(dòng)，而且還要大力宣傳學(xué)校檔案管理的意義，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，使之成為中小學(xué)校常規(guī)管理與建設(shè)的一項(xiàng)重要任務(wù)。

2、加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)，提高管理技能，健全檔案管理制度

各中小學(xué)不管規(guī)模大小，均應(yīng)提高專、兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，選拔德才兼?zhèn)洹⒇?zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)檔案管理工作。要有計(jì)劃地安排檔案管理員參加檔案管理部門(mén)舉辦的有關(guān)培訓(xùn)班，逐步做到中小學(xué)校檔案管理人員專業(yè)化、固定化。另外要專門(mén)設(shè)立檔案室，對(duì)學(xué)校文書(shū)檔案、教學(xué)檔案、業(yè)務(wù)考核檔案、學(xué)生檔案、基礎(chǔ)設(shè)備檔案、聲像檔案、財(cái)會(huì)檔案、人事檔案進(jìn)行分別設(shè)櫥，確保檔案材料保管安全、管理規(guī)范、利用方便。

綜上所述，在學(xué)校檔案管理工作中挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存，在新形勢(shì)下的檔案管理工作必須緊緊聯(lián)系時(shí)代發(fā)展要求，不斷更新思想觀念，努力探索檔案現(xiàn)代管理模式，建立檔案管理工作長(zhǎng)效機(jī)制，力求體現(xiàn)檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，做到檔案管理方法的科學(xué)化，管理手段的高效化，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，這樣有助于幫助我們樹(shù)立正確的檔案價(jià)值觀，使檔案價(jià)值得以充分發(fā)揮，我們的教育事業(yè)才會(huì)不斷興旺發(fā)達(dá)。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱繼榮《對(duì)高校學(xué)生檔案管理的思考（J）山西廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)2009（6）

[2]《檔案工作崗位培訓(xùn)教程》（上）云南民族出版社2013年4月

[3]《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)匯編》云南省檔案局2013年3月