淺談單位榮譽檔案的管理

李文博

單位榮譽檔案是信息管理和資料收集的重要組成部分，是單位各項工作中所取得的優異成績得到上級、同級領導或部門的稱贊、表彰或獎勵所獲得的獎章、獎杯、獎狀、獎牌、錦旗、證書等各種形式的文件及實物。它記載每個歷史時期、階段單位各個領域所取得的成績，再現當時全體工作者的奮力拼搏情形，是單位檔案的重要組成部分，真實反映單位的歷史足跡。

一、榮譽檔案管理工作中存在的問題

（一）榮譽檔案種類繁多，收全率欠缺

從載體上看，有紙張、膠片、磁帶、光盤、金屬、木制、玻璃等；從記錄的方法看，有印刷、攝影、錄像，雕刻等實物，決定了榮譽檔案在種類上的多元化，由于載體材料和形式的多樣性，無疑加大了榮譽檔案收集工作的難度，因此就各單位目前的情況看，榮譽檔案在收集上還不全面，有遺漏之處。

（二）榮譽檔案歸檔意識不強

榮譽檔案在移交上意識淡薄，只重視報獎結果，輕視申報榮譽文件材料的積累，部分負責人認為本處（科、室）取得的榮譽成果自己保存使用方便，不愿或不主動按時上交應當歸檔的文件材料，對榮譽檔案的社會價值認識不夠，沒有意識到榮譽檔案是連接單位管理工作的一個承前啟后的環節，影響榮譽檔案的有效管理。

二、加強榮譽檔案管理的主要措施

（一）加強宣傳提高認識，轉變觀念強化管理。首先，強化榮譽檔案的歸檔意識，認真貫徹檔案法實施辦法的相關管理要求，強化單位各部門負責人的榮譽材料歸檔意識，使“要我交檔案”向“我要交檔案”轉變；第二，加強榮譽檔案收集完整率，檔案管理人員要轉變被動等待歸檔的觀念， 主動走出去收集應歸檔的文件材料，從數量上要保證材料的齊全，使應該保存的檔案不能殘缺不全，在質量上要維護檔案的有機聯系和歷史的真跡，對不全的依據檔案接收標準督促有關人員及時補辦缺少部分， 解決榮譽檔案歸檔不全的問題；第三，強化管理人員的服務意識積極主動開展工作，樹立檔案資源共享的服務理念， 使榮譽檔案管理由靜變動，由死變活，使全體職工了解單位各崗位取得的優異成績，充分發揮其應有的效能。

（二）加強管理、制定辦法、保證質量。一是進一步強化制度管理，認真學習和領會檔案管理的有關文件、法律法規精神，做好榮譽檔案管理的制度建設，加強收集、保管、借閱制度建設，確保各科榮譽檔案及時、完整歸檔和安全、有效利用；二是實施標準管理，從資料收集、整理到最后歸檔、輸入微機，從文件、實物內容的分類、編號、案卷目錄編制直至入庫，嚴格按照國家標準執行，做到條理清晰、目的明確，避免遺漏保證齊全完整，提高榮譽檔案管理的過程質量；三是大力推行現代化管理，依據單位局域網平臺，及時更新局域網的榮譽檔案信息，讓利用者通過網絡利用檔案，實現局域網內榮譽檔案信息的資源共享。

（三）夯實基礎、豐富內涵。把單位在進行各環節工作中獲得的榮譽，上級黨、政、工、團、婦委會等組織開展各項競賽活動獲獎、兄弟單位、群眾、團體贈送的錦旗、牌匾等其各種載體的收集、整理、歸檔等工作納入單位檔案管理程序中， 不斷豐富開發榮譽檔案的內容，使之滲透到榮譽檔案文件材料形成的各個環節，保證榮譽檔案完整、準確、系統，加強榮譽檔案歸檔材料的補充和完善工作，特別是對榮譽申報階段、表彰階段形成的文件材料的收集，同時主動與相關處（科、室）聯系積極提供有價值的榮譽技術檔案信息，提高開發和利用率。

三、實現單位榮譽檔案管理利用工作創新的途徑

（一）管理模式、理念的創新

單位榮譽檔案要逐步由檔案實體保管模式向信息管理模式過渡，順應網絡技術發展的新形勢，加大開發榮譽檔案信息資源力度，通過把不同載體的榮譽檔案分別編制成有據可考的目錄等形式為手段進行宣傳，從而把死檔案變成活信息，方便各項工作的查閱，實現局域網內檔案信息資源的交流與共享。

（二）管理方式、方法的創新

隨著現代化設備、技術的不斷發展，要改變傳統的紙質檔案的管理方式，利用現代信息技術，實現榮譽檔案數字化、網絡化、信息化與智能化，為利用者提供高效、優質、快速的服務，及時更新局域網的檔案信息，通過構建網上檔案服務平臺，實現檔案實體和檔案信息分離，根據檔案載體的不同，編制牌匾、證書、獎狀、科研、集體和個人獲獎目錄，從開放集體榮譽檔案入手，在保證數據安全前提下實行統一管理資源共享，實現計算機的檢索、查詢和網上傳輸，變實物為虛擬電子檔案室，把榮譽檔案的信息源功能滲透到單位管理工作中，從而提高檔案的規范化和現代化。

（三）搭建提供利用平臺，實現服務方式的創新

首先改變以往重管理輕服務的管理模式，及時掌握各種獲獎信息，把工作重點從榮譽檔案實體管理轉移到服務管理上來，充分利用榮譽檔案資源，多角度、多層次拓展服務領域，為單位各項工作服務。第二主動服務，變被動接收各科室榮譽檔案歸檔為主動上門接收，時刻關注局域網信息，隨時收集榮譽檔案材料，為檔案利用者提供圖、文、音一體化的信息服務。三是深入各部門了解各自對榮譽檔案信息要求，提供主動服務。利用信息技術，拓展建立榮譽管理系統，搭建開放互動的管理平臺，實現榮譽建設的動態管理，推進榮譽建設持續改進，促進醫院更大的發展。

（四）注重檔案管理人員業務素質和技能水平提高

要實現檔案管理工作的可持續發展，應不斷提高檔案管理者的綜合素質。加強檔案管理工作人員對檔案管理基礎知識、檔案法的學習，努力提高理論知識和檔案意識。通過崗位培訓學習，提高檔案人員的綜合素質和業務技能，增強檔案管理人員運用專業理論解決實際問題的能力，熟練運用多媒體技術，熟悉各種信息系統軟件和網絡工具，增強信息獲取、鑒定和加工提煉能力，并做好榮譽檔案信息資源的深層次開發，使榮譽檔案管理由封閉型向開放型轉變，從而充分發揮單位榮譽檔案的重要作用，把單位各項工作推上新臺階。

（作者單位：秦皇島市婦幼保健院）endprint