立足服務大局 全面提升檔案工作管理水平

朱薪志

歷史留下記載，記載形成檔案，檔案見證歷史。今天的現實就是明天的歷史，如果國家沒有檔案，我們的工作就不可能在繼承中發展，在前進中創新。回首自己的工作經歷，曾先后在8個電力單位工作過，從一名普通的專責成長為現在的企業負責人，在近30年的職業生涯中，直接或間接地感受著檔案不可替代的重要價值，它在政治、經濟、文化等諸多領域發揮著不可替代的信息支撐作用，對國家、社會、組織和個人都有著重要的憑證和參考作用。

電子設備方面蘋果的更新換代，航天事業方面“玉兔”車在月球表面的探測，醫學界針對癌癥的疫苗研究與應用等等各個領域的發展進步都離不開前人打下的基礎，留下的檔案。吉林省檔案館對新發掘日本侵華檔案的公布，揭露了日本侵華的罪惡本質，提供了大量確鑿可信的歷史證據，是對日本右翼勢力否定侵華歷史罪行的有力反擊，鐵證如山，還原了歷史，警醒了世人。檔案在解決勞動糾紛、 查處經濟犯罪等方面也發揮了重要的憑證作用。

檔案事業隨著社會的進步而進步，隨著社會的發展而發展。當前，國家電網公司系統正以改革創新精神深化“兩個轉變”（公司發展方式、電網發展方式的轉變），向著“兩個一流”（世界一流電網、國際一流企業）奮斗目標闊步邁進。為使檔案工作與其他管理工作協調發展，使其更好地服務于公司的各項工作，平時工作中，我以身作則高度重視、大力支持檔案工作，采取有效措施不斷推動檔案工作實現新提升。

一、依法管檔，科學定位檔案管理工作

在認真貫徹落實《檔案法》和《河北省檔案管理條例》、《國家電網公司檔案管理辦法》的基礎上，準確定位檔案工作，全面提升檔案管理認識水平。堅持把檔案工作作為大事來抓，與公司重要工作同研究、同部署、同檢查、同考核，形成了齊抓共管的良好工作局面。從機構設置和人員配備上，建立了由公司總經理，辦公室主任以及公司專（兼）職檔案員構成的三級管理網絡。按照國家有關法律法規以及行業內有關規定、辦法，結合實際，制定了《檔案保密管理制度》等各項規章制度，組織專業人員編寫了《檔案管理工作指導書》，細化了每類檔案的工作流程、歸檔原則、質量要求、歸檔時間和歸檔方式，在檔案工作中做到“精”、“細”、“嚴”。

二、注重建設，夯實檔案管理基礎

檔案管理基礎建設是實現檔案管理現代化的關鍵，從重視軟硬件提高方面抓管理。一是狠抓業務。重視檔案人員業務水平的提高，積極選送檔案員參加上級組織的檔案業務培訓，并采取以崗輪訓、現場培訓等方式對基層檔案員進行傳幫帶，以豐富專業知識，開拓視野，提高綜合素質。二是加大投入。檔案用房面積從2010年前的240平方米擴大到現在的750平方米，庫房面積有了一定裕度，實現了庫房、閱覽、辦公三分開，所有庫房都安裝了中央空調，配備了遮光窗簾和防火、防盜自動報警系統等，達到了檔案庫房的“八防”要求。為實現檔案現代化管理，配備了計算機、打印機、復印機、專業掃描儀、刻錄機等檔案專用設備，協同辦公檔案管理系統服務器遠程在線服務，為做好檔案工作打下了良好基礎。三是豐富檔案資源。以“確保重點、突出價值、門類多樣、符合標準”為檔案收集原則，將具有重要保存、利用價值和較強典型意義的，能夠真實記錄和反映公司在各個發展時期的主要工作、重大事件、重點工程、重要成就和典型人物的檔案資料全部接收歸檔，實現統一科學保管和利用。目前庫存文書、科技、財務、聲像、實物等五大類檔案，共58836卷，另14982件。為延長檔案壽命，我們對年代久遠的受損檔案76卷692頁進行了修裱。

三、科學管理，加強檔案信息化建設

檔案管理數字化、信息化是對檔案工作的必然要求，也是檔案工作的努力方向。將檔案信息化建設納入我公司信息化建設總體規劃和目標，1998年，采用清華紫光檔案管理系統，公司實現了計算機網上立卷歸檔管理。2010年，全面啟用國家電網公司統一推廣的協同辦公檔案管理系統，實現了文檔一體化和在線收集、信息管理、借閱管理、數據維護、系統權限定制和綜合利用等多種功能，為檔案信息資源共享創造了條件。2012年以來，先后投資百余萬元對室藏全部科技、文書、聲像、實物檔案共計4萬余卷進行了數字化加工處理，所有電子文件掛接檔案管理系統，檔案數字化率達到100%；會計檔案2萬多卷實現了檔案文件級目錄管理，實現了檔案的數字化圖片與相應的目錄數據庫的連接，實現了檔案原文的網上查閱。同時，依靠數字檔案權限管理技術，實行磁介質和紙介質異質異地備份管理，確保檔案不損毀、不遺失、不泄密。

四、創新形式，不斷提升檔案服務新水平

保管和利用好檔案是做好檔案管理工作的重中之重。以創建河北省企業檔案工作目標管理6★級認定為契機，以 “室藏檔案數字化、網絡信息化、規范化、資源共享化”的檔案管理理念，通過加快檔案信息化建設、開展檔案編研等方式提高了檔案利用效率，實現了企業檔案信息資源高度共享。為滿足檔案利用者需求，提高檔案利用效率，檔案工作人員編制了檔案利用指南、分類目錄、全引目錄等多種檢索工具；同時，我們公司員工還可以通過局域網全文搜索、查閱檔案管理系統中的信息資源，查閱檔案的原文原件、原圖原貌。

注重檔案開發利用向深層次服務轉化。根據企業生產、經營工作的需求進行檔案編研，組織員工完成了《唐山供電公司1996至2012年全宗介紹》、《唐山供電公司1996至2012年組織機構沿革》、《唐山供電公司大事記（1989-2012）》《唐山供電公司年鑒（2007-2012）》、《唐山供電公司科技成果選要介紹（1997至2012年）》、《唐山供電公司生產、生活施工土地、房產情況一覽表》、《唐山供電公司變電站簡介》、《唐山供電公司志》等46種1120冊的編研工作，強化檔案資源在設備檢修、勘測設計、工程施工、編史修志、維護企業合法權益等方面的參考借鑒功能，真正做到來源于工作，服務于工作，充分發揮了檔案工作“知識庫”、“參考書”的重要作用。據不完全統計，2011年以來，各部門利用檔案信息直接或間接創造經濟效益達2000余萬元。

注重檔案文化建設。投資300余萬元建設企業綜合展廳，展示企業發展歷程和取得的顯著業績，展望美好企業愿景，建設榮譽檔案展室，展示公司在各項工作中取得的成績。利用大量歷史檔案資料舉辦了“鑄就輝煌”圖片展、“迎祖國60華誕、展供電企業風采”圖片展、科學發展觀成果展和愛國主義教育大型圖片實物展。通過展現企業輝煌發展歷程和在企業文化、管理、技術方面積淀的寶貴財富，激發了員工的榮譽自豪感、歸屬感和主人翁責任感。檔案工作實現了由“收攤子”管理向“開放式”利用、“封閉式”管理向“開門式”服務轉變，真正把“死檔案”變成了“活信息”。

經過公司上下共同努力，對檔案工作精益求精，努力推進檔案“規范化、標準化、科學化、信息化”進程，檔案工作服務于公司生產經營的同時，還積極對照新規范，調高新起點，落實新舉措，搭建新平臺，主動查找檔案管理上的差距和不足，不斷提升檔案管理水平。2013年，以98.3分的優異成績順利通過河北省企業檔案工作目標管理6★級認定，我公司成為河北省首家6★級企業，所屬10家縣級供電公司，其中1家通過5★級認定，9家通過4★級認定。

電力企業檔案管理永無止境。結合新形勢下電力檔案的特點規律和發展趨勢，著眼建設“國內一流檔案室”的奮斗目標，我們將帶領公司上下以檔案資源建設為基礎，以信息化建設為重點，以安全管理為保障，著力強化檔案的收集、整理、保管、利用，使其更好地為企業各項工作服務。endprint