知識角

何為數字檔案館？

數字檔案館是指各級各類檔案館為適應信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運用現代信息、技術對數字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網絡平臺提供公共檔案信息服務和共享利用的檔案信息集成管理系統。

數字檔案館總體建設內容

1、按照數字檔案館基礎網絡架構、主要技術路線與軟硬件配置基本要求，集成建設適應館藏檔案基礎數據和今后一定時期內數字檔案增長規模的數據管理、滿足數字檔案館各項管理與服務需求的基礎設施。

2、開發或應用具備“收集、管理、存儲、利用”等功能要求的數字檔案管理系統，實現檔案管理各業務環節的自動化、網絡化。

3、全面推進館藏數字檔案基礎數據庫建設、優先建立館藏檔案的文件級目錄數據庫，逐步進行傳統載體檔案的數字化轉換，積極推進電子文件的接收和管理，建立各類數字檔案資源庫群。

4、應用先進技術和相關管理手段，保證數字檔案信息資源的可靠可信和長期可用，減少數字檔案對軟硬件的依賴性，從而使數字檔案具備傳統檔案所具有的原始性、憑證性和長期可讀性。

5、運用多種技術手段，針對不同利用對象，通過不同渠道，實現檔案信息資源分層共享，方便、快捷滿足各類用戶利用需求。

6、配套建設數字檔案館保障體系，確保數字檔案館系統安全和數字檔案信息安全。

數字檔案管理系統功能要求

數字檔案管理系統應當具備“收集、管理、保存、利用”四項基本業務功能，以及用戶權限管理、系統日志管理、數據備份與恢復、系統及其數據安全維護等功能。數字檔案管理系統還應當采取必要措施保證館藏數字檔案信息，特別是由電子文件歸檔形成的電子檔案信息的可靠和可用。數字檔案管理系統功能可以根據信息化發展和檔案管理的要求而有所側重并不斷拓展。

1、收集功能要求

系統應當具備接收立檔單位產生的電子文件及其元數據、對傳統載體檔案進行數字化和采集重要數字信息資源等功能。

（1）系統能夠根據相關要求接收立檔單位產生的各類電子文件及其元數據，并在建立一整套接收機制基礎上，保證接收過程責權明確，杜絕安全隱患，從源頭上保證數字檔案的真實、完整、可用。

（2）系統應當提供選擇在線接收和脫機接收方式。

（3）系統應當能夠批量導入或導出數據，保證數據的可靠和可用。

（4）系統應能對在線或離線接收的檔案數據進行真實性、完整性、可用性驗證。

（5）系統應具備目錄數據和內容數據等多種信息資源的采集功能。

2、管理功能要求

系統能夠對所接收的各類數字檔案信息進行整理、比對、分類、著錄、掛接、鑒定、檢索、統計等操作，使無序信息有序化，并實施有效控制。系統應能：

（l）按照設定的分類方案，將數字檔案信息存儲到系統中，或根據管理要求進行適當調整。

（2）過濾重份數據和重新分類、編號。

（3）對檔案內容進行抽取和添加元數據等操作。目前檔案管理都是基于目錄數據庫掛接方式來實現，將來不排除使用新的技術方法對數字檔案進行有效管理。

（4）輔助人工完成檔案的開放鑒定工作。

（5）對檔案內容數據及其元數據等相關信息建立持久聯系，形成長期保存檔案數據包和利用數據包。

（6）對檔案類型、數量大小等按照設定要求進行統計、顯示或打印輸出所需各類檔案信息。

（7）輔助完成館藏實體檔案編目（著錄、標引）、整理、出入庫房管理等工作。

（8）定制檔案業務流程或進行流程再造。

3、保存功能要求

系統能夠實現對數字檔案長久的安全保存，包括兩方面的要求，一是長久保存策略的確定，二是存儲架構選擇。

3.1 長久保存策略

長久保存策略包括存儲格式的選擇，檢測、備份和遷移等技術方法的采用等。

（l）應當選擇符合國家標準的格式，暫時未制定標準的，選擇開放格式或主流格式。

（2）定期對載體及其軟硬件環境進行讀取、測試，發現問題，及時解決。

（3）根據數據重要程度以及管理和利用的需要，選擇在線、近線、離線、異地、異質和分級存儲等技術和方式。

（4）計算機軟硬件以及技術或標準規范發生重大變化或發生重大事件時，為了保證數字檔案信息可讀，應采取遷移等手段對所存儲的數據進行技術處理。

3.2 存儲架構選擇

根據檔案數據量和管理目的不同而采用不同的存儲技術及其相關設備。安全性和穩定性是選擇存儲設備的首要因素。在數字檔案館建設過程中，應根據數字檔案館的數據量和利用并發用戶數的需求，以保證數字檔案館合理安全的存儲容量和較快的網絡傳輸速度，適當選擇采用單一應用平臺，配備數據庫服務器、文件存儲器、備份服務器、備份軟件等構成的存儲服務平臺，以及采用 SAN 、NAS 、 DAS、IP-SAN 或其他形式的存儲技術方法。

4、利用功能要求

數字檔案管理系統應當根據檔案信息的利用需求和網絡條件，分別通過公眾網、政務網、局域網等建立利用窗口。系統應能實現檔案查詢、資源發布、信息共享、開發利用、工作交流、統計分析等功能。系統應當：

（1）能夠運用最新檢索技術方法滿足利用者在各種利用平臺對檔案數據進行快速、準確、全面的利用查詢要求。

（2）能夠通過網絡平臺或特定載體發布檔案信息和信息資源共享。

（3）能夠輔助進行檔案信息智能編研、深度挖掘。

（4）能夠為檔案管理者和利用者提供在線交流平臺、遠程指導、遠程教育。

（5）能夠輔助開展數字檔案的增值服務。

（6）能夠進行檔案利用訪問量統計、分布分析、輿情分析等相關工作。

（7）能夠對用戶、數據項、功能組件進行利用權限的角色授權處理，能夠進行門類設置、結構沒定、字典定義等系統代碼維護工作。endprint