淺談加強科技檔案的管理和利用

沙翠+張薇

隨著社會經濟的發展，科技檔案在經濟發展中的作用愈發明顯：提高工作效率、降低經濟勞動成本。因此，加強科技檔案信息資源的開發和利用，實現科技檔案的價值，對于從事檔案管理工作的人員具有非同尋常的現實意義。

但是，筆者根據對近年所在系統檔案管理利用調查情況看，科研檔案的管理利用并不容人樂觀，主要是收集不齊全、內容不完整，歸檔保存的科研檔案數量不多，科研檔案的作用遠沒有真正發揮出來。究其原因問題主要來自二方面：一是有的領導傳統意識濃厚，認為科技步伐發展很快，過去的成果經驗用不了多久就被淘汰，沒必要在舊紙堆里花費力氣，思想認識存在偏頗。二是有的專業技術人員思想狹隘、保守，擔心別人超越自己，接受掌握的知識材料牢牢攥在手里不愿放棄。由于這種傳統思想觀念的存在，對科技檔案開發利用帶來負面影響。對此，我們應該采取如下措施：

一、加強科技檔案利用工作宣傳。領導重視與否是事業興衰的關鍵因素。檔案工作人員要經常主動向領導匯報檔案管理工作，特別是科技檔案利用情況，從提高工作效率、增強自身實力、提高社會競爭力等多角度出發，千方百計引起領導思想重視，積極爭取工作支持。

二、搞好基礎硬件建設。做好科技檔案的收集、整理、歸檔等工作是實現科技檔案信息資源開發利用的物質基礎。檔案管理人員要充分履行組織賦予的職能，對凡是有關社會調研、科學技術研究的紙質文件、照片、聲像等各種載體檔案材料及時進行收集、整理、分類、歸檔，努力豐富館（室）藏。不斷加強檔案設施設備建設，檔案櫥柜、電腦、打印機、復印機等設備配套齊全，檔案編目、查閱、咨詢實行電腦管理，提升科學管理檔案手段和工作效率。對部門、單位需要開發的科研項目，盡可能提供最詳實檔案信息，提高科技檔案利用率。

三、強化制度管理。科研檔案在業務單位占有很大比重，如果沒有制度或缺乏規范化管理手段要想搞好工作實難想象。應加強職業人員對《檔案法》的學習教育工作，不斷增強法紀法規觀念和集體主義大局觀念，培養樹立自覺歸檔的思想意識，提高職業人員做好科技檔案資料收集管理的自覺性和主動性。在加強管理的基礎上，制定相應的科研檔案資料收集及管理制度，將這項工作納入檔案工作指標體系，亦納入單位部門的管理指標中，制定管理目標考核制，與個人崗位責任制掛鉤，變軟指標為硬指標，使每個專業技術人員都能自覺地將科研檔案資料按時交給檔案管理人員。俗話“獨木難支”，檔案管理不是一個人的事情，尤其科技檔案開發利用往往涉及多個工作職能部門。因此，在檔案收集、開發、利用工作中，單位專職檔案管理人員一定要注意與各業務部門兼職檔案人員的密切配合，使工作有機銜接，團隊形成合力，推動檔案事業和科研利用的雙向發展。

四、增強工作主動性。檔案管理是手段，利用是目的。科技檔案材料不能簡單塵封在檔案庫里束之高閣。檔案管理人員在檔案歸檔之時應將視為重要的科技檔案做出分級標示，一旦需要馬上就能提供使用。注意對科研檔案的平時收集。收集時要注意檔案的質量及檔案的完整、準確和系統狀況，對不完整的材料及時進行調查、補充，形成完整的科技檔案資料。檔案人員應經常對業務部門（下轉第53頁）（上接第51頁）日常科研檔案的形成、收集、歸檔工作的檢查、指導工作，對其中存在的問題及時發現并提出整改建議。檔案人員要增強工作主動性，切實轉變四平八穩、觀望等待的傳統工作模式，深入實際，慮科研人員之所憂，幫科研人員之所需，積極為單位事業發展、為社會經濟建設做貢獻。近年來，我們通過加強對科技檔案規范化管理，為專業技術人員開展社會調查研究、進行醫學科研、爭取科研立項、撰寫科研論文、編撰著作提供了可靠資料，取得了良好的社會經濟效益。

（作者單位：河北省婦幼保健中心 河北省人口發展研究中心）endprint