反饋機制在高校檔案工作中的應用與思考

萬丹

在高校檔案工作中，檔案形成部門、檔案管理部門、檔案利用部門和相關人員之間的溝通與互動不可或缺，通過雙向和多向交流，高校檔案工作的遠景目標得到傳達，近期任務得以完成，檔案工作的質量和水平得到提升。因此，反饋機制是高校檔案工作的手段與環節的重要組成部分，應該成為高校檔案工作的一項重要內容。

一、反饋機制理論在檔案工作中的意義

（一）何謂反饋

反饋又稱回饋，一般來講，控制論中的反饋是由控制系統把信息輸送出去，又把其作用結果返送回來，并對信息的再輸出發生影響，起到控制的作用，以達到預定的目的。原因產生結果，結果又構成新的原因、新的結果……反饋在原因和結果之間架起了橋梁。

（二）反饋機制理論

反饋機制通過調整輸入方、輸出方的配合，修改流程，從而影響著管理效能的結果。系統的輸出會影響系統的輸入，在輸出變動時，所造成的影響恰和原來變動的趨勢相反，此即負反饋；反之則是正反饋。從對控制目標的偏離來說，正負反饋剛好相反：負反饋描述目標差減少的調節；而正反饋描述目標差越來越大的過程，往往標志著達到預定目標的控制過程的破壞，即表示一個失去控制的過程，人們常常把它叫做“惡性循環” 。因此，負反饋及其良性循環機制是各領域開展研究的追求所在。

（三）反饋機制理論在檔案工作中的意義

檔案工作的涉及部門和相關人員共同組成了反饋機制中具有互動聯系的“輸入方和輸出方”，它們互相影響，通過檔案工作的各業務環節完成內化與外化。在負反饋和主動反饋中，內化表現為個人責任感增強、專業技能提升、工作效率提高；外化體現為工作流程得到優化、工作質量得到提高，最終表現為整個檔案工作（有時甚至超出檔案工作范圍）管理效能的提升。反之，則是正反饋和被動反饋，會導致整個檔案工作管理效能的降低。無論檔案工作的涉及部門和相關人員是否察覺，反饋機制總是伴隨著二者，并且總是貫穿整個檔案工作的始終。為推動檔案工作的順利開展，檔案工作的涉及部門及參與人員積極主動反饋，形成負反饋的良性循環勢在必行。

二、高校檔案工作反饋機制存在的問題及原因

（一）檔案工作反饋機制存在的問題

1.檔案工作反饋主體單一

在高校檔案工作反饋過程中，無論是檔案歸檔率、利用率統計，還是反饋信息收集，都是高校檔案部門的職責。專職檔案員被繁重的檔案接收、整理業務所累，很難有精力投入反饋工作，形成反饋文字報告的少之又少。兼職檔案員移交完歸檔材料后，往往認為自己的工作就算完成了，至于歸檔材料是否完整、質量如何已不關己事，更別說形成相應的反饋情況報告。

2.檔案工作反饋內容簡單

檔案工作反饋內容多集中在檔案收集、利用等方面，包括歸檔文件材料不完整、質量差、移交不及時，大部分師生利用完檔案后不能認真填寫檔案利用效果登記表，或者干脆不填寫，又或者對利用效果僅有“好”、“達到目的”等籠統的描述，缺乏對利用效果的具體闡述。

3.檔案工作反饋渠道不通暢

組織高校檔案工作會議、提交檔案工作報告和發表檔案業務論文是高校檔案部門較為常見的檔案工作反饋途徑。目前多數高校檔案工作反饋信息僅僅停留在檔案部門，很少能夠及時反饋給其他檔案涉及部門，或者并沒有將反饋信息切實應用到檔案工作實踐中。

（二）原因分析

1.檔案意識薄弱。一些院校的領導和中層干部不重視本校、本部門文件的收集，甚至錯誤的認為只有上級部門的紅頭文件才是檔案，對自身工作中產生的文件材料隨辦隨丟，致使歸檔材料散失嚴重。不少專任教師認為教學大綱、教學計劃等材料屬于自己的勞動成果，忽視其產生的職責因素，往往以保護知識產權為由不做這方面材料的移交。不少查檔的學生表達利用需求模糊，不能清楚填寫檔案利用效果登記表。

2.制度不完善。大多數高校檔案工作只限于制定檔案管理辦法，對檔案工作只作原則上的規定，缺乏對考核、獎懲的具體化，制度上的不完善為反饋工作留下不作為的空間。

3.檔案工作性質的負影響。隨著數字化校園進程的不斷推進，高校傳統的檔案工作方式受到了極大挑戰，部分高校檔案工作者由于工作條件的變化造成職業認同感低，出現職業倦怠。這種認識或者說其反映的現實無疑影響了檔案工作反饋機制的順暢運行。

三、推進高校檔案工作反饋機制應用的建議

（一）大力宣傳檔案法制法規。要形成檔案工作負反饋的良性循環機制，必須注重提升檔案形成者的檔案意識。當然，高校師生檔案意識的提高是一個長期的過程，因此，高校檔案部門要爭取資源，借助校園微博、校園網和校報等媒介，加強檔案法律法規的宣傳教育。

（二）細化檔案工作制度條款。制度越健全，越便于執行。完善檔案工作相關制度、細化相關條款，建立激勵機制，將檔案工作同績效考核掛鉤。

（三）及時公布檔案工作反饋報告。建立檔案工作反饋報告臺賬，內容涉及檔案移交、質量和利用等，將各方面的反饋情況實時更新公布。

（四）跟蹤檔案工作反饋信息。檔案部門要積極跟蹤反饋信息，了解情況，分析檢查，促進管理效能的提升。以筆者所在高校檔案室為例，近幾年學院參加“專接本”考試報名的人數激增，一到年底就會出現學生扎堆到檔案室復印錄取名冊的現象。在提供錄取名冊利用過程中，“你來我借”的被動服務方式暴露出了弊端，有學生反映多人查找名冊時，檔案室由于人手有限，造成利用者等候時間較長且利用效率低。針對這一反饋信息，次年“專接本”考試報名開始前，專職檔案員先將名冊復印件提供給各系部，學生到所屬系部復印名冊。此舉給廣大學生帶來了便利，也使檔案員有更多精力從事其他檔案工作。

四、關于檔案工作反饋機制的幾點思考

（一）檔案工作反饋機制是一個動態的過程，高校檔案工作者要開闊眼界，關注社會熱點問題。例如，在大專生落戶政策放寬的背景下，專科生學歷認證可能會成為一股強大的利用需求，這是高校檔案部門不得不關注的大趨勢；同時，在全社會信用體系尚未建成和完善的前提下，為社會提供相關原始信息也是高校檔案部門繞不開的社會責任。這些社會趨勢或需求反映到高校檔案工作中來只是一個時間問題，因此，檔案工作者要未雨綢繆，在實踐中考慮加大反映學生在校學習、生活相關材料的收集力度、適當延長學生考錄材料的保管期限以及學籍檔案的信息是否齊全等問題。

（二）檔案工作反饋機制是文檔一體化管理中前端控制理論和全程控制理論的緣起。當我們認真思考檔案工作的反饋機制后不難發現：檔案工作反饋機制要改善的是源頭——文件產生時的質量控制；要改進的是流程——文件流轉過程中的監控；要跟蹤的是效果——文檔功能的實現。因此，在一定程度上可以說，前端控制理論和全程控制理論是反饋機制在文件生成與管理過程中的一種理論提煉。所以，建立及時、主動又高效的檔案工作反饋機制對高校檔案事業發展意義重大。

（三）檔案工作反饋機制的推行環境。負反饋機制和主動反饋機制的建立及運行不僅要有基于雙方解決問題、提高管理效能的良好意愿，還要有雙方可以真誠溝通的良好氛圍。高校檔案工作者如果不積極主動的反饋，是工作不給力，反之，稍有不慎，容易觸犯職場法則，使自己身陷惡劣的工作環境，導致檔案工作難以開展。因此，如何構建及時、主動又高效的檔案工作反饋機制，高校檔案工作者又該做何努力，值得深思。

（作者單位：廣東省外語藝術職業學院）endprint