實現中職學校檔案管理規范創新及信息化建設的途徑

張玉軍

中職學校檔案是學校從事學校管理以及各項教學科研工作和教育監督評估的重要材料，對于學校的各項教學科研及管理工作有著非常重要的作用，通過對學校檔案的有效利用，可以使學校的教學及管理水平得到較大的提高。

一、中職學校檔案管理工作目前的現狀分析

當前，許多中職學校對檔案管理工作的意識不夠強，對檔案工作在整個學校建設中的作用和意義沒有足夠的認識，檔案管理中存在著許多不完善的地方。

1. 制度不完善，管理的隨意性比較強。中職學校的部門機構很多，教學管理工作比較繁重，隨意歸檔和檔案的錯歸錯放現象經常出現。

2. 管理力量比較薄弱，管理方式相對落后。中職學校沒有專門設置專職的檔案管理崗位，檔案管理人員一般由教師或者是校辦的工作人員兼職或者是臨時配備的人員。大部分工作人員沒有接受過專門的檔案知識的專業培訓，對于檔案的重要意義以及檔案材料的收集、整理、裝訂及歸檔等業務并沒有太深入的了解，投入到檔案工作中的精力也明顯不足。歸檔材料不夠真實準確完整，歸檔不及時的現象時有發生。在對檔案進行管理的方式上，沒有專門的檔案管理軟件，對于檔案信息的收集和查閱多數采用手工方式，造成使用效率的低下。

3. 檔案之間的交接手續不嚴格，導致檔案的遺失。因為檔案管理人員多數都不是專職人員，因而在進行工作調動或者是離崗時，對檔案的移交工作沒有按照嚴格的程序來進行，沒有進行嚴格的清查，導致移交過程中出現了很多檔案遺失和責任人不明確的問題。

4. 對檔案管理的工作缺少創新精神。對檔案工作的管理沒有從提高其效率以使其更好的為學校服務的角度出發，造成了歸檔信息的滯后，降低了檔案工作服務學校的重要作用。

二、對學校檔案工作進行規范化管理的對策

1. 建立健全檔案管理的各項制度，完善檔案管理的工作體系。根據國家有關規定，中職學校應該在結合學校自身情況的基礎上，制定出一套科學完善的檔案管理規章制度以及檔案管理機制，并建立起檔案工作的責任制度，以便使檔案管理工作做到照章辦事和按規操作。建立系統完善的《檔案管理工作規定》、《檔案利用制度》、《綜合檔案室工作職責》等制度，使檔案管理工作形成一套完整的體系機制，從而促進學校檔案管理工作的良好發展。

2. 對檔案工作進行明確分工，形成檔案管理的網絡。中職學校要對學校各個部門在檔案的收集、整理、匯總以及歸檔過程中的諸多環節進行明確的分工，從而使檔案管理工作形成科學的體系，以便充分發揮檔案的積極作用。

3. 設立專職的檔案管理人員并提高其素質，強化檔案管理的基礎工作。一方面學校應該設立專職人員來負責檔案的管理工作，另一方面還要加強檔案管理工作隊伍的建設，學校應該多給檔案管理人員提供業務培訓的機會，以便讓他們掌握更加專業和扎實的檔案管理知識，從而以科學高效的方式來進行檔案管理工作。

4. 配備先進的硬件設施，確保檔案管理工作的質量。要想提高中職學校檔案管理的水平，硬件設施是必要的基礎，也是確保檔案管理質量的必備條件。應該將檔案設施的建設納入到學校基本建設的整體規劃當中，要專門設置綜合的檔案室，為其配備檔案管理的各項設施。還要配備足夠的檔案庫房，根據情況配備去濕機、空調和防火、防蟲以及防盜等必要設施，配備計算機、掃描儀、打印機、攝像機等現代化的辦公設備，以便讓工作效率大幅度提升。

5. 對檔案進行科學分類，要善于挖掘檔案資源并豐富檔案內容。檔案管理工作是一種累積性的工作，首先要求檔案管理人員根據實際情況，按照部門和內容的不同進行不同類別的區分，然后要注重對學校各類資料進行全方位的收集與整理，對檔案收集的范圍要積極拓寬，對檔案資源進行深入的發掘，比如可以把分散的各個知名校友的檔案收集成冊，進而豐富并充實檔案內容。

三、對檔案管理工作進行創新，實施多種類的信息化建設途徑

隨著時代的發展，信息技術已經被廣泛運用到了各個領域中，為了適應時代的需要，檔案管理工作也必須要有創新意識，要善于運用信息化的技術。檔案管理的信息化是當今社會發展的必然趨勢。

1. 建立檔案館或檔案室網頁，開展網上服務工作。建立檔案館或者是檔案室內部局域網，檔案部門可以在充分利用學校網站資源的基礎上制作出自己專門的網頁，積極整合各種數據及信息，使檔案管理系統和學校網站進行對接，從而實現檔案資料的網上檢索，給用戶提供更加便利的服務。

2. 建立“電子檔案數據庫管理中心”。在和學校信息管理部門密切配合的基礎上，檔案館或者檔案室可以建立相應的“電子檔案數據庫管理中心”，這個中心設立在學校的檔案館或者檔案室。電子檔案數據庫管理中心可以對網站內各部門的電子歸檔文件進行集中管理，在網站上提供有限制性以及非保密性的各種電子文件的查詢服務，從而實現各種電子信息資源的共享。

3. 做好電子文件的收集工作。要想做好電子檔案管理工作，首先就要對各種電子文件進行收集。由于電子文件所具有的特性，對它的收集和對紙質檔案的收集完全不同。比如，對于草稿性的文件，因為它沒有正式文件的各種功能，所以通常情況下它是不被留存的。不過，如果對正式紙質文件進行全文信息檢索要求的時候，就應該收集這些草稿性的文件。對于那些具有輔助或者正式作用的文件，就要對其進行及時整理和收集，并將它們和其相對應的紙質文件建立起標識關系。在收集整理過程中應該及時將電子文件拷貝復制成紙質文件，以防系統發生意外時造成電子信息的丟失。

4. 對電子文件進行歸檔管理。在對電子文件的檔案屬性進行確定后，要把應該進行歸檔的電子文件從網絡存儲器中拷貝或者刻錄到可脫機運行的存儲載體中，以確保文件的長期存儲。如果要對通過存儲載體傳遞的電子文件進行歸檔的話，就要做一些必要的認證及輔助性工作，把電子文件進行雙重備份，一種備份成紙張形式，一種備份成數字化載體的方式比如光盤等，并對這兩種方式進行分別歸檔管理。當前在學校的檔案管理工作中，為方便使用及保管，這兩種版本的電子文件，一套交由檔案管理部門進行統一保管，另一套則由相關的部門進行保管。為了保證電子文件的真實性，對歸檔的電子文件的格式也要有要求，文檔文件應該采用DOC或者TXT格式的，數據文件應該用DBF格式的，圖像文件應該用JPG格式的。此外，在電子文件的歸檔中，我們還要注意對電子文件運行的設配以及相應的操作環境和操作平臺的要求進行詳細的說明。

5. 開展檔案在線服務，提高其服務水平。對于檔案開展其在線使用服務，可以使人們能夠更加快速方便的獲取信息。檔案管理人員要具有熱情、主動的服務意識，明確檔案服務的工作方向，不斷提高服務質量和服務水平。

中職學校檔案管理工作要想實現高效化的目標，就必須要注重對檔案管理的規范進行創新和信息化建設途徑的探索。中職學校一定要努力積極的創造各種條件，加快檔案管理信息化建設的步伐，從而實現自身檔案管理工作模式的根本性變革。

本文系河南省濮陽市高級技工學校校課題 課題名稱河南省中職學校檔案資源利用情況研究 編號2013-R-19

（作者單位：河南省濮陽市高級技工學校）endprint