信息化管理人事檔案模式研究

[摘 要]信息技術使人事檔案管理的方式改變，這也使人事檔案管理模式必須變革。本文說明信息化的人事檔案管理具有的特點、信息化的人事檔案管理模式的革新、信息化的人事檔案模式表現的形式這三個方面的問題。

[關鍵詞]信息化；人事檔案管理；模式

一、信息化的人事檔案管理具有的特點

1.電子化的檔案載體

傳統的人事檔案管理資料主要為紙質的載體，檔案管理人員需要花費大量的時間、精力考慮如何存儲和保管人事檔案資料，紙質化的檔案載體需要耗費很大的存儲空間。隨著信息技術的發展，目前人事檔案資料已經可以用電子化的方式實現。檔案管理人員只要使用使用計算計，就能完成電子化文檔的處理工作，只要擁有大容量硬盤，就能存儲海量的人事檔案資料。

2.數據化的檔案管理

如果人們需要一份人事檔案資料，檔案管理人員需要花費大量的時間在檔案的分類中查找。隨著信息化的發展，人們可以使用數據化的方法管理電子人事檔案資料。人們可以預先制作一套管理模板，然后輕松的為電子人事檔案添加分類標簽，需要人事檔案資料時，人們只要輸入查找命令，只花一、兩秒鐘的時間人們就查找到需要的資料。

3.分級化的查閱方式

隨著信息技術的發展，企業或部門均有屬于自己的門戶網站，人們可以進入門戶網站查閱自己需要的人事檔案資料。然而，這些人事檔案資料根據保密的程度具有分級性。比如說非企業或該部門的人員只能查閱已經對外開放的人事檔案資料；企業人員可以根據自己的權限查閱一些較為保密的資料；企業單位或負責人可以查閱非常機密的人事檔案管理資料。

4.網絡化的共享平臺

在信息化的時間，人事檔案資料已經成為展現部門或企業實力的一種途徑；也成為企業或部門里人與人之間相互了解的一種途徑；同時也成為人們熟悉自己工作環境的一種途徑。人事檔案資料已經成為一種可供共享的資料，這種共享性給企業或部門工作的開展帶來很多便利。

二、信息化的人事檔案管理模式的革新

1.革新封閉性的服務對象

舊時代的人事檔案，一般應某個單位、某個組織的需求而建立，它服務的對象為這個單位或這個組織的人，這種服務的對象影響人事檔案的記錄范圍，即該人事檔案記錄的主要是與這個單位與組織有關的事。信息化的人事檔案的共享性要求人事檔案管理人員必須全方面的記錄人事檔案資料，這種人事檔案資料比過去的資料具有更多的價值。

2.革新單一性的資料來源

舊時代的人事檔案資料，一般由人事檔案相關的當事人自行填寫，或由管理人事部門的工作人員填寫。由于個人因素，這使人事檔案管理資料可能會出現偏差。在信息化時代，檔案管理人員可用多種渠道采集檔案資料，使用新的檔案采集模式，能使人事檔案資料更全面。

3.革新指定性的查閱人群

舊的人事檔案資料由檔案管理人員專門保管，只有指定的人群才能夠向檔案管理人員要求調閱人事檔案。因為查閱的人群范圍有限，所以舊的人事檔案管理模式的利用率較低。在信息化的人事檔案管理模式里，人們可以在自己權限的范圍內自主的查閱人事檔案管理資料，獲得自己需要的信息。

4.革新被動性的管理方法

舊的人事檔案的管理方法為由人事檔案管理人員采集和管理人事檔案資料，日后，檔案管理人員會根據企業或組織活動的開展補充和更新資料，這種管理方法非常的被動。在信息化的時代，人們要求檔案管理人員優化人事檔案資料，使這些資料能位部門或企業創造更多的價值，人們的需求使檔案管理人員必須主動的思考如何才能做好人事檔案管理工作。

三、信息化的人事檔案模式表現的形式

1.社會性的服務對象

過去的人事檔案管理模式以封閉的方式為企業或部門提供資源服務。然而信息化的技術共享性的特點，使人事檔案資料成為一種推動企業或部門工作的重要資源，人們從人事檔案資料能了解到企業或部門工作的情況。這使人事檔案管理要以整個社會成員為對象提供服務。廣泛的服務對象是大人事檔案管理的方向。

2.廣泛性的資料來源

隨著信息技術的發展，人們可以從多種渠道得到各種信息，這就使人事檔案資料的來源變得多元化。人事檔案的管理人員可以從人們的記錄、相關部門的紀錄、網絡渠道、其它社會渠道得到人事檔案資料，檔案管理人員需要全面的收集這類資料，并合理的篩選與整理，才能使人事檔案資料具有更多價值。

3.多樣性的查閱人群

隨著信息技術的發展，人們會根據自己的需要查閱人事檔案管理資料。比如一部分企業或部門外的人員為了了解企業或部門的運作情況，需要查閱人事檔案資料；企業或部門的人力資源管理部門為了作好人力資源的配置，需要查閱人事檔案資料；部門或企業的工作人員在工作時，有時需要負責某項工作的人員與自己配合，他們也需要查閱人事檔案資料。多樣性的查閱人群要求人事檔案資料更真實、更全面。

4.開放性的管理方法

由于過去人事檔案管理模式的封閉性，使人事檔案的管理由檔案管理人員說了算，他們得不到有效的建議和幫助。隨著人事檔案共享化，人們在使用人事檔案資料時能夠了解到人事檔案管理現有的弊端，他們能給人事檔案管理人員更多建議，人事檔案人員能根據諸多意見改變管理方法，使人事檔案管理的水平進一步提高。

總結

信息技術使人事檔案管理的方式改變，這也使人事檔案管理模式必須變革。信息化的人事檔案管理模式能全面提高人事檔案資料的質量，滿足人們查閱人事檔案資料的需求、能讓人事檔案資料發揮出更多的價值。

參考文獻：

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[2]李東霞.淺談人事檔案管理[J].才智，2008（20）.

[3]戴春波.人事檔案管理芻議[J].黑龍江檔案，2009（03）.

作者簡介：涂德萍，出生年月：196499，性別：女，民族：漢族，籍貫：重慶，學位：大專職位：科員，職稱：助理館員，研究方向：人力資源、檔案管理。