探究我國檔案管理中的不足及改進措施

賈洪慧

[摘 要]檔案是一個國家的國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的有保存價值的各種文字、圖像、聲像及其他形式的原始記錄。檔案的極強的原始性特點使其具有其它資料不可替代的功能和作用。檔案社會功能和社會使命對社會的發展具有重要的作用。基于檔案的重要性，本文就檔案管理中的不足及改進措施進行了分析。

[關鍵詞]檔案管理；不足；改進措施

一、目前我國檔案管理存在的不足之處

（一）不合理的管理方式

采用手工管理為主的方式對檔案進行管理是一種傳統的管理方式，就目前的管理來說，大多數的檔案館依舊采用傳統的管理方式。在編制手工檢索的目錄等時占用了大量的時間，這對人力、物力及財力都是一種巨大的浪費。并且這也給日后的查詢工作帶來了麻煩。

做好檔案的保護工作是值得重視的，在這方面，我國多數采用的保護方式是編制兩套檔案，這就造成了大量復制檔案的出現。這樣的保護方式不僅對檔案的原始性是種挑戰，而且使得檔案的保管更加復雜化，需要更多的人力來保管。現有的程序繁瑣且工作量大的管理方式已經不能適應現在信息高速運轉的時代。

在某些檔案室保存的檔案中，對檔案的重要性認識不清，將極其重要的與次重要的檔案劃分在一起，不能夠合理充分的利用現有的資源。

（二）檔案管理的意識比較薄弱

檔案管理的意識淡薄會直接影響檔案管理工作的發展。多數管理人員受傳統檔案管理思想的影響，對檔案管理網絡化的重要性認識不足，觀念落后，再加之檔案自身保密性、利用滯后性等特點的影響，不能對檔案管理工作有足夠的了解和客觀的認識，認為檔案管理工作就是收集過時的文件材料，或者把檔案管理看作是保管檔案的工作。有些管理人員缺乏積極主動的工作熱情和工作激情，時常是一種應付上級的思想觀念去工作，從而造成的結果就是人力物力財力在上漲，工作效率卻平平的現象。

（三）理論和實踐的脫節

理論的學習是重要的，但在理論學習的過程中，每個人的的理解與接受的程度不一樣，在工作中的變現出來的結果也就不一樣，更有甚者，就是抱著濫竽充數的態度去工作的。這種理論學習與實踐經常出現兩張皮，不能夠達到預期的目的。在集體的工作中，各個個體的貫徹程度各有不同，在工作中會缺乏一致，影響到工作的進展。

一些理論的內容過于簡練、可操作性差等的缺點，再加上在具體的實踐中，一些條款規定的內容與理論所學不一樣，有時還會有一定的沖突。這樣就在無形中給正常的工作帶來麻煩，給本來就繁瑣的整理工作增添了枯燥性。

在基層企業，檔案管理人員隊伍不穩定，多數的管理人員是由辦公室勤雜人員兼任，且變動頻繁，專業化程度不高，存在不懂不問、不會不學的現象，導致檔案整理、管理混亂。

二、檔案管理的改進措施

（一）政府充分合理的運用其職能

檔案管理工作需要對各式各樣的檔案進行收集、征集，把分散的文件集中化，之后還需要對檔案按一定的分類并保管檔案，保證其完整性與齊全性，盡可能的延長其壽命，從而能夠達到對檔案的開發與利用。這種繁瑣且嚴謹的工作，需要耗費大量的人力、財力和物力。且不能通過服務獲得直觀的物質財富和經濟效益，在這個并非是高投入高回報的行業中，就需要國家政府履行其職能，采取合理有效的措施，以使得檔案的價值真正充分的發揮。

（二）注重對科技人員的培養

在這個科技是第一生產力的新時期，無論是檔案管理還是其他的領域都應加大科技的投入量，對科技的開發需要科技人員。政府應該積極主動地加強對科技人才的培養，將科技運用于檔案管理，逐漸轉變傳統的管理方式，采用科學的順應時代步伐的新的管理方式，真正的使得網絡普及于社會領域的各個層面。

（三）加大對工作人員的考核

加大對管理人員的考核，使真正有真才實學的人能夠發揮其作用，為檔案管理事業貢獻一份力量。同時這樣也可以達到對人力物力財力的合理分配。在具體的實踐中要加強對工作人員的思想啟迪，使工作人員樹立一種檔案重要，認真對待針對檔案鑒定標準實際執行過程中存在的一些問題。

（四）提高檔案工作人員的素質

采取提高檔案人員素質的措施，這與檔案教育事業的進一步開展有密切的關系。只有教育搞好了，檔案人員的知識結構、學術水平才能得到進一步的提高，綜合素質才能得到增強，這樣會使得工作人員帶著更自信的態度和更科學的精神投入到工作中去。同時要充分對西方相對成熟的管理理論體系進行分析，結合我國檔案工作實際情況吸收與借鑒西方管理體系中的合理成分，并加以發展、完善，形成具有針對性的檔案管理理論，以引導管理實踐的前行。

（五）面臨新狀態的態度

隨著社會的不斷發展變化，檔案數量的激增，這不僅給對檔案的保管設備、庫房提出了挑戰，也對檔案管理的軟件方面提出了新要求。加強對檔案工作人員的培養也是亟待解決的一個重要方面。首先檔案單位內部要有明確的分工，從而避免職責不明，政事不分的混亂局面。其次，各個單位內部要自覺的組織學習，討論分析不足，以達到新的突破。

（六）完善檔案管理制度

檔案管理制度為檔案管理工作創新提供了法律保障。檔案工作的社會性、復雜性等特點，就要求有健全完善的工作機制作保證。要建立健全管理體制、競爭機制、激勵機制，為檔案工作人員向專業化的轉變提供動力。同時，強化檔案行政管理的指導、監督、檢查的管理職能，采用多種形式的管理手段，以促進檔案工作的制度化、科學化、規范化。

三、小結

信息技術迅猛發展的時代，檔案管理的數字化，管理手段的現代化已經成為主流。為了順應時代發展的趨勢，我國國內的檔案管理存在的不足亟待解決。大型的公共事業就更需要政府發揮其職能，同時，也需要工作人員的共同努力，從而推動我國的檔案管理事業邁入新的高峰。在實踐中及時發現理論中與具體環境下不相符合的內容，及時糾正錯誤，以達到更好的發展，推動檔案管理事業的進一步發展。