淺析企業檔案在文化建設中的作用

袁威紅

摘 要：企業檔案真實記載著企業的發展的軌跡，是企業各項活動中直接形成并保存備查的各種文獻載體的歷史記錄，是企業寶貴的不可再生的重要信息資源。企業文化能增強員工的凝聚力和向心力，是企業的靈魂。如何充分發揮企業檔案在企業文化建設中的作用，是檔案信息資源開發和利用的一個永恒的主題。

關鍵詞：企業檔案 文化建設 開發利用

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）08（a）-0231-01

企業檔案作為記錄企業發展歷程的載體，是企業歷史長卷，具有內容豐富的文化特征。企業檔案是企業各項活動過程中形成的，并以文字、圖片、圖紙、光盤、照片、音像、實物等各種載體形式存放的信息資源。只有將這些內容豐富、形式多樣具有保存價值的原始記錄發揮作用才能體現出它的價值，是企業檔案工作意義深遠、責任重大之所在，也是企業文化的重要組成部分和建設的切入點。

1 企業文化的內涵、主體

企業文化是企業全體員工在長期的創業和發展過程中形成并共同遵守的思想作風、基本信念、價值觀、行為準則和最高目標，具有鮮明的時代特色，是企業的靈魂。企業檔案是在企業各項活動中直接形成并保存備查的各種文獻載體的歷史記錄，是企業寶貴的不可再生的重要信息資源。蘊藏在企業檔案中的企業信息是企業文化建設的源泉和動力。企業檔案不僅生動、鮮活地記載了企業的發展歷程，更為企業文化建設提供了真實、可靠的資料，成為企業文化建設的“添加劑”。隨著社會主義市場經濟體制的逐步完善和改革開放的不斷深入，經濟競爭正悄悄演變為更為隱蔽的文化競爭。而企業檔案，因其所具有的真實性、多元性和潛在的創造性，在企業文化建設中扮演重要角色。

企業文化對員工有感召力和凝聚力，能把人的興趣、思想、意識、觀念、需要和目的以及由此產生的行為統一起來，從而形成一種特有的價值觀在企業中延續，其中滲透了創業者個人和社會化過程中形成的價值觀和世界觀，也凝聚了企業在發展過程中形成的經營理念。

企業文化的形成是依靠企業的主體形成并依靠他們傳輸到企業的每一個員工。企業文化包括三個部分：一是勞動文化，主體是勞動者，是最基本的企業人力資源；二是生產文化，主體是管理人員，包括企業的中、基層管理者，是企業管理核心，也是企業有計劃和組織實現生產并完成企業總體目標的重要組成部分；三是經營文化，主體是決策層，是企業的戰略、策劃、經營方向和企業重大事件的決策者，同時也是是企業文化的締造者，關系到企業的盈虧和發展。

2 企業檔案與文化建設的關系

企業要在瞬息萬變的市場競爭中持續、穩定、和諧發展，必須重視企業文化建設。企業檔案與企業文化建設都是企業基礎管理的一部分，企業文化是企業發展的靈魂，是企業在長期生產經營、發展歷程中沉淀提煉形成的，是企業形象、經營理念、宣傳教育、行為方式的總和。加強企業文化建設，是內強素質、外樹形象、提升企業管理水平、促進企業穩定、和諧發展的有效途徑。

3 企業檔案在文化建設中作用

檔案能夠真實的記錄企業文化及企業發展過程中的點點滴滴，是對企業文化的歸納和梳理。

3.1 參考作用

為保證震后恢復重建工程進度，確保項目檔案工作與項目建設工作同步進行，工程技術操作人員須熟悉工藝設備流程、設備平面布置及相關電器、儀表的安裝、調試、檢驗情況，盡快投入試車前的準備，檔案人員主動利用庫存檔案，通過查閱、借閱、復印、掃描等方式，提供了大量的設備使用說明書、設計圖紙、施工圖等，滿足了災后恢復重建工程試運期對檔案的需要，發揮了企業檔案的參考作用。

3.2 憑證作用

會計檔案是企業檔案的組成部分，也是提供利用次數較多的檔案，其憑證作用非常明顯。無論是經濟合同糾紛，稅務檢查、財務年度決算，還是資產評估利用方面，都需要詳實的數據資料，為清產核資工作的順利完成奠定了基礎。

3.3 記憶作用

要使“死”檔案變成活信息，就要對庫存檔案資源進行深入挖掘，充分整合，利用各種載體檔案，編纂成內容豐富、形式多樣的編研材料，為企業文化建設提供真實的素材。編研工作的開展，真實檔案素材的提供，展示了檔案工作者的智慧，發揮了檔案資源的記憶作用。

3.4 依據作用

企業檔案不但記載著搶建三線對國家所做的貢獻，還是維護核設施安全和廢物治理工作的真實記錄，又是保護環境、確保國土安全的重要依據。

3.5 教育作用

企業文化的核心是人，企業精神、企業形象等諸方面都是由人來體現的。檔案工作是給人一種普通、踏實、努力印象，每天接觸的工作簡單、機械、重復，沒有什么驚天動地，少有拋頭露面，鮮有轟轟烈烈，他們只為一個夢想，幾十年如一日，兢兢業業、踏踏實實，不求名、不為利。

3.6 宣傳作用

企業形象是社會公眾對企業及其行為所產生的各種感知、看法和認識的綜合印象，是企業以證書、獎狀、錦旗、實物等載體形式表現出來的企業文化。企業檔案作為企業財富的資源，全方位提供了有關的圖片、照片、領導人視察、重要講話等依據性的真實材料。通過櫥窗、宣傳欄、簡報等形式，及時宣傳、報道企業的重大生產經營、重點中心工作和成就風貌等，增強員工對企業的歸屬感。

4 創新企業檔案工作，促進文化建設

創新是企業發展的靈魂，沒有創新的文化就沒有創新的思想和員工。把創新的內核植入企業價值觀，全方位融入到企業檔案管理和文化建設全過程，培養員工的創新精神，以此激勵知識創新，促進知識共享，實現知識增值，從而提升企業形象。

4.1 強化服務意識

加強員工對企業文化的接受、理解與認同，使員工產生自覺的行動，通過教育和培訓延續企業文化。做領導決策的有利助手，用戶需求的貼心向導，實現檔案資源使用價值最大化。

4.2 加強教育溝通

加大對檔案利用者的教育與溝通，增強檔案意識和技能，為檔案資源的高效利用、價值實現培養外在動力。多樣化、多角度、多層次滿足不同利用者在求證、尋史、教育等方面的需求。

4.3 開展形象宣傳

企業檔案與企業形象宣傳，是企業管理文化的不同層面，對企業的生存與發展具有重要的作用。如編寫先進人物宣傳冊，張貼警示性、啟發性的標語等，提倡先進的思維模式和規范的行為模式，提升企業社會地位，增加企業的文化附加值，不僅拓展了企業檔案資源保管和提供利用職能，還在很大程度上推動了企業文化建設的進程，促進企業生產經營管理的全面發展。

5 結語

企業管理千頭萬緒，但不論業務經營、技術研究、行政管理、人力資源、財務狀況、企業文化等，都離不開企業檔案。企業文化是以價值觀為核心的思想行為規范。只有在日常經營管理中細致、準確保存好翔實完整的企業檔案，發揮檔案在企業文化建設中的作用，使之物質標準化、行為典范化、制度規范化、精神境界化，促進企業持續、健康、穩定、和諧發展。

參考文獻

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