高校檔案管理信息化建設(shè)策略研究

朱淑麗

[摘 要]高校檔案管理信息化建設(shè)是高校管理的重要內(nèi)容，也是高?！皵?shù)字化校園”建設(shè)的重要組成部分。本文首先對(duì)高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，接著提出了高校檔案信息化建設(shè)的幾個(gè)策略，以期對(duì)提升高校檔案信息化建設(shè)水平提供自己的一點(diǎn)思考。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；信息化；現(xiàn)狀；策略

21世紀(jì)是一個(gè)信息的世紀(jì)，隨著互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展，各行各業(yè)的信息化程度不斷提升，信息化必將成為21世紀(jì)的主導(dǎo)現(xiàn)象，影響到行業(yè)的各個(gè)方面，這對(duì)于高校檔案管理來說也不例外，信息化的建設(shè)成為當(dāng)前高校檔案管理建設(shè)中重要內(nèi)容，對(duì)高校檔案的管理產(chǎn)生重大影響。對(duì)于我國高校來說，應(yīng)該適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，不斷提升自身的信息化水平，要跟上時(shí)代的步伐，加快檔案管理建設(shè)的腳步。促進(jìn)高校檔案管理水平的不斷提升。

一、高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

我國高校對(duì)檔案信息化認(rèn)識(shí)不足，設(shè)施建設(shè)起步較晚，信息化建設(shè)的現(xiàn)狀不容樂觀。

（一）檔案意識(shí)淡薄

當(dāng)前部分高校領(lǐng)導(dǎo)缺乏檔案管理的意識(shí)，檔案工作重視程度不夠，沒把檔案信息從資源的角度加以認(rèn)識(shí)，使得高校檔案管理長期停留在建檔、管檔、查檔的水平上，許多有利用價(jià)值很高的檔案材料常年廢棄在角落里，忽視了檔案信息資源的開發(fā)利用，不能形成把檔案作為一種資源去使用，給高校檔案管理帶來很多負(fù)面影響。

（二）人員素質(zhì)較低

目前許多高校檔案人員整體水平還較低，在人才結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)等方面和先進(jìn)國家的檔案管理人員相比差距較大，還不能適應(yīng)信息時(shí)代檔案事業(yè)的發(fā)展需要。既精通檔案業(yè)務(wù)、又懂計(jì)算機(jī)技術(shù)和相關(guān)知識(shí)的人才非常匱乏，制約了高校檔案管理信息化的發(fā)展。一些高校的檔案管理人員專業(yè)不對(duì)口，大部分屬于兼職的性質(zhì)，較低的綜合素質(zhì)難以勝任高校檔案信息化建設(shè)的重任，嚴(yán)重地阻礙了高校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，造成一些高校檔案管理信息化建設(shè)的滯后。

（三）資金投入不足

制約我國高校檔案管理信息化建設(shè)的另一障礙是由于認(rèn)識(shí)不夠造成的資金投入不足，相關(guān)的設(shè)備和人員配備受到了制約，阻礙了高校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。在檔案管理信息化建設(shè)過程中，需要投入大量的資金，保證人員技術(shù)、硬件、設(shè)備、軟件系統(tǒng)等方面的配套，同時(shí)為了維持這些硬件和軟件的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，還需投入一定的資金進(jìn)行日常維護(hù)和集中管理。高校檔案管理部門屬于高校行政管理的范疇，學(xué)校的經(jīng)費(fèi)主要投入到教學(xué)、科研等領(lǐng)域，對(duì)檔案管理的投入力度有限，造成高校檔案管理經(jīng)費(fèi)投入不足，給高校檔案管理信息化建設(shè)帶來不利影響。

（四）網(wǎng)絡(luò)安全問題

檔案信息管理需要正確處理與知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的關(guān)系，做到合理開放和嚴(yán)格保密相結(jié)合，這是由于檔案本身的特殊性決定的。高校檔案信息化建設(shè)，提升了檔案的利用效率，加強(qiáng)了檔案部門與外部間的聯(lián)系，降低了檔案保管與獲取的成本，但也相應(yīng)帶來了很多信息技術(shù)方面的問題，如電腦黑客破壞、電腦病毒、非法訪問等，給檔案的安全造成了較大的威脅。

二、高校檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）提高對(duì)檔案管理信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)

高校檔案管理要樹立“電子檔案”的觀念，必須轉(zhuǎn)變檔案管理以往只是簡(jiǎn)單的收集、借閱、整理模式，在觀念上與信息社會(huì)接軌，要摒棄手工操作管理的觀念，樹立通過檔案管理的信息化來實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化管理，認(rèn)識(shí)到檔案信息的價(jià)值不僅在于儲(chǔ)藏，其更大的價(jià)值在于傳播，通過信息化手段，使檔案的傳播更為便捷，使檔案的價(jià)值得到更好的實(shí)現(xiàn)，另外，要樹立電子檔案觀念，在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展的背景下，電子檔案由于其成本低、便于儲(chǔ)存和查詢速度快等方面的特點(diǎn)，必將取代紙質(zhì)檔案，作為高校檔案管理人員，要從行動(dòng)上跟上文件存儲(chǔ)電子化的腳步，通過信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的動(dòng)態(tài)化和便捷性。

（二）培養(yǎng)高質(zhì)量高素質(zhì)檔案管理人才

在提高現(xiàn)有檔案管理人員基礎(chǔ)素質(zhì)的基礎(chǔ)上，高校檔案管理部門要重點(diǎn)提升檔案管理人員的信息技術(shù)方面的技能，加強(qiáng)相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員配置，適時(shí)進(jìn)行相關(guān)人員的信息化業(yè)務(wù)方面的培訓(xùn)，提升檔案管理人員利用信息化設(shè)備的技能，根據(jù)檔案管理信息化建設(shè)需求，通過強(qiáng)大的人才隊(duì)伍建設(shè)，加速高校檔案管理信息化進(jìn)程。

（三）加強(qiáng)軟硬件系統(tǒng)和基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

數(shù)字化設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是檔案信息傳輸、資源共享的基礎(chǔ)條件，是高校檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施。其核心是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，還包括交換機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)器、路由器、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等。因此，為真正實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源共享，必須建立一個(gè)全國高校檔案信息化網(wǎng)絡(luò)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制，同時(shí)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的查找、接收和歸還，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源最大限度地社會(huì)共享，充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。

（四）建立檔案管理信息安全保障體系

要順利實(shí)施高校檔案管理信息化，必須重視高校檔案信息化建設(shè)過程中安全保障問題，通過投入人員和資金完善各類信息資源安全保障體系，不斷提升高校檔案管理系統(tǒng)信息安全防范和處理的能力。在制度上，要建立嚴(yán)格的安全制度，對(duì)相關(guān)管理人員加強(qiáng)安全教育，要通過防范機(jī)制杜絕非法操作；在管理上，定期升級(jí)、經(jīng)常維護(hù)。在技術(shù)上，通過部署硬件防火墻等措施，對(duì)檔案信息的安全進(jìn)行周密的保護(hù)。

三、結(jié)論

隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的興起，信息化建設(shè)已成為時(shí)代發(fā)展的主題，檔案作為重要的信息資料也不例外。當(dāng)前我們既要高度重視高校檔案信息化建設(shè)的重要性，也要充分認(rèn)識(shí)其復(fù)雜性和系統(tǒng)性。高校可通過提高檔案管理信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)、培養(yǎng)高質(zhì)量高素質(zhì)檔案管理人才、加強(qiáng)軟硬件系統(tǒng)和基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、建立檔案管理信息安全保障體系等方法和策略，積極創(chuàng)造條件，采取有力措施推進(jìn)檔案信息化管理的發(fā)展，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，同時(shí)提高檔案的利用效率。

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