文書檔案電子化管理相關問題的探討

邊瑩

[摘 要]目前計算機技術和信息化技術的快速發展，使各行政事業機關都普遍實現了辦公自動化，辦公自動化是以計算機為核心，利用辦公設備和軟件，從而實現對信息的迅速和準確處理，有效的提高了辦公的效率。但辦公自動化過程所產生的大量的電子文件，就需要對其實施電子化管理，這已成為當前檔案部門非常重要的一項課題。文中對文書檔案電子化管理的現狀進行了分析，并進一步對完善文書檔案電子化管理的具體建議進行了闡述。

[關鍵詞]文書檔案；電子化管理；辦公自動化

近年來，辦公自動化的普及，使傳統的辦公方式和手段得到了徹底的改變，以計算機為依托的電子格式的文件完全代替了以紙質格式為載體的各類文件和資料，這樣就導致大量的電子文件應運而生。這些電子文件需要對其進行流轉、歸檔、存儲和利用，即需要檔案部門對其進行有效的管理，加強檔案信息的電子化建設，實現檔案工作的各個環節的電子化，加快推動檔案行業的改革的深入進行。

一、文書檔案電子化管理的現狀

（一）辦公自動化沒有完全普及

檔案實現電子化管理需要具有一個前提條件，即辦公自動化的全面普及，但在當前還有少部分單位還沒有實行辦公自動化。而對于機關單位來講，其辦公自動化的實現對一體化具有較高的要求，由于行政事業單位由于上下級之間存在著密切的聯系，存在著履行職責及匯報任務完成的情況，而且各同級機關和部門之間在業務上也具有密切的聯系，這就需要各機關單位各部門都需要實現辦公自動化，這樣才能實現檔案電子化管理，但在當前還沒有完全做到各機關各部門之間辦公自動化的普及，很大一部分工作還需要依賴于紙質文件進行相互傳達和聯系，這不僅對工作效率產生了較大的影響，而且對檔案電子化管理的實現也產生了較大的制約作用。

（二）電子化檔案沒有得到充分的利用

盡管當前辦公自動化系統實施已有較長的時間，但對于電子文件的管理工作還沒有得到充分的重視，人們在借閱和檢索工作中仍然喜歡沿用傳統的人工方式來進行，計算機并沒有充分的發揮自身的功能性，僅僅用作記錄、編輯和打印文字，人們對利用電子文件來進行資料的傳遞較為忽視，過分的依賴于紙質文件，這不僅浪費了大量的人力和物力資源，而且也制約了電子文檔的開發和利用，使檔案電子化管理的進程難以推進。

（三）電子文件對設備具有較強的依賴性

電子文件的生成、傳遞和識別需要依賴計算機和相應的軟件來進行，電子文件對設備具有較強的依賴性，只有在特定的設備和軟件的條件下電子文件才能存在。

（四）檔案軟件通用性較差

由于在檔案信息化建設過程中缺乏統一的規劃，這樣就導致檔案部門在計算機和軟件選擇上都存在著一定的差異化，而且缺乏可以即用于檢索又可用于檔案信息管理的計算機軟件系統，而且各軟件之間通用性較差，不能互調，這樣就為信息管理工作帶來了較大的難度，影響檔案信息電子化的推進。

（五）電子檔案還沒有完全實現標準化和規范化

目前我國檔案信息管理基礎工作較差，還沒有統一的標準可以執行，這就導致檔案自動化管理工作無法全面進行實施，制約了檔案管理工作電子化的進程。

二、完善文書檔案電子化管理的具體建議

（一）建立電子檔案管理制度

建立歸檔制度、文件保密制度、檔案鑒定制度、網絡安全管理制度等，從而有效地保障電子化檔案建設安全、有序地開展。統一規范電子檔案的制作、收集和歸檔的方法、程序、時效等內容，定期整理、分類歸檔、專人負責、妥善保管，避免因機構改革、個人工作崗位調整、所用計算機更迭、工作移交過程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺散，確保歷史檔案資料的完整性。

（二）實現文檔一體化工作制度

鑒于目前紙質文件和電子文件正在過渡階段，所以在目前電子文件完全取代紙質文件并不現實。解決的方法只能是電子文件和紙質文件同步歸檔，要在紙質文件和電子文件之間建立一個“通道”，即將電子文件和紙質文件以文本方式和映像方式共存發展。制定特定的、完善的、符合實際需要的管理規章制度，這樣既可以解決歸檔文件的憑證、依據作用，又可以解決歸檔文件的提供利用和資源共享問題，達到互補的目的。

（三）嚴格執行電子文檔的安全管理制度

檔案作為一種特殊的文字資料，保密文件需加密碼，密碼文件的管理，應該做到多把鑰匙開一把鎖，即操機人員的相互制約。特別是檔案數字化之后，安全工作顯得尤為重要。它既包括硬件的安全管理也包括軟件安全管理。硬件方面，應嚴把信息存儲載體質量關，提高電子文件載體的保存壽命。對于存儲電子文檔的設備和磁介質要妥善保管，確保電子檔案不會因溫度、濕度等一些人為災害導致文件丟失。軟件方面，就是要通過采用多級權限和密碼管理、多層結構、加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統的保密性，使系統以及系統內的數據不被非法訪問、修改和破壞。

（四）建設專職隊伍，高管理水平

隨著當今世界信息爆炸式地增長，檔案管理也由過去的勞動密集型轉為現在的以現代化的辦公設備為依托的知識密集型工作。這就要求管理者應具有很強的分析能力，對一些專業性強的檔案要做到精確把握。此外，還根據利用者要求提供大量的數據檔案信息。這些都要求管理人員具有高素質、高技能的現代化信息管理才能。

三、結束語

目前傳統的辦公方式正在向自動化辦公方向發展，電子文件日益增多，在這種情況下，有利于檔案電子化管理的實現，所以需要建立電子檔案管理制度，加強對檔案人員的培訓力度，加快檔案管理工作的轉型，使檔案電子管理的水平得到不斷提升。

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