信息化環境下的企業檔案信息管理

毛聯生

摘 要：對于企業來說檔案包含著企業的歷史發展、經營成果、人事檔案等重要資源，其內容可以說是覆蓋了企業發展全過程。而在現今全面推進檔案管理信息化的背景下企業需要更改原有的檔案工作模式，抓住信息時代的趨勢及需要，為企業檔案管理工作探索出新的發展途徑。目前企業檔案信息管理已經成為一種趨勢，但是在實際的執行過程中其受多方面因素的影響仍然存有一些問題，為了保證企業檔案信息化的進程，必須要針對這些問題來進行檔案工作的全面革新。

關鍵詞：信息化；企業；檔案信息管理

在信息化時代檔案管理不再是簡單的檔案收集及保管，在新時代其還為檔案管理工作賦予了更多的職能要求，這樣才能滿足現代企業的發展需求。在現代信息快速發展的背景下，各類信息資源的爆發式增長為檔案管理工作帶來了新的發展契機，同時也是新的挑戰，在企業中全面進行檔案信息管理需要從多層面進行檔案工作的整改，從而推動其向著信息化、數據化、網絡化的方向發展，提高整體的工作效率及管理水平。

1 信息化環境之下企業檔案管理工作存在的問題

1.1 企業的電子檔案難以與紙質檔案實現一致

從專業化角度出發，企業信息化管理主要是以網絡以及信息作為平臺，從而對企業各項生產經營工作進行流程管理的。隨著現代化企業流程管理工作的不斷開展，隨之帶來了大量的電子文件，尤其像已經應用CAD以及CAM技術的企業，這些企業中的設計工作、正式施工工作以及制造流程的開展等都與CAD技術和CAM技術緊密相連，借助此技術與網絡企業的設計單位能夠更加便捷地在同一個網絡平臺上實現施工以及生產經營期間所需要的設計修改，避免了在原有設計圖紙上修改以及重新繪制圖紙所帶來的麻煩與損失。在企業檔案管理中，要高度重視錯版保存問題，從而確保企業檔案可以真實有效的反映出企業的生產與經營管理現狀。

1.2 信息化時代的企業檔案管理在處理技術上缺乏專業性

企業信息化屬于一個相對嚴密的系統，目前大部分企業仍舊處在傳統化、粗放式以及經驗式的企業管理模式之中，部分企業在基礎性數據處理技術的標準體系上不完善，而且計量管理、檢測體系管理、定額管理以及技術的標準化管理等都需要加強。沒有建立起相對完整、統一以及具有較強操作性的企業代碼編制體系，基礎性數據資料的采集工作以及錄入工作標準不完善，直接影響到企業在檔案信息化管理方面相關數據采集工作的規范化與科學化，從根本上影響到企業檔案管理的健康發展。同時，企業信息檔案管理的安全性也是現代化企業信息化發展的重要問題，具體來說，體現在企業電子文件以及電子檔案相關信息數據的安全性、企業檔案在網絡利用與共享中的安全性以及企業電子檔案相關媒介的安全性上，關系到企業檔案信息管理水平的提升。

2 信息化環境下企業檔案管理的措施

2.1 建立規范的檔案信息管理制度

規范化、標準化的檔案信息管理制度是保證檔案工作可以順利開展的基礎，因此企業需要掌握信息時代所帶來的檔案管理工作的新思想、新模式，在制度的創立上應結合現代的創新機制，通過建立健全的檔案管理制度來規范檔案工作的進行，從而保證企業檔案在進行數字化、電子化處理后可以科學的進行檔案管理工作。并且在檔案信息管理制度的建立上需要對各個部門的職責進行確定，保證企業內部全員可以參與到檔案信息管理中，使檔案工作可以依照制度更加規范的進行。

2.2 高度重視企業信息化檔案信息資源的管理

在企業檔案信息管理中其最主要、最核心的內容就是對其信息資源的管理，這些檔案信息資源對企業的發展有著極為重要的影響。因此在實際中需要通過對信息資源的收集、整合、管理來保證檔案資源的高效利用，同時在信息環境下需要注意對檔案信息資源的安全性進行保護。在現代企業檔案信息管理中其對檔案信息資源的利用及管理質量決定了檔案工作可以提供的服務水平，對企業的運營也產生了一定的影響，因此要注意對檔案信息資源管理進行優化及發展，保證其在實際所產生的效用。

2.3 加強企業檔案管理的基礎設施建設

企業檔案信息管理在進行的過程中需要有完善的基礎設施來為其工作的開展提供基礎性幫助，同時也是企業檔案實現高效化發展的重要手段。因此，企業檔案管理的相關人員應該把完善企業檔案的數字化基礎設施設備與基礎性檔案管理網絡系統作為企業檔案傳輸、檔案交換以及檔案資源共享的前提條件，充分發揮企業信息檔案管理的整體效益。此外，企業檔案的管理人員需要發揮信息資源的優勢，將企業檔案資源的基礎性設施建設作為管理重點來抓，積極引進先進的管理設備，不斷提升企業檔案的服務管理水平，為檔案信息管理提供必要的設施保障。

2.4 提升企業檔案信息管理人員的綜合素質水平

人才是企業檔案信息管理可以高效進行的基礎，管理人員專業素質水平不夠，不能適應信息化環境的要求會影響檔案工作的進行。因此檔案人員必須具有豐富的檔案知識及相應的管理技能，同時其還需要掌握計算機技術及現代管理理念，從而保證檔案信息管理工作可以高效進行。為此企業必須要注重對人才進行培養，從而建立一支高素質、復合型的人才隊伍，滿足企業對檔案管理工作不同的業務要求。在人才培訓上企業可以通過講座、業務指導等方式來進行，也可以聘請專業的培訓機構來提升檔案人員的素質水平。但是在人才隊伍的建設中最重要的還是擴大專業人才的招聘，從而保證檔案信息管理工作可以引入創新的機制。

結束語

信息化環境為企業帶來的是新的發展趨勢，同時在企業檔案管理工作中也需要順應其發展形勢進行相應的革新。在檔案信息化建設中其面對著與傳統管理模式不同的發展需要及發展環境，因此在實際中難免會遇到一些問題，對此在企業檔案信息管理建設的過程中可以通過完善相關的制度、樹立正確的管理意識、提高檔案的現代化程度及擴大檔案管理工作的人才隊伍等方面來提高生檔案工作的整體水平，使其可以在信息化時代的背景下為企業發展提供助力。

參考文獻

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