加強出版單位信息化建設的幾點思考

李薇

隨著信息化技術的飛速發展，出版單位的業務工作也逐步走向網絡化、信息化。信息化技術深刻地影響著出版工作的全部業務流程和管理活動，傳統的信息收集、加工、處理、傳播等方式正在被現代化、網絡化的服務方式取代，然而出版單位的信息化建設進程卻相對滯后。

出版單位的信息資源具有專業性強、類型廣泛、實用性強等特點。具體如下：信息資源量巨大、種類多；信息資源的技術含量高，關聯性強；信息資源的保存期限長，多為永久性保存，包含紙質歸檔、光盤硬盤刻錄等多種存儲方式；保密性要求高，很多信息資源涉及企業、商業秘密。信息化建設的目標是為了優化業務，提高管理水平，提升單位的業務能力，豐富科研手段，提高出版單位的公共服務能力。

出版單位信息化建設面臨的問題

目前我國出版單位信息化建設的發展良莠不齊，主要存在以下問題。

一是信息化建設的意識不強，重視程度不夠。當前許多出版單位只重視業務工作，對信息化建設的重要性認識不足；只注重提供文獻資料的收集，忽略了資源的信息化管理。另外，在信息化資源后續的維護過程中，管理人員落實不到位，大量信息資源有名無實，無法起到服務出版業務工作的作用。

二是信息化管理缺乏統一的平臺。目前大多數出版單位擁有各種各樣的信息化管理系統，如：OA系統、出版發行管理系統、門戶網站等。子系統多而亂，缺乏統一的管理平臺，自動化與信息化程度低。

三是信息資源分散，協同性差。目前在出版單位中，各部門收集的大量資料往往成為自有資源，部門間的協同性差，資源的再利用程度低、信息化程度低，大量的寶貴資源在使用一次后就被束之高閣，往往再次使用時仍要花大量時間收集。

四是技術力量薄弱。當前，出版單位在逐步向資源信息化過渡的過程中，資金仍然有限，新的文獻資料、電子設備等無法進入，同時，缺乏電子資源的支撐服務，缺乏專業技術人員進行后期維護，現有的網絡設備也很難發揮其應有的功能。

出版單位信息化建設的對策

出版單位在信息化建設中，要注意結合自身的優勢特點和發展規劃，注重資源結構的合理化，充分發揮信息技術的優勢，采取多途徑、多模式、綜合建設的策略，實現信息化管理的目標。歸納起來，要從以下四個方面入手：

（1）管理建設

管理建設的首要任務是明確出版單位信息化建設的定位。信息化建設的目標是服務于單位的發展方向。單位領導要將信息化建設作為“一把手”工程，轉變傳統觀念，順應社會發展趨勢，充分認識到信息資源對業務發展的重要性，加快信息化建設的改革步伐，將信息化建設作為今后單位的工作重點，明確各部門在信息化建設中的角色職責、工作機制和工作方式，積極引進先進技術和資源，注重用制度規范管理行為、業務行為。

（2）資源建設

要注重信息資源結構的優化，突出重點，形成特色。出版單位的信息資源種類多，包括圖片、文字、音頻、視頻文件等，在進行資源建設時，要按照相關國家標準，結合出版單位的特色，對現有資源的類型結構、學科分類、時間結構等進行充分調研，針對不同的資源類型，分別進行數字化加工，使信息資源建設特色化，形成具有本單位特色的優勢資源。

（3）系統建設

出版單位應爭取獲得“一把手”的支持，各部門通力合作。從軟硬件兩方面入手，投入資金、引進現代化的設備，依托OA辦公系統及門戶網站，整合現有系統及資源，實現聯網，有效集成共享系統內外的各類資源和應用，搭建信息化資源共享平臺。使單位人員能夠對信息資源進行智能檢索、分析、處理，避免重復勞動，提高工作效率，達到資源共享的目的。

（4）信息安全

信息化的存儲方式豐富了信息資源記錄的手段，但仍存在不確定性，如電磁干擾、網絡黑客、病毒攻擊等因素，容易造成數據的安全性隱患。因此，要采取權限設置、加密認證、安全協議和許可證制度等安全策略確保信息安全。要定期和不定期對系統進行維護和檢查，發現隱患及時排除，避免他人登錄和非法操作。

進入信息時代后，如何在新形勢下實現出版單位工作的信息化管理，是必須面對和解決的難題。在具體的實踐中，出版單位應該認識到關于管理制度、資源配置和技術水平等方面存在的問題，要從轉變思想觀念、加強資源建設、系統建設和信息安全管理等方面入手，根據自身特點制定好未來的發展規劃，要充分發揮自身優勢，強化信息服務意識，做好出版單位的信息化建設。（作者單位系中國新聞出版研究院）