對高職院校檔案管理工作模式的思考

劉海俊

摘要：檔案工作是學校管理工作中的重要組成部分，在學校建設和發展中起著不可替代的重要作用。本文通過分析當前高職院校綜合檔案管理工作現狀，闡述了高職院校檔案工作的重要性，提出了高職院校檔案管理工作的對策。

關鍵詞： 高職院校；檔案管理

高校是一個特殊的社會群體，是為國家培養人才的搖籃，是探索和傳播知識和學問的文化場所。在經歷高校擴招后，我院的辦學規模不斷擴大，招生數量也在不斷增加，在學校層次、社會影響、培養人才、教學質量、教學內容、教學方法等方面發生了翻天覆地的變化。因此，認真、嚴謹、科學地做好高校的檔案管理工作，是每一所學校都必須高度重視的事情。

檔案工作是學校管理工作中的重要組成部分，在學校建設和發展中起著不可替代的重要作用。同時學校檔案工作的發展是以學校的發展為前提的，而檔案工作又為學校的發展提供服務。搞好這項工作，對于推動學校教育改革，提高學校的管理水平，促進教學、科研和其它各項工作都有極其重要的意義。因此，對檔案管理工作模式進行改革，在學校的發展過程中是勢在必行的。要改變一些傳統的做法和管理模式，來加強學校的檔案管理工作。

如何加強高職院校的檔案管理工作呢？我認為建立健全學校的綜合檔案室，對學校的各類檔案實行集中統一管理是比較可行的方法。下面就對此作一些粗略的分析和探討：

一、建立健全學校的綜合檔案室的好處

因為我們高職院校是由原來的中等專業學校升格而來，在檔案管理工作方面比較落后，不少中專學校存在“三無”現象：無正規的檔案室；無專職的檔案工作人員；無完整的檔案工作管理制度。因此形成了檔案管理分散零亂，有的甚至不立卷整理，胡亂往柜子里一鎖即算“存檔”的現象。這樣，不但影響檔案的開發利用，給學校各項工作造成麻煩，而且容易使文件資料丟失，特別是一些珍貴資料的失落，給國家和學校造成不

可彌補的損失。所以，我認為，作為一所正規的高職院校建立健全學校的綜合檔案室很有必要的，它既可以克服以上弊端現象的出現，又具有以下幾方面的好處：

1、有利于加強領導，提高檔案工作的地位。檔案分散管理，首先出現的問題是檔案工作多向歸口，如教學檔案歸教學口、文書檔案歸行政口，基建檔案歸后勤口……由于各部門業務工作都很繁多而又實際性強，檔案工作和其它工作相比，根本放不到重要的位置上。客觀地講，人的精力是有限的，各部門領導也沒有精力去大力抓這項工作。只有建立起綜合檔案室，使檔案工作具備了相對獨立的機構、人員，并賦予一定的工作權力，再有一名主管校領導負責，這樣才能引起領導和群眾的真正重視。同時，任何工作，只有組織機構健全，配備必要的人員，此項工作才能具體落實。所以說，建立健全綜合檔案室是加強高職院校檔案工作最基本的必要措施。

2、有利于檔案的集中管理，保證學校檔案的完整性和系統性。由于學校的各項活動不是孤立的，而是互為聯系地進行，這就決定了學校的全部檔案材料之間具有內在聯系，構成一個有機的整體，所以一個學校的檔案是一個全宗。如果分散管理，必然會破壞檔案管理的整體性，猶如一臺完整的機器被分解開而無法正常運轉。同時，檔案資料在各部門內，數量少，無法進行分類立卷，不利于檔案的系統管理。

3、有利于檔案的開發利用，增強檔案工作的服務性。檔案工作的一個作用就是為各種工作活動服務，從這個意義上講，建立綜合檔案室，把各類檔案集中管理，更能迅速、準確、系統地為學校各部門的需要提供檔案資料信息。在實際工作中，我們常常會碰到比如有人為了找一些資料，查一個問題，需要費好長時間，到好多部門去尋找，這給需要者造成了很大 的不便。建立綜合檔案室，歸檔后的資料經過分類、立卷、排列、編目錄后，就能很快地提供需要的資料，提高辦事效率。

4、有利于檔案館舍、設備的完善，實現檔案工作的科學管理。建立綜合檔案室，還可以節約經費，可以減少人力、物力，把有限的資金集中使用，購置先進的管理設備和教學儀器，使檔案管理工作逐步科學化、現代化，使教學質量更上一層樓。

5、有利于培養檔案專業人員，提高檔案管理水平。檔案分散管理，由于數量不多，而各部門都采取兼管的辦法，兼管的人員又缺乏檔案專業知識，并且還經常調換，勢必影響專業水平的提高。檔案集中管理后，配備了專職檔案人員，一方面專職人員他們在其位，謀其事。能調動其自覺鉆研業務的責任心。另一方面，有利于培養、進修學習，提高工作人員的業務技術素質，從而提高檔案管理的水平。

6、有利于上下聯系，橫向聯合，交流合作，推動學校與學校之間檔案管理工作的發展。各學校都建立起綜合檔案室，有了機構，對上能和檔案管理部門業務對口，接受指導；對外和校際之間有了聯系渠道，可以廣泛交流經驗，通報信息，探討業務，研究學術，互相促進，不斷提高檔案管理工作水平，更好地發揮檔案管理工作的作用。

7、有利于加強檔案管理工作的保密性和檔案資料的安全完整性。檔案集中管理后，人員減少了，而且是專職人員負責，在保密、保管上，增加了保險系數。

8、有利于檔案的收集工作。收集是檔案管理工作的起點，收集資料的完整、準確與否直接關系到檔案的質量，克服了那種等上門，交什么，收什么，再重要的東西，也是有沒有無所謂的被動局面。

二、建立綜合檔案室后檔案的分類與管理

建立綜合檔案室后，檔案將如何分類與管理？我們知道，高職院校的工作有其自身的特點和規律，學校檔案的建立是從屬于學校工作的特點和規律的，而只有科學地進行分類，才能使學校檔案有條有理地反映學校本來的歷史面貌，便于系統地查找利用。我們學校的檔案大致可以分為以下幾類：

1、文書檔案。文書檔案是學校黨、政領導機關指導學校各項工作所形成的文件資料，包括黨、政、工、團各部門工作中形成的文件資料及上級主管部門下達的與學校工作緊密聯系的指導性文件材料。

2、教學檔案。教學檔案是在教學活動和教學管理中形成的文件、材料。學校工作的主要活動是教學活動，因此，教學檔案是學校檔案中占比重最大的一部分。它包括教務部門、學生管理部門和各專業系部在工作活動中所形成的各種文件、材料，既包括招生管理、教學計劃實施、教材管理、課堂教學、教學實習、畢業設計、學籍管理、分配就業、教學總結、教學質量檢查等各環節中形成的文件、材料。

3、科研檔案。科研檔案是學校在進行科學技術研究及教學研究、教學改革中形成的文件材料。它包括科研成果、學術論文、教改經驗等材料。

4、基本建設檔案。基本建設檔案主要是學校在校園、校舍建設過程中形成的一系列文件、資料、圖紙等。

5、聲象檔案。聲象檔案是在學校教育活動中，采用電視、錄象、錄音、幻燈、照片等現代化教學手段進行教學及其它活動中形成的以聲象材料為載體的檔案資料。

6、財會檔案。財會檔案是學校在經濟管理和會計核算等財務活動中形成的會計憑證、會計帳簿、會計報表等文件資料。

7、人事檔案。人事檔案是學校對教職員工的招聘、調動、培育、使用過程中所形成的文件資料。包括教職員工的個人履歷、政治面貌、業務職稱、專業技術水平等情況材料。

8、其它檔案。由于我們的高職院校是一個獨立的事業單位，麻雀雖小，五臟具全。還有一些需要建檔的材料因為數量少而無法分類，又不宜歸類，如外事活動、醫療衛生等，所以我們不妨建立一個“其它”類檔案，以便于這些文件資料的建檔、管理和利用。

我們高職院校目前檔案的形成，大致分為以上八類。但在具體的立卷歸檔的過程中，還會出現多邊互相聯系的現象。如對教師的授課測評問題，既屬于人事檔案中教師業務素質方面的內容，又屬于教學活動中的內容，遇到這種情況時，單歸哪一類都不便，這時可采取正付本分存的方法來解決。

三、建立綜合檔案室后檔案工作者的基本素質要求

隨著檔案管理工作的不斷深化，對檔案工作者的素質也有了高標準的要求。檔案工作是一項具有很強的技術性、專業性、保密性、特殊性的工作，檔案工作不僅僅是一個單獨的保管工作，而是一套完整的系列性的工作，包括：收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編目、登記等，更突出的是需要為學校和社會提供及時、便利的服務。

對檔案工作者的基本素質要求，首先必須具備良好的政治、業務素質，檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的一項重大事業，它不僅僅是一項業務性工作，同時也是一項政治性很強的工作，因此，要求檔案工作者要思想進步、作風正派、有事業心、紀律嚴明、有較強的責任感，還應有吃苦耐勞的敬業精神，必須具備良好的職業道德和為人民服務的精神。絕對不能把那些玩忽職守，不負責任，甚至思想敗壞的人放在檔案工作部門。 檔案工作繁雜瑣碎，平時很不起眼，檔案工作是以其專業管理的成果為各項工作服務的，檔案工作者應當自覺地認識檔案工作的服務性這一特點，樹立明確的服務思想，甘當無名英雄。而且我們檔案工作人員面對日益變化的社會的發展，我們不能落伍。我們原有的知識結構、知識層面、知識寬度與深度以及我們對新舊事物的理解、認識等等都要發生深刻的變化，要不斷“充電”，不斷補充“能量”。檔案工作者要精通檔案管理的理論和各項技能，要學習和掌握學校檔案工作的特點和基本知識，還要學習和掌握教學與管理中的各種專業知識。要學習和掌握計算機、網絡、信息等現代化管理的知識和技能，我們檔案工作者要養成主動學習、終身接受再教育的習慣，努力提高我們檔案管理工作的技術水平，大大提高檔案管理工作的效益。

目前高校的檔案管理正處于資質檔案向電子檔案發展的過渡期，并且是與電子檔案共存的時期，校園網的建設也給檔案信息的查詢和利用提出了新的要求，這也是我們值得思考的一個問題。

總之，我們要結合自身的特點，努力加強高職院校的檔案管理工作。為檔案事業的科學管理和全面發展做出貢獻。