機關事業單位工人檔案管理問題及對策分析

安莉

摘要：隨著我國信息化技術的不斷發展，機關事業單位的改革和深入，機關事業單位的檔案管理工作也越來越受到重視，它具有豐富的科學依據與參考價值。然而，很多機關事業單位都忽視了它的重要性，從而使其失去了原有的職能，并在管理上存在著很多問題。因此，本文通過對其問題的分析提出了相應的有效措施，來提高機關事業單位工人檔案管理工作的規范性與科學性。

關鍵詞：機關事業單位；工人檔案；管理問題；對策

前言

機關事業單位工人檔案是記錄機關事業單位活動中不同時間段工人所發生事宜的文件性資料，它客觀的見證并反映了機關事業單位的發展與進步，也成為機關事業單位工作延續與發展的基礎。隨著現代科技的不斷發展與進步，機關事業單位的工人檔案管理工作也逐漸走向了信息化的時代，而且計算機網絡系統已應用到各機關事業單位的工人檔案管理工作中，也大大提高了機關事業單位工人檔案管理工作人員的工作效率。但是，在機關事業單位工人檔案管理工作中依然存在著不科學且不規范的地方。因此，要加強對機關事業單位工人檔案管理的規范性與科學性。

一、當前機關事業單位工人檔案管理的現狀分析

（一）對工人檔案管理工作缺乏重視。工人檔案是工人在漫長的社會活動中逐漸形成的記錄性資料，它具有真實性和參考價值，是對歷史的記載也影響著今后的發展。因此，檔案的重要性是顯而易見的。但是，目前在很多機關事業單位的工人檔案管理中都存在著忽視檔案管理的問題，從各階層領導到檔案管理人員都缺乏對檔案管理的重視，造成管理人員工作不負責任且態度不積極的情況發生，而且在檔案管理中缺乏規范性和科學性，導致檔案零散亂放、亂擺，失去了其應有的價值和作用。

（二）檔案管理制度不健全，檔案分散管理現象嚴重。很多機關事業單位的檔案管理工作都未按照國家的相關標準來執行，并且在等級評審中也只是提出要求而未落實實施。隨著機關事業單位改革的不斷發展，有很多機關事業單位只是設立了相關的檔案室，將所有的機關事業工人檔案統一規劃管理，但其他相關機關事業單位檔案還未實行統一存放管理，并依然由原業務部門各自管理，造成了檔案分散管理的局面。

（三）機關事業單位工人檔案管理人才結構不合理。當前，機關事業單位工人檔案管理人員上存在這樣的問題：一是缺少高層次的管理人才，將原有的人員經過短期培訓后仍就上崗工作，導致管理人員跟不上檔案管理發展的步伐；二是年齡結構不合理，目前管理檔案的人員多以年齡偏大或即將退休的人員居多，其接受能力比較差而且缺乏創新意識，造成管理人員老齡化的情況，缺乏中青年管理人才的培養導致青黃不接；三是缺乏復合型人才，目前檔案的管理缺乏既懂業務又懂管理的人才，致使專業人才與復合型人才比例失調，造成復合型人才的缺乏。

（四）檔案管理手段落后。目前有很多機關事業單位對檔案的加工和檢索依然延用著最早的手工翻閱和查找，嚴重阻礙了檔案管理的發展，而且這種方式本身就會對檔案造成破壞，再加上存儲設施陳舊、條件較差和長期的存放都對檔案長久的使用有影響。尤其是三級以下機關事業單位存在此問題更加嚴重，這也影響了檔案作為參考依據的重要意義。

（五）事業單位在意識上缺乏對檔案管理的重視。盡管做好檔案管理對事業單位工作的開展有很大幫助，能夠更多的吸納人才，提高工作效率， 但是落實到具體工作上往往沒有那么容易，事業單位的很多工作人員并不重視這項工作，因為它不會在短時間內創造利潤，所以檔案的管理工作很容易得到工作人員的忽略，加上領導對這項工作也很少督促，對檔案的管理工作重視度不夠。

二、加強機關事業單位工人檔案管理的對策

（一）改變觀念，提高對檔案管理工作的重視。隨著網絡信息的不斷發展，信息化的管理必然會成為檔案管理工作的載體，所以，機關事業單位的各層領導及檔案管理人員都要提高對檔案管理工作的認知與重視，并且機關事業單位領導應加強對檔案管理的資金投入，用行動來說明檔案管理的重要性。讓大家認識到檔案管理不只是資料的存放和保管，將其應用到機關事業單位工作中，并且它也會為機關事業單位領導在做決策時作為依據，使其發揮其應用的作用和職能。同時，檔案管理工作人員一定要培養自己的自主意識，加強責任心，積極的宣傳檔案管理的意義并做好檔案管理工作。

（二）建立健全檔案管理制度。俗話說“無規矩，不成方圓”，只有制定健全的檔案管理制度才能提高檔案管理工作的效率，而且它也是一項嚴格的管理依據。只有這樣才能強制改掉管理工作人員的散漫、不負責任，有效的促使檔案管理工作的穩定發展。在制度的制定中應參照相關的法律法規來進行，同時根據機關事業單位的實際管理情況，設立出科學、規范的管理制度。保證檔案的歸檔、保存、借閱等各流程都有據可依，而且對不同科室的檔案門類及載體等都要全面考慮，使其在日后的使用中與機關事業單位業務同步進行。

（三）加強檔案管理人員隊伍的建設。對于檔案管理來說，人員素質是關鍵。所以，機關事業單位領導應重視并加強對檔案管理人員隊伍的建設。首先要讓檔案管理人員了解并認識到檔案的作用與價值，及其對機關事業單位事業、社會和人類發展帶去的重大意義。通過這樣的方式來促使管理人員的自覺性、主動性和積極性；其次要對檔案管理人員進行專業知識的培訓，并將現代信息化的檔案管理技術列入到培訓內容中，使其成為高素質綜合型人才；另外就是加大大學生的招聘，從中選拔既有檔案管理經驗、又精通計算機技術的人才，來壯大檔案管理人員的隊伍。

（四）加強檔案管理的基礎設施建設，促進檔案管理信息化建設。在信息化的時代，機關事業單位應根據本院的情況為檔案管理部門購置、配設計算機、掃描儀和打印機等先進的設施，并選購適合檔案管理的系統軟件來輔助檔案管理人員進行工作，使其可有效的處理檔案的立卷、檢索和統計等。同時，由于計算機網絡技術的使用具有開放性。因此，工作人員要加強安全防范意識，增加對檔案信息的安全防范，避免文件丟失或被破壞。從而使機關事業單位工人檔案的管理工作進入信息化的應用時代。

（五）各單位領導和員工要提高對檔案管理的重視程度。領導要充分認識到事業單位的檔案管理工作從長遠來看還是節約成本，創造經濟效益的事情，想要引進人才，必須做好這項工作。領導對這項工作的重視程度提高了，再叮囑員工做好具體的管理工作。對檔案管理人員要做好相關專業知識的培訓，根據他們的工作量和工作效率發薪金，并建立獎懲制度，工作優秀的給予獎勵，工作問題多的給予適當的懲罰，這樣就能增加員工工作的積極性。同時檔案管理人員自身也要提高責任感，做好自己的本職工作，不斷提升自己的工作水平和自身素質。

三、結束語

綜上所述，機關事業單位工人檔案管理是機關事業單位管理工作中重要的組成部分，而目前，很多機關事業單位都存在著管理及認識上的誤區，導致檔案管理的不合理。因此，本文通過對其管理現狀的分析，提出了加強相關機關事業單位工人檔案管理事業的相應對策來提高機關事業單位工人檔案管理的工作，從而實現機關事業單位工人檔案管理工作的可持續發展。

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