探討科技檔案管理方法

趙洪

摘要：科技檔案是科學(xué)技術(shù)儲(chǔ)備的一種形式，是公司的寶貴財(cái)富?？萍紮n案的完整、準(zhǔn)確、既可作為對(duì)科技人員考核、評(píng)審、獎(jiǎng)勵(lì)的重要依據(jù)，又是繼續(xù)進(jìn)行科技研究的必要條件，同時(shí)也關(guān)系到科技管理工作的效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：科技檔案；管理方法

科技檔案是企事業(yè)單位和國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及社會(huì)從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料，是科學(xué)技術(shù)檔案的簡(jiǎn)稱(chēng)，是具有保存價(jià)值的科技文件材料有條件的歸檔轉(zhuǎn)化而來(lái)的。

一、科技檔案的管理

（一）科技檔案是科技進(jìn)步活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙，圖表，文字材料，計(jì)算材料，照片，錄音，錄像帶等科技文件材料?？萍紮n案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，科技檔案由檔案室負(fù)責(zé)保管。

（二）科技檔案工作內(nèi)容包括收集、整理、分類(lèi)、保管、利用和統(tǒng)計(jì)等，要求做到檔案案卷完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、安全和有效利用。

（三）科技檔案的分類(lèi)要遵循同一規(guī)則。在一個(gè)單位內(nèi)部或一個(gè)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)，同一種科技檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該一致?？萍紮n案分類(lèi)要遵循效用規(guī)則。即科技檔案分類(lèi)要適應(yīng)科技檔案及其管理特點(diǎn)，追求分類(lèi)的整體適用效果。也就是說(shuō)，科技檔案的分類(lèi)，要符合檔案形成專(zhuān)業(yè)和檔案形成單位科技活動(dòng)的性質(zhì)和特點(diǎn)。

（四）科技檔案分類(lèi)要遵循排它規(guī)則。即同一級(jí)類(lèi)目必須互相排斥而不能重合。要編制一個(gè)合理和切實(shí)可行的科技檔案分類(lèi)方案。分類(lèi)方案是進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)的依據(jù)性文件，在編制科技檔案分類(lèi)方案時(shí)，要了解和掌握本單位科技檔案的內(nèi)容構(gòu)成和形成特點(diǎn)，確定明確的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和分類(lèi)方法，設(shè)臵科學(xué)、合理的類(lèi)目體系，形成完整的科技檔案分類(lèi)方案。

（五）為了做好科技檔案的收集，應(yīng)采取有效的收集控制措施，主要是科技進(jìn)步專(zhuān)責(zé)人參加科研成果和科技項(xiàng)目鑒定會(huì)，參加工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收會(huì)，參加設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收等工作進(jìn)行資料的收集。

二、科技檔案的保管期限

（一）科技檔案的保管期限分永久，長(zhǎng)期，短期三種.長(zhǎng)期為十六年至五十年，短期為十五年以下；

（二）凡是對(duì)工作查考，技術(shù)進(jìn)步，科學(xué)研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案列為永久保管；對(duì)企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分為長(zhǎng)期或短期保管；凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長(zhǎng)；

（三）公司科技進(jìn)步領(lǐng)導(dǎo)小組為科技檔案鑒定小組，由科技進(jìn)步專(zhuān)責(zé)人對(duì)超過(guò)保管期限的科技檔案提出存毀意見(jiàn)，報(bào)鑒定小組，經(jīng)批準(zhǔn)后，按規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀；

（四）每年一季度，對(duì)上一年度科技檔案的收集、整理、移交、保管、利用、銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

三、案卷編目

案卷編目，是在科技文件歸檔前由科技業(yè)務(wù)部門(mén)隨同組織案卷一并進(jìn)行的，是科技文件整理工作的一項(xiàng)內(nèi)容，基層科技檔案部門(mén)應(yīng)協(xié)助和指導(dǎo)科技業(yè)務(wù)部門(mén)做好案卷編目工作。案卷編目，是以案卷為對(duì)象，通過(guò)一定的形式固定案卷系統(tǒng)整理成果，揭示案卷內(nèi)科技文件內(nèi)容與成分的工作。其內(nèi)容有：編頁(yè)號(hào)、填制案卷內(nèi)科技文件目錄，填寫(xiě)備考表，填制案卷封面和脊背標(biāo)簽。

（一）編頁(yè)號(hào)。為案卷內(nèi)每頁(yè)文件編制順序號(hào)，以便固定案卷內(nèi)科技文件的順序，便于確切統(tǒng)計(jì)案卷內(nèi)科技文件的數(shù)量，有助于保護(hù)和查找使用。其方法是：（1）凡是有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面，都要采用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開(kāi)始依次逐頁(yè)標(biāo)注；（2）單面書(shū)寫(xiě)的文件在右下角編號(hào)，雙面書(shū)寫(xiě)的文件，正面在右下角編號(hào)，背面在左下角編號(hào)；（3）卷內(nèi)目錄、備考表和案卷封面不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。某些科技文件，如成套圖樣、說(shuō)明書(shū)、計(jì)算書(shū)等，在編制時(shí)已有頁(yè)號(hào)，不必另行編號(hào)。只有在案卷內(nèi)科技文件沒(méi)有統(tǒng)一順序號(hào)，或者編號(hào)順序不連貫，或者排列次序不連貫，或者排列次序有了變動(dòng)及出現(xiàn)差誤時(shí)，才需要編頁(yè)號(hào)或重新編頁(yè)號(hào)。

（二）填制卷內(nèi)科技文件目錄。案卷內(nèi)科技文件目錄，是卷內(nèi)每一份文字材料或每一張圖樣的明細(xì)表。它對(duì)于管理和使用案卷具有重要作用。成套圖樣或科技文字材料，一般在編制時(shí)就有圖樣目錄或文件目錄，編目時(shí)應(yīng)盡量利用原有目錄。如果在科技文件形成時(shí)沒(méi)有編制目錄，或原有目錄不適用時(shí)，則要編制或重新編制目錄。案卷內(nèi)科技文件目錄，其項(xiàng)目有：序號(hào)，指該份文字材料或圖樣在案卷內(nèi)的排列序號(hào)；題名，指該份文字材料或圖樣的標(biāo)題（全稱(chēng)）；編號(hào)，指該份文字材料的文件號(hào)或圖樣的圖號(hào)；責(zé)任者，指該份文字材料或圖樣的直接編制部門(mén)或個(gè)人的姓名；日期，指該份文字材料圖樣的編制日期；以及備注和頁(yè)次。

（三）填寫(xiě)備考表。備考表是用來(lái)記載說(shuō)明歸檔前和歸檔后案卷內(nèi)科技文件基本情況和變化情況的一種工具。它對(duì)于案卷的保管和使用，乃至鑒定和統(tǒng)計(jì)都有一定的作用。備考表的項(xiàng)目主要包括兩個(gè)部分：一部分是對(duì)組織案卷時(shí)，卷內(nèi)科技文件基本情況的有關(guān)記載和說(shuō)明，如圖樣、照片、文字材料等數(shù)量的記載，以及歸檔單位或案卷組織者對(duì)卷內(nèi)科技文件完整、準(zhǔn)確情況的說(shuō)明。這部分內(nèi)容是由有關(guān)的科技人員填寫(xiě)的。另一部分是科技文件歸檔后，在科技檔案管理工作過(guò)程中，對(duì)有關(guān)該案卷變化情況的記載和說(shuō)明。這部分內(nèi)容由科技檔案部門(mén)的有關(guān)人員負(fù)責(zé)填寫(xiě)。備考表排列在案卷內(nèi)科技文件的尾頁(yè)之后。

（四）填制案卷封面。案卷封面，是以一定的格式概要介紹卷內(nèi)科技文件內(nèi)容和形式特征的一種工具。同時(shí)，它又對(duì)案卷內(nèi)的科技文件起著保護(hù)作用，封面編制的質(zhì)量和水平，將直接影響到對(duì)科技檔案著錄和檢索工具的編制，關(guān)系到科技檔案的管理和開(kāi)發(fā)利用。所以，填制案卷封面在案卷編目中是一項(xiàng)重要內(nèi)容。

（五）編制案卷脊背標(biāo)簽。脊背標(biāo)簽，是管理和使用案卷的必備工具，其項(xiàng)目有案卷題名和檔案號(hào)。

四、科技檔案的歸檔

（一）公司科技進(jìn)步涉及的各部室在開(kāi)展科技進(jìn)步活動(dòng)中，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真形成完整，系統(tǒng)的科技文件材料，并認(rèn)真進(jìn)行收集，積累，整理，注明保管期限，密級(jí)及時(shí)向檔案室歸檔.任何單位及個(gè)人不得擅自將科技檔案據(jù)為已有；

（二）科研技改方面的歸檔范圍包括：科研技改項(xiàng)目的立項(xiàng)、申請(qǐng)、實(shí)施、竣工、成果鑒定的文件、圖紙、說(shuō)明書(shū)、科研成果推廣應(yīng)用中的反饋材料；

（三）科技檔案的歸檔要求： 公司科技進(jìn)步涉及的各部室在開(kāi)展科技進(jìn)步活動(dòng)中需要存檔的案卷應(yīng)先移至科技進(jìn)步專(zhuān)責(zé)人保管，由科技進(jìn)步專(zhuān)責(zé)人統(tǒng)一移交檔案室。歸檔的案卷必須簽字齊全，履行交接手續(xù)，填寫(xiě)移交清冊(cè)一式二份，交接雙方簽字，各執(zhí)一份備查。

五、小結(jié)

隨著社會(huì)的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，影響檔案網(wǎng)絡(luò)安全的因素越來(lái)越復(fù)雜。因此，檔案安全管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的工程，涉及意識(shí)、管理、技術(shù)、法律、制度、人員等各個(gè)方面。這就要求檔案管理部門(mén)必須以科學(xué)發(fā)展觀統(tǒng)領(lǐng)檔案工作，在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，經(jīng)過(guò)檔案人員堅(jiān)持不懈的努力，最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命，使社會(huì)“記憶體”得以“永存”，為檔案信息的長(zhǎng)期安全保存和快速有效利用做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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