提升高校辦公室服務能力的幾點思考

宗宇

摘要：本文分析了高校辦公室工作在參謀服務能力、督辦服務能力和協調服務能力上存在的不足，提出了提高高校辦公室服務能力的路徑。

關鍵詞：高校辦公室；服務能力；路徑

隨著社會主義市場經濟體制的逐步完善，高等教育事業持續發展，高校內部管理體制改革的不斷深化，建設服務型高校辦公室，提高高校辦公室服務水平是當前高校辦公室工作需要解決的重要課題。

一、認識三個基于：提升高校辦公室服務能力的現實之需

當前，高校辦公室基本能夠適應新形勢的要求，緊密圍繞學校的教學和科研兩大中心積極開展工作，努力提高服務水平和服務質量，保證學校整體工作的協調推進和有序高效運作。但根據我國高校發展的實際，按照服務型高校辦公室的目標要求，結合新時期高校協同創新戰略發展，也必須清醒地認識到高校辦公室工作存在的問題和不足，才能有的放矢，更好地提升高校辦公室的服務能力。

（一）基于高校辦公室參謀服務能力不強。參謀是在校領導決策過程中幫助出主意、想辦法、提方案，供領導研究、選擇，并協助領導處理各種事務。部分辦公室人員過多依賴傳統的經驗式管理，缺乏主動參政意識，平時忙于應付事務，沒有充分發揮傳遞信息、協調左右、輔助領導決策的參謀作用。部分工作人員的調查做得不深、不扎實，對于國家教育方針政策研究不透徹，信息處理不夠科學，難以及時準確全面地為領導提供有價值的服務信息。另外也有部分辦公室人員參政熱情過高，參謀過頭，出現越位現象，影響校領導的正常工作。

（二）基于督辦服務力度不夠。督辦工作是保證領導決策得以貫徹落實的重要手段。領導除親自過問重大問題外，一般的督辦工作，大多是授權給辦公室。在領導做出決策后，辦公室要協助領導督促檢查決策的貫徹執行情況，做好反饋工作。但是，辦公室工作涉及面廣、事情繁雜、臨時或突發性事情較多；科學分解任務，辨別輕重緩急，抓好督辦工作的難度也在加大，給學校管理帶來很大的挑戰。尤其是當前我國高校完整的督辦工作體系尚未形成，督辦的工作方法有待進一步改進，胡子眉毛一把抓，督辦工作沒有重點和層次，最終陷入繁雜的具體事務的情況時有發生。

（三）基于綜合服務質量不高。為基層和師生員工服務是辦公室的主要職責。部分高校辦公室為學校各部門服務、為師生服務的力度不夠，把為領導服務完成領導交辦的任務作為終極目標，安于現狀，不能深人基層和群眾之中，對基層反映的問題和身邊發生的事情無動于衷，對全校師生的利益漠不關心，公仆意識淡薄，沒有主動地樹立服務意識，缺少奉獻的熱情，事不關己高高掛起的思想嚴重，束縛了個人乃至集體創造性地開展工作。同時，由于對辦公室服務工作的范圍、方式、方法和內容的認識不當，導致了辦公室工作的被動性和盲目性問題較為突出，工作中主動服務、超前服務和優質服務的能力和水平有待進一步提高。

二、強化三個素養：提升高校辦公室服務能力的著眼點

高校辦公室工作人員的素質是多方面的，但必須強化三個素養，即政治素養、業務素養和創新素養。這三個基本素質之間互相聯系，互相制約，互為條件，缺一不可。高校辦公室的工作人員應以努力培養這三個基本素養為切入點，提升服務能力。

（一）政治素養。政治素質是各種素養中最關鍵也是最核心的素養之一，辦公室人員良好的政治素養是執行學校的政策制度與實施學校的發展戰略的基本要求。作為辦公室人員要具有高度的政治敏銳性和較高的政治覺悟，密切關注行政工作的嚴肅性、嚴謹性。高校辦公室的日常工作就是要貫徹好新時期黨的教育方針和路線，做好上傳下達的行政工作。這就要求辦公室工作人員必須具備扎實可靠的政治素質和政治信仰，善于學習并運用科學發展觀和新時期社會主義核心價值理念，內化其思想內涵，樹立為師生員工服務的思想。

（二）業務素養。業務素養是辦公室人員對行政工作的認識程度，是做好辦公室各項工作的核心條件，優良的業務素養能極大地提高辦公室的工作效率。它包括辦公室工作自身特點以及辦公室工作的要求等方面，是辦公室工作人員應具備的最基本素質。高校辦公室的職能與定位，要求其工作人員必須具備良好的口頭表達能力、書面匯報能力、調查研究能力、使用現代化辦公設施能力、參謀決策能力、綜合協調能力以及科學、合理地安排日常事務的能力。同時也要求工作人員協調好單位內部的關系，屬于本職范圍的事情扎扎實實地做好，為單位工作的持續發展盡職盡責。

（三）創新素養。創新是當代社會中人的最具潛能和活力的要素，是推動工作和社會進步的巨大動力和永恒主題。辦公室工作人員是學校各項政策和制度的執行者，在工作中對學校的發展可以說是起著重要的作用，只有不斷創新，才能使學校步入跨越式發展的軌道。高校是傳播文化以及進行知識創新的場所，同時又是培養知識人才的“象牙塔”，這必然對辦公室人員提出更高的要求。

三、優化三種結構：提升高校辦公室服務能力的著力點

要使辦公室工作高效運行，充分發揮辦公室的職能，必須按需設崗，按崗選人，實現人員結構的優化組合。根據具體需要可設立綜合、文字、行政等崗位。根據崗位需要，選拔一個有預測能力、組織管理能力、語言表達能力、業務實施能力的綜合型人才擔任辦公室主任，并逐步建立辦公室工作的競爭機制，構建一個能發揮群體功能的整體。

（一）知識能力結構。高校辦公室工作的特點要求所屬人員的知識應縱橫交叉，高低搭配，全專結合。從團隊角度看，辦公室需要有深謀遠慮、善于出謀獻策的智士，也要有堅持原則、不計名利、任勞任怨的無名英雄。從個體角度看，行政辦公室工作人員要知識全面和專業兼顧，是通才又是專家型的人才。

（二）性格氣質結構。辦事人員的性格、氣質要合理組合。從行政辦公室工作內容來看，可分內務和外務兩大類。從個人的經歷、修養、心理性格來看，可分為內向型和外向型等。從工作適應性來看，內向型性格的人從事文書處理、文件收發、立卷歸檔等程序性的工作，以達到條理化、規范化的效果。善于應酬、活潑開朗的外向型性格的人員，承擔組織協調內外關系、收集了解各種信息等，必將會干得十分出色。

（三）年齡結構。行政辦公室除了大量的日常工作外，還會遇到很多突發性事件。這不僅要求辦事人員要有滿腔的熱情，還要有旺盛的精力。辦公室有些工作需要年長者擔任，有些工作卻需要中青年來完成。從年齡結構上看，盡管經驗、知識的積累與年齡的增長有關，但實踐表明，人的知識水平和年齡之間沒有必然的正比關系。加之辦公室工作內容、辦公手段在不斷更新，中青年的比例應適當地大些，一般可按老、中、青的比例來合理組合，以達到互相補充、相得益彰的效果。

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