淺談檔案管理與文秘工作的緊密銜接

摘 要：在現代社會中，文秘工作與檔案管理工作相互密不可分，如何讓文秘工作更加清淅明確，檔案工作更加規范縝密呢？文秘檔案管理工作人員務必認真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個環節的工作。

關鍵詞：文秘；檔案；緊密銜接

1 文秘工作者素質和修養

由于有些單位的文書檔案管理，一般情況下都是由文字秘書兼任的，因而文字秘書的自身修養直接影響著文稿的質量和文檔管理的水平。文字秘書工作與文書檔案管理工作，從專業上說，雖然有區別，但業務關系上又相互聯系，更重要的是二者的工作成果往往又同存于一個載體，可以這樣說，文字秘書的修養是決定文檔資料價值，進而搞好文書檔案管理，使文書檔案發揮應有作用的基礎，這就是該事物間的本質聯系。 文字秘書要自覺地、全面地加強自身的修養，努力把自己造就成為德才兼備、既合格又稱職的國家特殊崗位上的工作人員，在自己的工作崗位上，不僅僅通過文字的抄寫、記錄和文稿起草做好領導的助手和參謀，同時，由其經手、處理的具有較高水平的文字材料，也為文書檔案提供了準確的、豐富的、詳實的具有較高價值的原始資料。

（1） 文秘人員必須要有較高的政治思想理論素質。貫徹執行黨和國家的各項方針政策，遵守各項法律法規，講道德，守紀律，具有奉獻精神。由于文書檔案工作具有較強的機密性，因此文秘檔案人員還應具備嚴守國家機密的思想素質，文書檔案服務性特點還特別要求文秘人員應具備良好的服務精神和主人翁意識。

（2） 科學文化知識素養是文秘人員必須具備的基本素養。對于不同單位的文書工作，文秘人員必須具備相應的文化水平，掌握與自己所從事的專業工作相關聯的其他專業科學技術知識，如領導學、管理學、信息電腦等知識。這就要求文秘人員必須具備相應的計算機信息技術，這樣才能對檔案信息進行電子化、數字化的有效控制與管理，迅速接收信息，安全保護信息，準確提供信息，最大化運用信息，更好地服務于文書檔案工作。

（3） 文秘檔案人員還應具備文秘檔案專業素養。文書檔案管理工作是十分細致復雜的工作，一份檔案從文件資料的收集、鑒別、分類、管理、組卷、到卷宗編制目錄、入庫擺放等要經過十多道工序。文秘人員進行文書檔案管理工作，需要一種高度負責的精神，工作堅持高標準、嚴格化和規范化。這種客觀事實，要求文秘工作人員不僅要思想敏捷、作風扎實、筆頭過硬，而且要求他們具有文書檔案和其他檔案工作的業務知識和操作技能，成為優秀的檔案管理者。

完善公文材料，做好檔案收集工作

2 文秘工作者處理公文應規范

公文是檔案的前身，當其處在傳遞、運轉、承辦和執行過程中，具有現行效用，不能稱其為檔案；檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點，規范公文處理，把好公文形成關，是做好檔案管理工作的基礎。而公文擬制則是公文形成的關鍵環節。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統一擬制的，有的則是由相關職能部門起草然后交由辦公室負責印發。我區就屬于后者，由于各職能部門寫作人員的水平、素質各不相同，對公文起草工作相關要求的理解存在差異，導致起草的文件的質量也就大不一樣。我們單位在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個方面：

（1）文種使用不當。主要有請示、報告不分；一文請示多件事情；生造文種或不規范使用紅頭文件等。

（2）附件標識比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規定的位置做出標識，也不在附件名稱前標識出具體的序號，行文程序很混亂。

（3）公文印制不規范，用紙有大有小，給后來的檔案裝訂和管理帶來很大不便。

（4）公文主題詞標注不準確，不利于檢索查找。

（5）數字使用不規范等等。上述情況，嚴重影響了公文轉化為檔案的立卷和歸檔。因此，一名專門負責公文擬制的你人員，平時有責任也有義務對各部門呈送的公文初稿進行規范處理，依照有關規定，全面審核，嚴格核稿，特別是對那些突出表達主題思想的關鍵的字、詞、句等要嚴格把關，發現問題應盡快與提供初稿的職能部門進行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發的領導定奪，以確保公文的高質量、高水平，以及檔案的高質量、高水平。

3 文秘工作者的檔案歸檔工作

（1）案整理工作必須從平時做起。對于上級發文，做完收文登記后，首先應鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰；而另一部分文件，退出現行領域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應按檔案整理規范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。

（2）檔案整理工作應注重細節。對于本單位自生文件，領導簽發后，應將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫前的各項準備工作。

4 結束語

總之，通過對檔案管理與文秘工作之間的銜接，讓人們充分掌握好他們之間的微妙關系，有利于如何去處理和發展；認識到在處理它們之間的關系時而存在的問題，加以改善，做到全面地、徹底地解決文秘工作與檔案管理之間的問題，加強各個方面的管理，提高工作效率及保證工作的質量。

作者簡介

于莉，女，圖們廣播電視臺。endprint