加快檔案信息化建設步伐促進企業檔案管理現代化建設進程

趙秀麗　田欣

摘 要：本文以礦山企業檔案信息化建設為依托，系統分析了鞍鋼礦業所屬單位檔案信息化建設現狀以及檔案管理存在的主要問題，提出了鞍鋼礦業檔案信息化建設的發展方向、思路及措施，旨在進一步加快礦山企業檔案信息化建設步伐，促進礦山企業檔案管理現代化建設進程。

關鍵詞：檔案 信息化 現代化 礦山企業

中圖分類號：F270 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）08（a）-0244-02

隨著計算機技術的高速發展，計算機已經逐步代替了原有的手工辦公，各類計算機管理系統、計算輔助設計系統、辦公自動化系統已經逐漸被大型企業所采用，大量的辦公文檔已經逐步被電子文件所取代。給檔案工作提出了新的研究課題—— 這就是檔案信息化建設。檔案信息電子化、數字化建設是順應時代潮流、適應時代發展的新舉措、新要求。

檔案是企業在生產建設和職能管理活動中形成的具有保存價值的不同裁體的文件材料，是企業的寶貴財富。檔案工作是企業向規范化、標準化、現代化發展的重要保障。礦業公司是一個具有近90年開采歷史，集采、選、燒、球、輔料礦山、礦山機械設備檢修、科研設計為一體的大型黑色冶金礦山聯合企業，是集團公司的鋼鐵主要原料和輔助原料基地。礦業公司自1964年組建以來，歷經機構重組、精簡、變革，檔案在長期的建設、生產、改革、改造中，逐年增加，發展至今，共形成18種室存檔案：文書檔案、財會檔案、人事檔案、科技檔案、設計檔案、施工檔案、教學檔案、新聞書稿、照片檔案、榮譽檔案、印章檔案、人物檔案、聲像檔案、電子檔案等。其中科技檔案根據專業性質的不同，又分為基建檔案、設備檔案、科研檔案、產品檔案、地質檔案等。保存完整、收集齊全的檔案資源在礦山的生產建設、改革改造、設備更新、信訪糾紛等方面起到了重要的憑證和依據作用，為礦山生產經營順行、改革改造創新奠定了堅實的基礎。

1 礦山企業檔案信息化建設的重要性分析

隨著信息時代的到來，現代科學技術在礦山企業管理工作各領域中應用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、ERP應用，管理信息系統以及檔案館館藏檔案數字化等，使得傳統的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。檔案現代化管理和信息化建沒，成為礦山企業檔案工作發展的必然趨勢。以網絡技術為主的檔案數字化已經或正在逐步引入到礦山企業檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到了深刻的影響。電子檔案管理流程的科學化、規范化、專業化以及檔案信息資源開發一體化，是電子信息檔案管理重要性的高度體現。礦山企業檔案信息化建設是檔案開發利用，實現服務方便快捷、資源共享的有效渠道。

近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，公文管理系統的應用，導致了大量電子文件的產生。電子檔案的出現給檔案管理提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、歸檔、保管和利用工作。目前，礦山企業檔案保管、利用與形勢的發展要求還不相應，有的仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，這是礦山企業檔案資源的面臨的一個亟待解決的問題。

2 礦山企業檔案信息化建設中存在的主要問題

2.1 思想觀念問題

檔案管理工作伴隨著企業的生產經營、改革改造逐年形成，傳統的檔案管理模式正面臨著計算機技術、通信技術、網絡技術及多媒體技術的巨大沖擊。不轉變傳統的管理方式和方法，已經無法適應現今的檔案管理要求。很多單位雖然具有專門的檔案機構，也制定了各種檔案規章制度，但貫徹不力，檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也很淡薄，對檔案立卷歸檔的業務指導不夠，監察、督辦不力。通過檔案信息化的建設，一方面可以提高文件形成者的檔案歸檔質量意識；另一方面也可以將檔案管理制度規范融入到企業信息管理系統之中，使之成為檔案管理的自覺行為，從而提高礦山企業檔案管理質量。

2.2 信息管理功能問題

目前，礦山企業已經應用的檔案管理系統在功能上存在著一定的局限性，單純的目錄檢索已經不能滿足信息化管理的需求。一方面，由于信息的快速增長，各種形式的檔案資源呈幾何遞增趨勢，傳統手工管理方式效率低，無法在時間和空間上滿足使用者的需求。另一方面，由于信息技術的廣泛應用，越來越多的檔案不再以紙質傳統形式為載體，而是以磁盤、光盤等新型材料為載體直接存放于計算機之中，從而迫切建立功能齊全的檔案管理系統，使檔案管理信息化成為一種必然趨勢。

2.3 信息資源共享問題

數據質量和信息資源共享是計算機管理系統成敗的關鍵，目前，礦山ERP建設正在緊鑼密鼓的進行，檔案信息系統和ERP網絡建設還沒有完全統一，數據質量和信息資源的規范性、開發性、服務性、共享性，還不能適應礦山檔案信息資源開發的要求。有些電子信息文件具有可改性，經更改后除與原文對照，否則不能確定是否更改，另外，磁盤、光盤等碰撞、電磁干擾等都容易造成全部數據的不可用。

2.4 檔案信息管理人員的素質問題

實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代化技術水平偏低。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

2.5 安全性、保密性方面問題

目前，礦山企業雖然已經實現了辦公自動化、無紙化，這使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者會面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。另外，專兼職檔案人員的保密意識和安全意識需要進一步增強，針對自然災害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等系統安全和保密等級防范意識等需要進一步增強。

3 加快礦山企業檔案信息電子化建設的重要意義

實現檔案管理信息化，能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。其重要意義在于以下幾點。

（1）可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。

目前，大多數基層單位檔案室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

（2）縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。

手工信息加工工作模式是“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的快速應用價值。檔案信息電子化，可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序。

（3）檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了檔案的應用效果，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

4 礦山企業檔案信息電子化建設的建議

4.1 加快礦山企業檔案標準化制定工作

檔案信息數字化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。通過調查研究，借鑒國內已有的檔案數字化治理技術標準及規范，積極貫徹國家《檔案法》、《國家保密法》、集團公司《企業檔案工作規范》等各項制度，規范礦山檔案信息電子化工作。重視針對礦業特點的檔案管理軟件的開發和應用，在軟件開發方式上，應依照國家標準并結合礦山實際，統一規劃，創新機制，采取與軟件公司、科研單位合作等多種形式進行研發工作，形成符合礦業檔案工作發展趨勢的管理軟件。

4.2 加快礦山企業檔案信息管理系統軟硬件建設

要盡快配齊計算機硬件設備，系統軟件的開發應用和完善，要通過計算機系統軟件的操作進行培訓及推廣，逐步建立同一平臺為實現全系統連網應用創造條件。檔案信息數據輸入是目錄中心的基礎性工作，對各職能部門每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統一的數據格式標準，實施紙質檔案和數字檔案“雙套制”工作模式，避免重復勞動，既可節約人力和財力，而且也會大大加快了檔案信息數字化的進程。要加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網安全、網站（頁）建設與檔案信息安全管理體制等方面的規章制度，形成有效的檔案信息電子化建設激勵約束機制，提高信息安全意識，防止失密、泄密的發生，確保檔案數據庫安全。

4.3 加快礦山企業檔案信息化業務培訓，提高各級各類人員綜合素質

檔案工作者要接受相關的技能培訓，學習開發的其他門類的知識，以提高檔案管理人員收集、整理、編目、檢索、錄入、查找的工作能力：一是軟件操作和維護技能培訓，提高辦公速度，更好地促進檔案信息的傳播。二是網絡知識的學習和培訓，檔案工作人員要及時捕捉各方面信息，針對企業人員需求進行組織，提高傳播效率。三是檔案管理信息系統、電子文件的發展和計算機病毒等知識的培訓，要引導檔案工作者正確應用現代技術，在安全與保密的條件下，進行更有效的檔案信息傳播。檔案管理者要充分認識這個現實，長遠規劃，系統部署，有針對性的加強素養提高，促進檔案工作健康、和諧地發展。

參考文獻

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