淺談高校圖書館檔案管理

武育杰

摘要：圖書館檔案是在圖書館工作實踐中直接形成的具有參考價值并按一定規律保存起來以備查考的各種文件、材料、數據體系。它來源于圖書館各項業務工作本身，能全面、準確、及時地反映圖書館發展概貌、活動規律、成敗教訓，是圖書館發展變化的歷史見證。本文闡述了高校圖書館檔案管理工作的內容、作用及現狀，提出了加強高校圖書館檔案管理工作的對策建議。

關鍵詞：高校圖書館 檔案管理

圖書館作為高等院校的文獻信息、情報服務中心，也是為教學和科學研究服務的學術性機構，其發展狀況直接影響到高校培養人才的質量。檔案管理工作作為圖書館建設的重要環節和現代圖書館評估考核的一個重要方面被人們重新認識。各高校圖書館都在加強圖書館檔案的建設和管理工作。然而，隨著檔案管理工作的深入展開，在管理過程中出現了一些有礙于檔案管理和利用的問題，規范檔案管理解決檔案管理工作面臨著的一些問題是高校圖書館迫在眉睫的任務。

一、轉變觀念，重視加強高校圖書館的檔案管理工作

轉變觀念必須落實到實處，學校領導要親自抓檔案管理工作，領導重視是做好圖書館檔案管理工作的關鍵。要深刻認識圖書館檔案是圖書館管理工作中不可或缺的重要信息資源。圖書館檔案像一面鏡子，系統地、全方位地反映了圖書館各項活動的真實情況，是對圖書館客觀、公正地回顧和總結，是高校圖書館領導決策的重要依據。要設有專職的檔案管理人員，做好檔案的管理和利用對圖書館管理工作有著非常深遠的意義。以往每年同樣是辛苦做出大量的管理服務工作，然而因為沒有重視檔案管理工作，沒有及時地將圖書館管理工作過程中產生信息資料及時的收集歸檔，沒有及時地建立健全完整的檔案資料。各方面的工作沒有支撐材料，無法清晰、明確地展現。因此，在做好圖書館工作的同時加強了圖書館檔案建設管理工作，總結時以完整的工作檔案為依據，用完整的檔案信息資料說話，以事實成果服人。

二、建立健全檔案管理制度

規范的檔案管理規章制度是做好圖書館檔案管理工作的保證。要搞好圖書館檔案管理工作，必須建立一系列科學、合理、適用的規章制度。要結合圖書館自身的工作特點和具體情況，制定出既符合《檔案法》的要求，又適應于高校圖書館工作開展的各項檔案管理的規章制度，圖書館檔案管理包括檔案的基礎工作和檔案的利用工作。

有了完善的規章制度檔案管理就可以按要求來規范檔案從材料收集、整理、編目到形成案卷的全過程。規章制度包括：制定統一標準，科學的分類、組卷和編目和建立完善的檢索體系等內容。這一系列的規章制度和規范化管理是搞好圖書館檔案管理工作的保障。在制度的建立時應當加強針對性，要結合圖書館實際根據本館檔案管理具體工作任務及管理人員狀況來制定制度。檔案管理制度應當有全面性、科學性、效果性、嚴肅性。

三、配備必要的設備、專職的檔案管理人員

在高校圖書館現代化和數字化建設快速發展的今天，檔案管理現代化水平嚴重滯后于圖書館發展水平，這勢必將影響圖書館事業的現代化進程。要應用現代化技術于檔案管理，提高檔案管理工作效率。加大對圖書館檔案管理投入力度，配備必要的設備。設置專職檔案員接受統一的培訓，通過現代化手段管理圖書館檔案，進一步提高圖書館檔案管理中收集、處理、存儲、開發、利用檔案信息的能力。

四、提高圖書館檔案管理人員素質

圖書館檔案工作人員的素質直接影響著檔案管理的質量和利用。面對信息時代的檔案管理的現代化進程，作為檔案管理工作者，我們不但要有較強的政治素質和較高的業務水平，還應當要有勇于開拓創新。因此，要加強對高校圖書館檔案工作管理人員進行基礎知識、基本技能、政治素養、道德素養、管理能力及分析處理問題的基本能力等方面的培訓。使圖書館檔案管理人員既有一定的政治素養、具備檔案專業和相關專業知識，又能夠適應時代、勇于創新，能夠運用現代化手段對檔案資料進行科學地管理。

五、加強檔案資源的特色化建設

高校圖書館應加強特色專題檔案建設，各管要根據本館的管理活動特色進行重點的收集、整理、儲存，形成資料數量大、利用頻繁、能夠突出圖書館特色的檔案。將有特色的資料有選擇、有重點地形成專題，比如將讀書活動設計、讀書活動的展開、讀書活動的成果、以及讀書活動的反饋信息等全部資料集中歸類整理形成專門的特色活動檔案，這樣一整套的特色活動檔案不僅豐富了館藏檔案資源，也形成高校圖書館管理活動中的特色化建設。

六、完善管理體制和館員業務培訓制度，激勵員工工作積極性

在圖書館中長時間的工作就會使館員覺得繁瑣枯燥并產生消極情緒，通過輪崗和轉變服務方式是把工作做活的途徑，由此將館員的被動工作變為主動服務，所以合理安排員工工作，不斷完善管理體制是一種促進圖書利用的方法之一。定期對館員進行培訓或者多途徑提供繼續教育機會，使圖書館員對于圖書館計算機集成系統的利用逐步精通。同時館員在工作崗位上也應該大膽探索和實踐，拓寬服務領域，更新服務手段，積極開拓適應新時期讀者需求的創新服務方式，以更好地為讀者提供真正有效、優質的服務。

總之，檔案管理是高校圖書館管理工作中不可或缺的一項工作。圖書館的許多工作都離不開檔案工作的支持。首先應當樹立正確的理念，建立健全檔案管理規章制度，不斷加大和改善經費投入，培養一批高素質的檔案管理人員，做好檔案收集管理和利用工作，加速檔案管理工作的現代化進程，為圖書館事業的快速發展提供便捷的信息咨詢服務。

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（責編 張景賢）