學院辦公室工作的思考

孫薇

摘 要 在我國高校中，辦公室作為學院的重要組成部分，是學院的綜合管理機構，具有上傳下達、溝通協調、輔助等重要作用。因此，本文就結合實際工作淺談對學院辦公室工作的一些思考。

關鍵詞 辦公室工作 意識提升 管理創新

中圖分類號：G640 文獻標識碼：A

Thoughts on College Office Work

SUN Wei

（College of Mechanic and Electrical Engineering， Tarim University， Alar， Xinjiang 843300）

Abstract In our universities， office as an important part of the Academy， is a comprehensive management body of the Institute， has uploaded issued， the important role of communication and coordination， support and so on. Therefore， this paper combined with some thoughts on the actual work On College office work.

Key words office work； awareness raising； management innovation

隨著我國改革的不斷深入，推動高校向應用技術或職業教育類的轉型，高校學院內外的事務與日俱增，學院辦公室是高校的基層管理機構，是完成日常基礎性工作，保障決策實施，促進教學、科研和管理工作正常有序運行的重要部門，起著承上啟下、聯系左右、溝通內外的樞紐作用，也是學院對內、對外展示形象的窗口。

1 學院辦公室的作用

1.1 參謀助手

學院辦公室作為輔助領導決策的主要部門，要扮演好出謀劃策的參謀角色，做到“變被動服務為主動服務，變滯后服務為超前服務，變淺層服務為深層服務”，依據領導確定的目標，全面、及時、準確地收集信息，為領導的決策提供充分的根據。

1.2 溝通協調

學院辦公室主要作用之一就是溝通、協調學院各個方面的關系，不僅負責學院內部系、部之間、師生之間，而且更要做好學院與學院之間、學院與機關之間的橋梁。一個目標的順利實現，往往需要多個部門之間的相互配合，要明確各部門之間的任務和責任，這就需要學院辦公室全盤統籌，溝通協調，減少摩擦，避免紕漏。

1.3 服務窗口

隨著高校“教書育人，管理育人、服務育人”的不斷深入，學院辦公室作為學院對內對外的服務窗口，代表著一個學院的形象，對外要處理好學院和其他兄弟學院、機關及企業等等的關系，對內不僅要協調好學院與系、部的聯系，還要為廣大的師生教工服務，做到耐心解答疑問，誠心幫助，發揮好服務窗口的作用。

1.4 督辦檢查

對于學院的重大決策和領導交辦的事項，及時有效地進行督辦檢查，能夠實時掌握事情的進程，妥善地協調解決工作中存在的問題，向領導反饋實施中遇到的阻礙，有助于領導調整和完善決策，使工作切實有效地落到實處。

2 學院辦公室思想意識的提升

新一輪的高等教育改革，加強內涵建設，提高教育教學質量和提升教學水平已經成為高校的中心任務，面對新形勢、新要求、新挑戰，只有不斷加強學院辦公室工作人員的思想意識，才能高質量、高效率地完成辦公室工作。

2.1 學習意識

學院辦公室作為學院的窗口，與各類人員，各個部門打交道，每天都要溝通辦理繁瑣且復雜的事務，要就要求辦公室人員應具備良好的溝通協調能力，口頭表達能力、領悟能力等等，只有在學習中才能不斷提升這些能力。一方面要注重理論學習，提高理論知識的寬度和廣度，另一方面要注重實踐學習，同行之間相互交流溝通、取長補短，針對共同遇到的問題進行討論，深入調查，從而找到更好的解決問題的途徑。要將學院辦公室打造成學習型部門，營造良好的學習氛圍，通過學習，提升綜合素質，加強辦公室工作的質量和效率。

2.2 大局意識

如今，高等教育進入一個新的時期，尤其是校院二級管理體制的實施，使得學院辦公室的工作日益增多，所要提供的服務也越來越廣泛，涉及到學校的各個職能部門，因此要求辦公室人員要有大局意識，將工作重點放到統籌兼顧、合理安排、保證重點上來，圍繞大局發揮參謀助手、協調溝通、督辦檢查的作用，為學院各項工作的順利開展創造良好的條件。

2.3 效率意識

所謂效率，一般指投入與產出之比，而工作效率，通俗地講就是在進行某項任務時，取得的成績與所用的時間、精力等的比值。工作效率是評定工作能力的重要指標。提高學員辦公室的工作效率，就要做到以下幾點：（1）要事第一；（2）任務簡單清晰；（3）檢查追蹤；（4）杜絕延后；（5）日清日新。學院辦公室要明確任務負責人，向負責人清晰下達任（下轉第37頁）（上接第17頁）務內容和流程，落實限時辦理時間，其過程要對任務進行實時監控，確保任務有效落實；每天要對下達的任務進行小結，查漏補缺，對新的任務進行更新，使得每項工作得以及時高效的完成。

2.4 協同意識

學院辦公室是承上啟下的橋梁、溝通左右的樞紐、聯系內外的紐帶，工作涉及面廣、內容多。因此學院辦公室人員要注重培養協同意識，做事時要注意全面性、原則性和靈活性，講究方式方法，做到忙而不亂。面對辦公室工作，對內要和藹謙遜、親密合作。敢于堅持原則；對外要彬彬有禮，熱情耐心，不卑不亢，切實處理好學院方方面面的關系，減少摩擦。

3 學院辦公室管理的創新

3.1 管理平臺

通過運用現代教育技術手段，推行網絡化管理，促進傳統的紙質化辦公向無紙化辦公方式轉變，從而實現辦公室工作的創新。如今，很多高校都有一套辦公室管理系統，辦公室人員可以通過系統處理教工的申請，也可發送信息報送上級部門所需審批的材料，審批結果自動顯示在系統中，不僅簡化了辦事程度，大大提高了工作效率，也使辦公室人員從不必要的報送紙質材料中解放了出來。

3.2 管理方式

管理方式要規范化、制度化，形成有效的管理模式。依據學院辦公室工作人員崗位性質和工作內容，明確各自的職責、權限，年終按照工作職責進行考核，將工作效率和獎懲制度掛鉤，實行崗位問責制。建立完善的規章制度，將學院辦公室工作人員的行政職務、工作職責、辦事流程、行為準則等等，以條文的形式確定下來，張貼在顯著位置，實現“制度上墻”，方便學院師生了解辦公室工作的內容，明確工作的負責人，避免工作中出現“踢皮球”的現象發生。

學院辦公室作是學院自身管理建設的核心樞紐和綜合管理部門，更是高校行政管理中一支不可替代的中堅力量，因此要不斷提升辦公室的思想意識，創新辦公室的管理體制和方式，才能提高辦公室的工作效率，更好地為教學、科研服務，更好地發揮橋梁和紐帶的作用。

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