提升檔案館檔案利用服務能力的途徑

董錦錦

摘 要：發揮好檔案館檔案利用職能為社會和民眾服務。海北州檔案館館藏檔案結構不合理、服務范圍狹小、檔案宣傳力度不大等原因致使沒有充分發揮檔案館的利用職能，解決的途徑有加強檔案館檔案資源建設、創新服務形式、提高現行文件中心檔案利用效果、推進本地區檔案文化建設，使檔案館利用職能得到充分發揮。

關鍵詞：檔案館；檔案利用；服務能力；途徑

中圖分類號：G270 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）21-0297-02

檔案館是愛國主義教育基地、檔案安全保管基地、檔案利用服務中心、政府信息公開中心、電子文件管理中心。其“五位一體”的功能定位準確、科學地指出了現代化、信息化社會發展中所需要的檔案館工作目標，即今后各級檔案館都要以這“五位一體”作為基本要素來打造具有現代化水平的國家檔案館。而充分發揮各個地區檔案館檔案利用服務中心、政府信息公開中心兩大功能通過一定方式使檔案資料直接為社會組織和公民服務顯得尤為重要和迫切。筆者以青海省海北州檔案館2010—2013年全國各級檔案館檔案統計年報為依據，對我州檔案館檔案利用服務情況進行年度綜合對比：

從對比表中 可以看出，檔案利用率最高年度是2011年，最低年度是2012年，每年的利用率始終未能超過3%。五年間利用檔案228人次，總利用卷次為1 875卷次。調卷利用目的中編史修志294 卷次，占總利用的15%；工作查考259卷次，占總利用率的13%；經濟建設195卷次，占總利用率的1%；宣傳教育139卷次，占總利用率的7%；社會保障181卷次，占總利用率的9%；其他760卷次，占總利用率的40%。由此看出，館藏檔案利用率不高，說明檔案館為社會組織和公民及時高效服務的職能未能得到充分發揮。

一、檔案館職能未能充分發揮的原因

（一）從館藏檔案結構看，檔案館為社會和民眾服務的根基不堅實

以2013年為例，我館館藏檔案20 050卷，以件為保管的檔案225 166件，其中文書檔案 12 144卷，占總藏量的60 %；會計檔案3 551卷，占總藏量的 17 %；科技檔案3 899卷，占總藏量的 19 %；聲像檔案251盤（張），實物檔案 564件、照片檔案 159 冊（15 972）張，專門檔案6種456卷，從中比對出館內保管的檔案以機關文書檔案為主，（地方歷史、人文、資源、旅游）特色檔案和涉及（醫療衛生、養老、就業、住房、社會保障、民族教育、環境保護、涉企、涉農）的民生檔案館藏量較小，檔案館還沒有科學整合各種檔案資源，沒有準確得把握廣大人民群眾日益增長的檔案利用需求，造成檔案利用率下降。

（二）檔案館服務層面狹窄，具有明顯的局限性

我們常感嘆社會檔案意識不強，影響了本地區檔案工作的展開，卻很少深刻反省我們自身的工作是否到位。在實際工作中，檔案館一直把為黨政機關團體作為主要服務對象，這一定位使得檔案工作的服務層面具有明顯的局限性。從我館的各類檔案查閱記錄表明，2010—2013年檔案利用者主要是當地組織部門、政研室、政協辦公室、黨史辦、地方辦等機關，利用的目的也多是工作查考、編史修志，而與當地涉及民生的社會保障、經濟建設的檔案利用不高。從而反映出檔案工作還存在重機關團體利用、輕個人利用，重機關團體服務、輕群眾服務的觀念和認識。

（三）服務形式單一，宣傳力度不夠，造成公眾對檔案館工作職能認識模糊

社會公眾對檔案館館藏有哪些門類的檔案、尤其是涉及民生檔案種類有哪些、怎樣查閱檔案、怎樣利（下轉316頁）（上接297頁）用檔案來維護自身的合法權益知之甚少。這與我們的服務意識不強，宣傳力度不夠有直接關系。其實檔案館收集、整理、管理各門類檔案的最終目的就是為了服務于社會、服務于民眾，利用檔案開展學術研究、維護公民利益，解決民眾生活中遇到的問題。每年檔案宣傳月雖然也在宣傳檔案工作的意義和檔案文化，社會檔案意識尚未普遍提高。

二、提升檔案館服務職能的途徑

（一）加強檔案館檔案資源建設

檔案館館藏檔案資源建設是檔案利用工作的基礎，直接關系到檔案利用的成效。檔案是一切社會活動最原始的記錄，具有相當高的真實性、憑證性。檔案工作的目的不僅是在于保存歷史記錄，更重要的應該是通過提供利用發揮其價值和作用。因此，必須拓展收集渠道，擴大收集范圍。（1）加強政府機構中公共服務重點部門和各企業、事業單位民生檔案資源的收集力度，涉及到群眾就業、社會保障、住房、教育、物價、困難救助等與民生息息相關的檔案及時歸檔并接收進 館。（2）繼續做好具有地域性、歷史性、特色性檔案的征集工作。如近年來，我州加大了旅游資源的開發力度，“中國第一個核武器驗制基地”——神秘原子城和世界名曲“在那遙遠的地方”創作地——浪漫金銀灘都在此地，形成了相關“紅色旅游”和“生態旅游”的不同載體檔案急需加緊收集整理；（3）一些重大活動檔案，特別是黨的群眾路線教育實踐活動的檔案必須做到檔案館提前參與、主動作為收集好、保管好；（4）及時接收，先進人物、地方名人檔案及非物質文化遺產項目檔案；（5）繼續與各專業主管部門加強溝通與協作，切實建好、管好專業檔案，只有不斷豐富館藏檔案資源，單調、封閉的“政務檔案館”才能成為走進大眾、服務民生的“民眾檔案館”。

（二）創新服務形式，為利用者提供優質高效的服務

進一步簡化檔案查閱利用手續，方便人民群眾查閱利用。尤其是民生檔案，提供“一站式”服務。在主動服務上狠下功夫，要廣泛利用展覽、網絡、社交媒體等各種形式和手段，提供多樣化、個性化、常態化的檔案服務；同時，檔案管理員要做到熟悉館藏、查檔迅速，對利用者一時查不準的內容，應當主動提供多方面有用信息，滿足利用者的需求；充分利用檔案信息資源共享平臺宣傳政策法規以及各種信息，使檔案利用者及時掌握有用的檔案信息。

（三）讓現行公開文件查閱中心架起政府與百姓溝通的橋梁

隨著社會保障制度的不斷完善，社會各行業的廣大群眾為維護自己合法權益，需要及時了解、掌握相關政策、法規現行文件。為了滿足這一社會需求，我館自2003年成立了現行文件查閱中心以來，收集了42個單位近4 000份現行文件，利用者只要憑合法證件就可以查閱現行文件。從查閱記錄來看，與老百姓生活相關的勞動和社會保障、勞動工資、傷殘撫恤、再就業培訓、新農合、廉租房申請等的文件查閱率較高，所以現行文件中心必須和相關部門協調好及時公開現行文件，是“紅頭文件”解決人們的后顧之憂。

（四）努力推進本地區檔案文化建設

（1）通過對館藏各類檔案的編研、加工、提煉，努力把檔案轉化為各種形式的文化產品。如涉及民生的《海北州惠民政策文件匯編》、涉及礦產資源的《海北州礦產資源普查匯編》、涉及人文歷史的《解秘原子城》、涉及先進人物的《海北榮譽》、涉及自治州每屆（次）“三會”文件匯編、涉及本地區作家、書畫家的《海北籍書畫、作家作品匯集》等，推出有檔案特色的文化產品，不斷擴大檔案文化的社會影響力。（2）繼續組織好每年的檔案宣傳活動，圍繞宣傳主題開展內容豐富、形式多樣的宣傳活動，提高全社會的檔案意識。（3）發揮好海北州原子城全國愛國主義教育基地宣傳作用，利用“紅色檔案”為廣大人民群眾特別是青少年宣傳“兩彈”精神，進行社會主義核心價值觀教育。（4）抓好檔案利用效果匯編工作，通過檔案利用效果典型事例的宣傳，提高公眾主動檔案利用的意識，使檔案館檔案利用職能得到充分發揮。

[責任編輯 魏 杰]endprint

摘 要：發揮好檔案館檔案利用職能為社會和民眾服務。海北州檔案館館藏檔案結構不合理、服務范圍狹小、檔案宣傳力度不大等原因致使沒有充分發揮檔案館的利用職能，解決的途徑有加強檔案館檔案資源建設、創新服務形式、提高現行文件中心檔案利用效果、推進本地區檔案文化建設，使檔案館利用職能得到充分發揮。

關鍵詞：檔案館；檔案利用；服務能力；途徑

中圖分類號：G270 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）21-0297-02

檔案館是愛國主義教育基地、檔案安全保管基地、檔案利用服務中心、政府信息公開中心、電子文件管理中心。其“五位一體”的功能定位準確、科學地指出了現代化、信息化社會發展中所需要的檔案館工作目標，即今后各級檔案館都要以這“五位一體”作為基本要素來打造具有現代化水平的國家檔案館。而充分發揮各個地區檔案館檔案利用服務中心、政府信息公開中心兩大功能通過一定方式使檔案資料直接為社會組織和公民服務顯得尤為重要和迫切。筆者以青海省海北州檔案館2010—2013年全國各級檔案館檔案統計年報為依據，對我州檔案館檔案利用服務情況進行年度綜合對比：

從對比表中 可以看出，檔案利用率最高年度是2011年，最低年度是2012年，每年的利用率始終未能超過3%。五年間利用檔案228人次，總利用卷次為1 875卷次。調卷利用目的中編史修志294 卷次，占總利用的15%；工作查考259卷次，占總利用率的13%；經濟建設195卷次，占總利用率的1%；宣傳教育139卷次，占總利用率的7%；社會保障181卷次，占總利用率的9%；其他760卷次，占總利用率的40%。由此看出，館藏檔案利用率不高，說明檔案館為社會組織和公民及時高效服務的職能未能得到充分發揮。

一、檔案館職能未能充分發揮的原因

（一）從館藏檔案結構看，檔案館為社會和民眾服務的根基不堅實

以2013年為例，我館館藏檔案20 050卷，以件為保管的檔案225 166件，其中文書檔案 12 144卷，占總藏量的60 %；會計檔案3 551卷，占總藏量的 17 %；科技檔案3 899卷，占總藏量的 19 %；聲像檔案251盤（張），實物檔案 564件、照片檔案 159 冊（15 972）張，專門檔案6種456卷，從中比對出館內保管的檔案以機關文書檔案為主，（地方歷史、人文、資源、旅游）特色檔案和涉及（醫療衛生、養老、就業、住房、社會保障、民族教育、環境保護、涉企、涉農）的民生檔案館藏量較小，檔案館還沒有科學整合各種檔案資源，沒有準確得把握廣大人民群眾日益增長的檔案利用需求，造成檔案利用率下降。

（二）檔案館服務層面狹窄，具有明顯的局限性

我們常感嘆社會檔案意識不強，影響了本地區檔案工作的展開，卻很少深刻反省我們自身的工作是否到位。在實際工作中，檔案館一直把為黨政機關團體作為主要服務對象，這一定位使得檔案工作的服務層面具有明顯的局限性。從我館的各類檔案查閱記錄表明，2010—2013年檔案利用者主要是當地組織部門、政研室、政協辦公室、黨史辦、地方辦等機關，利用的目的也多是工作查考、編史修志，而與當地涉及民生的社會保障、經濟建設的檔案利用不高。從而反映出檔案工作還存在重機關團體利用、輕個人利用，重機關團體服務、輕群眾服務的觀念和認識。

（三）服務形式單一，宣傳力度不夠，造成公眾對檔案館工作職能認識模糊

社會公眾對檔案館館藏有哪些門類的檔案、尤其是涉及民生檔案種類有哪些、怎樣查閱檔案、怎樣利（下轉316頁）（上接297頁）用檔案來維護自身的合法權益知之甚少。這與我們的服務意識不強，宣傳力度不夠有直接關系。其實檔案館收集、整理、管理各門類檔案的最終目的就是為了服務于社會、服務于民眾，利用檔案開展學術研究、維護公民利益，解決民眾生活中遇到的問題。每年檔案宣傳月雖然也在宣傳檔案工作的意義和檔案文化，社會檔案意識尚未普遍提高。

二、提升檔案館服務職能的途徑

（一）加強檔案館檔案資源建設

檔案館館藏檔案資源建設是檔案利用工作的基礎，直接關系到檔案利用的成效。檔案是一切社會活動最原始的記錄，具有相當高的真實性、憑證性。檔案工作的目的不僅是在于保存歷史記錄，更重要的應該是通過提供利用發揮其價值和作用。因此，必須拓展收集渠道，擴大收集范圍。（1）加強政府機構中公共服務重點部門和各企業、事業單位民生檔案資源的收集力度，涉及到群眾就業、社會保障、住房、教育、物價、困難救助等與民生息息相關的檔案及時歸檔并接收進 館。（2）繼續做好具有地域性、歷史性、特色性檔案的征集工作。如近年來，我州加大了旅游資源的開發力度，“中國第一個核武器驗制基地”——神秘原子城和世界名曲“在那遙遠的地方”創作地——浪漫金銀灘都在此地，形成了相關“紅色旅游”和“生態旅游”的不同載體檔案急需加緊收集整理；（3）一些重大活動檔案，特別是黨的群眾路線教育實踐活動的檔案必須做到檔案館提前參與、主動作為收集好、保管好；（4）及時接收，先進人物、地方名人檔案及非物質文化遺產項目檔案；（5）繼續與各專業主管部門加強溝通與協作，切實建好、管好專業檔案，只有不斷豐富館藏檔案資源，單調、封閉的“政務檔案館”才能成為走進大眾、服務民生的“民眾檔案館”。

（二）創新服務形式，為利用者提供優質高效的服務

進一步簡化檔案查閱利用手續，方便人民群眾查閱利用。尤其是民生檔案，提供“一站式”服務。在主動服務上狠下功夫，要廣泛利用展覽、網絡、社交媒體等各種形式和手段，提供多樣化、個性化、常態化的檔案服務；同時，檔案管理員要做到熟悉館藏、查檔迅速，對利用者一時查不準的內容，應當主動提供多方面有用信息，滿足利用者的需求；充分利用檔案信息資源共享平臺宣傳政策法規以及各種信息，使檔案利用者及時掌握有用的檔案信息。

（三）讓現行公開文件查閱中心架起政府與百姓溝通的橋梁

隨著社會保障制度的不斷完善，社會各行業的廣大群眾為維護自己合法權益，需要及時了解、掌握相關政策、法規現行文件。為了滿足這一社會需求，我館自2003年成立了現行文件查閱中心以來，收集了42個單位近4 000份現行文件，利用者只要憑合法證件就可以查閱現行文件。從查閱記錄來看，與老百姓生活相關的勞動和社會保障、勞動工資、傷殘撫恤、再就業培訓、新農合、廉租房申請等的文件查閱率較高，所以現行文件中心必須和相關部門協調好及時公開現行文件，是“紅頭文件”解決人們的后顧之憂。

（四）努力推進本地區檔案文化建設

（1）通過對館藏各類檔案的編研、加工、提煉，努力把檔案轉化為各種形式的文化產品。如涉及民生的《海北州惠民政策文件匯編》、涉及礦產資源的《海北州礦產資源普查匯編》、涉及人文歷史的《解秘原子城》、涉及先進人物的《海北榮譽》、涉及自治州每屆（次）“三會”文件匯編、涉及本地區作家、書畫家的《海北籍書畫、作家作品匯集》等，推出有檔案特色的文化產品，不斷擴大檔案文化的社會影響力。（2）繼續組織好每年的檔案宣傳活動，圍繞宣傳主題開展內容豐富、形式多樣的宣傳活動，提高全社會的檔案意識。（3）發揮好海北州原子城全國愛國主義教育基地宣傳作用，利用“紅色檔案”為廣大人民群眾特別是青少年宣傳“兩彈”精神，進行社會主義核心價值觀教育。（4）抓好檔案利用效果匯編工作，通過檔案利用效果典型事例的宣傳，提高公眾主動檔案利用的意識，使檔案館檔案利用職能得到充分發揮。

[責任編輯 魏 杰]endprint

摘 要：發揮好檔案館檔案利用職能為社會和民眾服務。海北州檔案館館藏檔案結構不合理、服務范圍狹小、檔案宣傳力度不大等原因致使沒有充分發揮檔案館的利用職能，解決的途徑有加強檔案館檔案資源建設、創新服務形式、提高現行文件中心檔案利用效果、推進本地區檔案文化建設，使檔案館利用職能得到充分發揮。

關鍵詞：檔案館；檔案利用；服務能力；途徑

中圖分類號：G270 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）21-0297-02

檔案館是愛國主義教育基地、檔案安全保管基地、檔案利用服務中心、政府信息公開中心、電子文件管理中心。其“五位一體”的功能定位準確、科學地指出了現代化、信息化社會發展中所需要的檔案館工作目標，即今后各級檔案館都要以這“五位一體”作為基本要素來打造具有現代化水平的國家檔案館。而充分發揮各個地區檔案館檔案利用服務中心、政府信息公開中心兩大功能通過一定方式使檔案資料直接為社會組織和公民服務顯得尤為重要和迫切。筆者以青海省海北州檔案館2010—2013年全國各級檔案館檔案統計年報為依據，對我州檔案館檔案利用服務情況進行年度綜合對比：

從對比表中 可以看出，檔案利用率最高年度是2011年，最低年度是2012年，每年的利用率始終未能超過3%。五年間利用檔案228人次，總利用卷次為1 875卷次。調卷利用目的中編史修志294 卷次，占總利用的15%；工作查考259卷次，占總利用率的13%；經濟建設195卷次，占總利用率的1%；宣傳教育139卷次，占總利用率的7%；社會保障181卷次，占總利用率的9%；其他760卷次，占總利用率的40%。由此看出，館藏檔案利用率不高，說明檔案館為社會組織和公民及時高效服務的職能未能得到充分發揮。

一、檔案館職能未能充分發揮的原因

（一）從館藏檔案結構看，檔案館為社會和民眾服務的根基不堅實

以2013年為例，我館館藏檔案20 050卷，以件為保管的檔案225 166件，其中文書檔案 12 144卷，占總藏量的60 %；會計檔案3 551卷，占總藏量的 17 %；科技檔案3 899卷，占總藏量的 19 %；聲像檔案251盤（張），實物檔案 564件、照片檔案 159 冊（15 972）張，專門檔案6種456卷，從中比對出館內保管的檔案以機關文書檔案為主，（地方歷史、人文、資源、旅游）特色檔案和涉及（醫療衛生、養老、就業、住房、社會保障、民族教育、環境保護、涉企、涉農）的民生檔案館藏量較小，檔案館還沒有科學整合各種檔案資源，沒有準確得把握廣大人民群眾日益增長的檔案利用需求，造成檔案利用率下降。

（二）檔案館服務層面狹窄，具有明顯的局限性

我們常感嘆社會檔案意識不強，影響了本地區檔案工作的展開，卻很少深刻反省我們自身的工作是否到位。在實際工作中，檔案館一直把為黨政機關團體作為主要服務對象，這一定位使得檔案工作的服務層面具有明顯的局限性。從我館的各類檔案查閱記錄表明，2010—2013年檔案利用者主要是當地組織部門、政研室、政協辦公室、黨史辦、地方辦等機關，利用的目的也多是工作查考、編史修志，而與當地涉及民生的社會保障、經濟建設的檔案利用不高。從而反映出檔案工作還存在重機關團體利用、輕個人利用，重機關團體服務、輕群眾服務的觀念和認識。

（三）服務形式單一，宣傳力度不夠，造成公眾對檔案館工作職能認識模糊

社會公眾對檔案館館藏有哪些門類的檔案、尤其是涉及民生檔案種類有哪些、怎樣查閱檔案、怎樣利（下轉316頁）（上接297頁）用檔案來維護自身的合法權益知之甚少。這與我們的服務意識不強，宣傳力度不夠有直接關系。其實檔案館收集、整理、管理各門類檔案的最終目的就是為了服務于社會、服務于民眾，利用檔案開展學術研究、維護公民利益，解決民眾生活中遇到的問題。每年檔案宣傳月雖然也在宣傳檔案工作的意義和檔案文化，社會檔案意識尚未普遍提高。

二、提升檔案館服務職能的途徑

（一）加強檔案館檔案資源建設

檔案館館藏檔案資源建設是檔案利用工作的基礎，直接關系到檔案利用的成效。檔案是一切社會活動最原始的記錄，具有相當高的真實性、憑證性。檔案工作的目的不僅是在于保存歷史記錄，更重要的應該是通過提供利用發揮其價值和作用。因此，必須拓展收集渠道，擴大收集范圍。（1）加強政府機構中公共服務重點部門和各企業、事業單位民生檔案資源的收集力度，涉及到群眾就業、社會保障、住房、教育、物價、困難救助等與民生息息相關的檔案及時歸檔并接收進 館。（2）繼續做好具有地域性、歷史性、特色性檔案的征集工作。如近年來，我州加大了旅游資源的開發力度，“中國第一個核武器驗制基地”——神秘原子城和世界名曲“在那遙遠的地方”創作地——浪漫金銀灘都在此地，形成了相關“紅色旅游”和“生態旅游”的不同載體檔案急需加緊收集整理；（3）一些重大活動檔案，特別是黨的群眾路線教育實踐活動的檔案必須做到檔案館提前參與、主動作為收集好、保管好；（4）及時接收，先進人物、地方名人檔案及非物質文化遺產項目檔案；（5）繼續與各專業主管部門加強溝通與協作，切實建好、管好專業檔案，只有不斷豐富館藏檔案資源，單調、封閉的“政務檔案館”才能成為走進大眾、服務民生的“民眾檔案館”。

（二）創新服務形式，為利用者提供優質高效的服務

進一步簡化檔案查閱利用手續，方便人民群眾查閱利用。尤其是民生檔案，提供“一站式”服務。在主動服務上狠下功夫，要廣泛利用展覽、網絡、社交媒體等各種形式和手段，提供多樣化、個性化、常態化的檔案服務；同時，檔案管理員要做到熟悉館藏、查檔迅速，對利用者一時查不準的內容，應當主動提供多方面有用信息，滿足利用者的需求；充分利用檔案信息資源共享平臺宣傳政策法規以及各種信息，使檔案利用者及時掌握有用的檔案信息。

（三）讓現行公開文件查閱中心架起政府與百姓溝通的橋梁

隨著社會保障制度的不斷完善，社會各行業的廣大群眾為維護自己合法權益，需要及時了解、掌握相關政策、法規現行文件。為了滿足這一社會需求，我館自2003年成立了現行文件查閱中心以來，收集了42個單位近4 000份現行文件，利用者只要憑合法證件就可以查閱現行文件。從查閱記錄來看，與老百姓生活相關的勞動和社會保障、勞動工資、傷殘撫恤、再就業培訓、新農合、廉租房申請等的文件查閱率較高，所以現行文件中心必須和相關部門協調好及時公開現行文件，是“紅頭文件”解決人們的后顧之憂。

（四）努力推進本地區檔案文化建設

（1）通過對館藏各類檔案的編研、加工、提煉，努力把檔案轉化為各種形式的文化產品。如涉及民生的《海北州惠民政策文件匯編》、涉及礦產資源的《海北州礦產資源普查匯編》、涉及人文歷史的《解秘原子城》、涉及先進人物的《海北榮譽》、涉及自治州每屆（次）“三會”文件匯編、涉及本地區作家、書畫家的《海北籍書畫、作家作品匯集》等，推出有檔案特色的文化產品，不斷擴大檔案文化的社會影響力。（2）繼續組織好每年的檔案宣傳活動，圍繞宣傳主題開展內容豐富、形式多樣的宣傳活動，提高全社會的檔案意識。（3）發揮好海北州原子城全國愛國主義教育基地宣傳作用，利用“紅色檔案”為廣大人民群眾特別是青少年宣傳“兩彈”精神，進行社會主義核心價值觀教育。（4）抓好檔案利用效果匯編工作，通過檔案利用效果典型事例的宣傳，提高公眾主動檔案利用的意識，使檔案館檔案利用職能得到充分發揮。

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