高校檔案信息資源共享平臺建設(shè)研究

高斌升

摘 要：高校檔案作為高等學(xué)校從事教學(xué)、科研以及日常各項活動直接形成的歷史記錄，它直接承載了高校活動開展的各種信息。因此，做好高校檔案信息資源共享平臺的建設(shè)，對于高校而言，有著不可磨滅的意義。

關(guān)鍵詞：高校；檔案；信息資源；平臺

1 高校檔案信息資源共享平臺建設(shè)目前存在的問題

1.1 高校檔案信息的分類編碼標準不夠規(guī)范統(tǒng)一

標準化是信息化的基本前提，標準化程度不足，就對于高校的數(shù)據(jù)共享與傳輸?shù)犬a(chǎn)生直接的影響。由于歷史方面的原因，高校的檔案信息化建設(shè)中，由于軟件、硬件以及網(wǎng)絡(luò)平臺形成了參差不齊的非標準狀態(tài)，使得數(shù)據(jù)標準不夠統(tǒng)一。由于缺少檔案系統(tǒng)的總體性規(guī)劃，使得各個高校都擁有自己的一套信息標準代碼，甚至是在信息系統(tǒng)建設(shè)過程中，部分高校的檔案管理部門根本就沒有標準與規(guī)范可言。統(tǒng)一標準的缺乏，導(dǎo)致在高校檔案信息資源共享平臺的建設(shè)過程中無法做好檔案信息的統(tǒng)計和檔案數(shù)據(jù)的交換，這樣也會影響到檔案工作績效的發(fā)揮以及檔案信息的大流通。

1.2 標準業(yè)務(wù)流程缺乏

無論是高校自身需求，還是歷史原因，高校檔案部門都會考慮到自身的需求與特點，從而制定出不同的管理規(guī)則。這對于高校檔案信息資源共享平臺的建設(shè)來說，無疑就成為了一只攔路虎。統(tǒng)一的管理與操作流程的缺失，使得統(tǒng)一的信息化實施標準無法制定，就無法實現(xiàn)基礎(chǔ)信息資源的整合與共享，這就要求了高校的檔案工作規(guī)范化管理的等級劃分、范圍等都應(yīng)該由統(tǒng)一的標準，尤其是對于保管利用和收集整編方面，必須要擁有統(tǒng)一的標準，才能夠確保其信息化建設(shè)有章可循。

1.3 檔案信息系統(tǒng)使用人員水平跟不上要求

目前，在檔案工作人員還存在老一輩檔案工作人員已經(jīng)熟悉了紙質(zhì)檔案的基本原理、理論方法和相應(yīng)的技術(shù)，但是卻很少利用信息儲存、電子文檔等方面的技術(shù)，而年輕一輩的檔案工作人員僅僅懂得計算機方面的電子技術(shù)，但是缺乏檔案管理的基礎(chǔ)理論知識、管理原則等方面的了解。目前，很多高校檔案部門的工作人員僅僅是懂得一般的操作，缺少專業(yè)化的學(xué)習，也沒有通過專業(yè)的培訓(xùn)，僅僅是憑借基本的微機操作經(jīng)驗，就擔任了檔案管理人員，一旦出現(xiàn)問題，還需要專業(yè)技術(shù)人員來加以解決，這樣的問題也對高校檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展產(chǎn)生了影響。

2 高校檔案信息資源共享平臺建設(shè)的意義

2.1 電子文檔信息共享的需要

隨著國內(nèi)信息化發(fā)展戰(zhàn)略的提出，對于我國高校檔案事業(yè)的發(fā)展而言，也提供了難得預(yù)見的發(fā)展機遇。高校檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為高校檔案事業(yè)適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的必然選擇，這是現(xiàn)代化高校檔案管理的客觀要求，也是高校檔案服務(wù)水平提升的必經(jīng)之路。所以，我們就應(yīng)該將高校的檔案信息化建設(shè)放置在現(xiàn)今的電子政務(wù)建設(shè)的大背景下，去積極地規(guī)劃與思考，從而建立出高校檔案信息化，讓其成為高校發(fā)展的重要組成部分。

2.2 提高檔案服務(wù)質(zhì)量的需要

隨著計算機應(yīng)用的普及以及信息技術(shù)的快速發(fā)展，高校檔案信息化進程也在不斷地加快。如何才能夠在高校檔案業(yè)務(wù)的服務(wù)當中使用新的方法、技術(shù)與理念，就成為高校檔案管理人員需要思考的問題。良好的檔案服務(wù)，首先需要良好的管理基礎(chǔ)，也就是必須有序有效地開展檔案信息資源管理，其次，確保高校的檔案信息資源管理系統(tǒng)能夠滿足利用者的實際需求。而高校檔案信息資源共享平臺的建設(shè)就能夠滿足這兩個方面的需求，讓其真正地滿足高校檔案服務(wù)質(zhì)量的需求。

3 高校檔案信息資源共享平臺建設(shè)的探討

3.1 成立專門的機構(gòu)，統(tǒng)一規(guī)劃

對于高校檔案信息資源共享平臺的建設(shè)而言，它需要相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和全員的共同參與，再配合上財力、人力以及制度等方面才能夠加以實現(xiàn)。但就目前的情況來看，國內(nèi)高校的檔案信息資源系統(tǒng)還不夠統(tǒng)一，使得高校檔案信息資源共享的建設(shè)受到不同程度的阻礙。另外，很多高校的領(lǐng)導(dǎo)與員工沒有認識到信息共享建設(shè)的重要性，無法認識到建設(shè)的迫切性以及發(fā)揮的作用，再加之高校基層檔案信息化建設(shè)存在較大的難度，使得部分高校領(lǐng)導(dǎo)對于檔案信息化的建設(shè)存在畏懼心理。所以，就需要我們將檔案信息共享建設(shè)放置到一個新的高度之上，通過相關(guān)工作的開展，讓檔案信息化真正地服務(wù)于高校，為高校的發(fā)展提供效益與方便。同時，在高校的檔案管理部門中，還可以建立出專門的信息化建設(shè)機構(gòu)，服務(wù)對高校信息化建設(shè)的整體規(guī)劃與監(jiān)督，并且做好人力資源以及資金等方面的協(xié)調(diào)，確保其能夠滿足合作共建的效果，避免不必要的、重復(fù)的投入出現(xiàn)。

3.2 提升高校檔案信息資源共享平臺的安全保障策略

對于高校檔案信息資源共享平臺的建設(shè)而言，檔案信息安全體系建設(shè)的完善才是重中之重。就目前高校檔案信息化建設(shè)的相應(yīng)經(jīng)驗來看，管理風險、計算機病毒、網(wǎng)絡(luò)攻擊、操作安全威脅等是高校檔案信息化系統(tǒng)受到影響的主要內(nèi)容。高校就應(yīng)該針對這一部分，提出相應(yīng)的安全保障策略，確保高校檔案信息員共享平臺建設(shè)不會受到任何的影響。

3.3 加強人才引進和培養(yǎng)

在檔案領(lǐng)域中，檔案信息化是一項全新的工作，想要發(fā)展高校檔案信息資源共享平臺建設(shè)，就離不開人才這一因素。在高校檔案信息資源共享平臺建設(shè)中，人才的綜合素質(zhì)是不可缺少的一大因素。另外，在高校檔案信息資源共享平臺建設(shè)當中還需要大量的計算機基礎(chǔ)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識以及數(shù)字化技術(shù)等方面的知識，但目前很多高校的檔案管理人員都不能夠談得上精通。所以，想要實現(xiàn)高校檔案信息資源共享平臺建設(shè)，就需要改善這一問題，可引進以及培養(yǎng)復(fù)合型的檔案管理技術(shù)人才，確保其能夠滿足高校檔案信息資源共享平臺建設(shè)的需求，為高校檔案信息資源共享平臺建設(shè)服務(wù)。

參考文獻

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