海河水利委員會檔案管理系統功能模塊分析及電子文件存儲方式研究

摘 要：近年來，海河水利委員會采用信息化方式對檔案信息及電子原文進行管理，為檔案工作提供了一個更為高效和便捷的管理平臺。本文參照近年來檔案信息化工作的新要求，結合實際管理流程，對海河水利委員會檔案管理系統“歷史全宗、檔案借閱條碼”等模塊的設計實現和檔案電子文件的存儲方式進行了分析研究。

關鍵詞：檔案管理系統；功能模塊；電子文件；存儲方式

0 引言

海河水利委員會（以下簡稱“海委”）檔案管理系統自2007年部署完成之日始，其存儲的條目信息與電子原文逐步增長，數據量日益龐大。隨著系統應用的逐步深入和檔案管理工作的進一步發展，系統部分模塊已經數次調優升級，以符合由于檔案借閱量增大、檔案條目脫機錄入量增多、安全保密、服務器調整等諸多因素影響對檔案信息化管理所提出的新要求，從而更高效地為海委中心工作提供決策支持服務。

1 功能模塊分析

海委檔案管理系統包含“收集整編、數據管理、權限管理”等十數個功能模塊，其中“歷史全宗、越權審批”等功能模塊是海河檔案館個性化定制模塊，發展與革新較為突出，具有很強的代表性，故以此為切入點具體分析。

1.1 歷史全宗

1.1.1歷史全宗模塊概述

自1980年批準建立海委以來，歷經幾次較大的機構改革，機構的拆分（合并）已多次發生，職能相同的機構在不同時期的名稱也不盡相同。以財務處的演變舉例，“財務經濟處”“計劃財務處”“財務處”等均為財務處不同歷史階段的機構名稱，更名、拆分（合并）狀況可見一斑。系統內“全宗代號”已多達70個，普通用戶很難以模糊檢索的方式查到目標機構的文件，這給數據的提供與利用帶來了很大不便。故開發了“歷史全宗”模塊，將各歷史階段相同職能機構的名稱進行關聯，并采用編年法的形式，以圖形化、直觀化的方式再現海委機構的沿革歷程，完成便捷檢索的功能實現。

1.1.2歷史全宗模塊開發方案

（1）功能描述

通過與用戶同步功能模塊的接口，將組織/機構的變化信息保存到檔案系統的數據庫中，通過界面將信息展示給用戶查閱，并且提供增、刪、查、改等功能。

（2）功能操作

操作1 - 設置同步時間：機構同步時間可以設定，設定后系統根據設定的時間去訪問用戶同步接口，獲得組織機構信息；

操作2 - 更新：將同步過來的新機構信息和系統中現有的組織沿革信息同時展示給管理員，管理員根據實際情況判斷是否更新；

操作3 - 增加組織機構信息：管理員對組織機構信息進行增加操作；

操作4 - 查詢組織機構信息：將組織機構信息以列表的形式展示給管理員，并提供導出功能；

操作5 - 修改組織機構信息：管理員可對組織機構信息進行修改操作；

操作6 - 刪除組織機構信息：檔案管理員可以對組織機構信息進行刪除操作。

（3）業務規則/算法

管理員對同步數據的操作：對歷史組織機構的任一次沿革添加一個時間節點，其中包含了該次變革至上次變革之間的完整組織機構信息列表（樹）。針對這次變革可以進行相關部門信息的修改完善。

當用戶同步接口中發生的組織機構變化時，會提示用戶應添加一個時間節點，以保存更新之前的部門結構（可以將更新之前的部門信息以temp部門狀態保存，如果管理員同意增加時間節點，就將信息復制到組織沿革信息列表中）。

組織沿革模塊提供相應的查詢接口，方便用戶查閱歷史沿革信息。

（4）接口描述

通過接口程序訪問公用平臺，從而獲取組織ID、組織名稱、創建日期等信息；將獲得的信息與檔案系統中的組織同時展示，提供給檔案管理員進行手工處理（明確拆分、合并、撤銷）后，提交至檔案系統組織沿革表中。

1.2 越權審批

海委檔案管理系統提供對非本部門（單位）檔案進行查閱瀏覽的越權審批功能：用戶在希望瀏覽超出自己權限的檔案時需要在BS查詢界面先向管理員提出申請；管理員于CS端接受申請后手動選擇具有對該份檔案審批權限的相關領導，點擊提交審批申請；相關領導在BS端內網門戶待辦事宜功能模塊中看到申請，進行批示后，再將審批申請返回至管理員；最后由管理員在CS端完成臨時授權。

由上述可見，原有的三點流程較為繁瑣，且跨越CS與BS兩端，不能快捷地提供利用。完善后的越權審批流程省去中間由檔案管理員在CS端手動選擇領導及賦權的操作，由三點流程變為兩點流程，便捷了用戶的瀏覽利用，現行流程如圖1所示：

2 電子文件存儲方式研究

2.1 數據庫存儲方式的不足

海委檔案管理系統是基于水利公用平臺的重點業務應用之一，原有電子文件存儲采用數據庫存儲方式。隨著近年來檔案數字化工作的開展，系統數據量逐步增加，電子檔案原文的掛接及瀏覽速度過慢，在一定程度上影響了廣大職工查詢和利用的便利程度。經測試，原有數據庫存儲方式，80M左右電子原文的掛接時間約為100秒，瀏覽時間約為40秒；100M以上電子原文掛接及瀏覽則都無法正常進行。

如測試結果所示，由于數字化加工分辨率、存儲格式等相關限制，電子檔案數據量增長很快，原有的數據庫存儲方式已不能滿足系統應用需求，這就給電子檔案原文存儲及服務利用方式提出了新的要求。結合應用實際和檔案工作要求，檔案數據庫需要遷移至獨立的文件服務器，以保證檔案利用的便捷。

2.2 系統數據庫遷移方案

2.2.1步驟

為了在數據遷移過程中，保障電子檔案原文的準確性和安全性，海委特別制定了數據遷移的相關注意事項及操作步驟，具體遷移步驟如下：

1.備份當前數據庫；開發數據遷移模塊；

2.通過該模塊將數據庫中電子檔案原文解析成電子文件格式；

3.將指定路徑下的電子檔案原文掛接至文件服務器上；

4.進行抽樣校驗數據，保證數據的完整性和準確性。

2.2.2模塊功能設計

通過該模塊連接源數據庫，根據檔案條目信息獲取電子文件的路徑，將源數據庫中的電子文件解析到臨時文件存放位置，建立FTP連接，然后將電子文件存放到文件服務器上，并將操作記錄到操作日志中，從而完成數據遷移工作。

2.2.3業務規則

電子文件存放路徑：按照檔號規則存放。

2.2.4異常處理

針對遷移工作有可能出現的異常情況，程序做了以下相應處理：

1.網絡延遲：模塊程序將嘗試3次文件遷移，如果遷移失敗則記錄下該文件的主鍵，之后進行人為干預遷移，從而保證電子文件的完整。

2.網絡、數據庫或服務器異常：當網絡出現中斷、數據庫鏈接關閉或者服務器當機的情況，模塊程序將嘗試3次文件遷移，若系統無響應則自動停止運行，并記錄異常點，下次運行時可以達到“斷點續遷”的功能。

3 結束語

海委檔案管理系統部署7年以來，為全面提高檔案管理各項業務工作水平，定期進行系統調整與優化，進一步增強了檔案信息化的管理能力，保障了檔案收集、歸檔、保管、利用等業務工作的順利開展。通過對海委檔案管理系統的改進與完善，檔案檢索、查閱更加便捷，在保障檔案完整、準確和系統的基礎上，更好地為海河流域各項事業服務。

作者簡介

王凡，海河水利委員會海河檔案館，從事檔案管理及檔案信息化建設專業。